基于系統(tǒng)化、規(guī)范化角度對(duì)高校文件檔案管理的分析及建議

【摘""要】數(shù)據(jù)化信息時(shí)代的到來(lái)促使高校文件檔案管理工作不斷變革和發(fā)展，但由于高校信息化建設(shè)起步較晚，缺乏系統(tǒng)化、規(guī)范化的指導(dǎo)，其文件檔案管理工作發(fā)展進(jìn)程緩慢。本文針對(duì)高校文件檔案管理的現(xiàn)狀及問(wèn)題提出建立系統(tǒng)化、規(guī)范化管理制度等建議，以推進(jìn)高校信息化建設(shè)進(jìn)程，促進(jìn)高校進(jìn)一步健康發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】文件檔案管理""規(guī)范化""系統(tǒng)化""建議

【中圖分類(lèi)號(hào)】G647""""""""【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A"""""""""【文章編號(hào)】1674-4810（2015）31-0130-02

數(shù)據(jù)化信息時(shí)代的到來(lái)，使各個(gè)單位的文件檔案管理工作面臨前所未有的變革和發(fā)展。尤其是高等教育單位，文件檔案管理工作的重要性和繁重性以及高校與其他單位的緊密聯(lián)系決定其必須加快信息化建設(shè)步伐，改變工作方式及提高工作效率以適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的要求。

目前，高校正逐步實(shí)現(xiàn)文件檔案管理信息化，包括教務(wù)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、通知發(fā)文、其他各項(xiàng)審批手續(xù)等。這些信息是高校進(jìn)行教學(xué)、科研、管理的依據(jù)，對(duì)高校本身的發(fā)展及社會(huì)的進(jìn)步都具有重要價(jià)值。科學(xué)歸檔、合理保存重要信息關(guān)系到高校有價(jià)值的歷史資料的長(zhǎng)期保存。建立健全電子文件檔案管理機(jī)制，是高校檔案部門(mén)和檔案工作者責(zé)無(wú)旁貸的任務(wù)。尤其是文件檔案初始信息的管理，作為整個(gè)文件檔案管理工作的基礎(chǔ)和關(guān)鍵，必須引起相關(guān)人員的高度重視。

高校信息化建設(shè)，由于缺乏系統(tǒng)化、規(guī)范化，其發(fā)展進(jìn)程緩慢。因缺乏統(tǒng)一規(guī)范化的指導(dǎo)，各部門(mén)雖都建立了自己的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，但缺乏有效的系統(tǒng)集成，使得信息無(wú)法在一定層面上共享，導(dǎo)致各部門(mén)間信息的重復(fù)錄入保存，甚至出現(xiàn)同一信息各部門(mén)更新?tīng)顟B(tài)不一致的現(xiàn)象，影響信息的實(shí)時(shí)性和準(zhǔn)確性，嚴(yán)重制約著高校的發(fā)展。同時(shí)，由于電子文件的數(shù)據(jù)信息具有易流失、易更改等特點(diǎn)，文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息出現(xiàn)差錯(cuò)的可能性比紙質(zhì)文件要大得多。高校信息化管理不完善，權(quán)限不明確，缺乏監(jiān)管機(jī)制，也是導(dǎo)致信息缺乏準(zhǔn)確性的原因之一。另外，受傳統(tǒng)歸檔思想影響，高校更側(cè)重于紙質(zhì)文件歸檔模式，紙質(zhì)文件歸檔與電子信息化進(jìn)程不同步的現(xiàn)象也經(jīng)常出現(xiàn)。

針對(duì)以上問(wèn)題，對(duì)高校文件檔案管理提出以下建議。

一"建立高校信息化建設(shè)的系統(tǒng)化、規(guī)范化管理制度

實(shí)施科學(xué)合理的文件檔案管理目的在于精確有效的利用以及永久性保存的適時(shí)利用。目前，高校信息化建設(shè)的管理較為混亂，權(quán)責(zé)不明確，缺乏統(tǒng)一管理的制度標(biāo)準(zhǔn)。

《高等學(xué)校檔案管理辦法》第十六條規(guī)定，檔案歸檔實(shí)行部門(mén)立卷，即由檔案材料產(chǎn)生部門(mén)進(jìn)行立卷。檔案館進(jìn)行歸檔保存前，需通過(guò)數(shù)據(jù)審核，即部門(mén)用戶也就是立檔人進(jìn)行確認(rèn)，確認(rèn)后才能接收、打印、歸檔保存。這樣可以解決由于人為因素導(dǎo)致的電子數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案不一致的問(wèn)題。從學(xué)校層面建立信息化建設(shè)的整體規(guī)范化制度，明確各部門(mén)的職能權(quán)限，為各部門(mén)信息化業(yè)務(wù)系統(tǒng)的建立提供導(dǎo)向，最好能夠提供標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)流程及細(xì)節(jié)要求，使各部門(mén)完成信息化建設(shè)有章可循、有據(jù)可依。因此，針對(duì)文件檔案的特點(diǎn)，從檔案的形成、收集、整理、歸檔、保存等各個(gè)環(huán)節(jié)明確相關(guān)部門(mén)管理規(guī)范及職責(zé)范圍顯得尤其重要。

二"對(duì)高校各部門(mén)業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行系統(tǒng)化、規(guī)范化集成

傳統(tǒng)各部門(mén)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成方式多為點(diǎn)對(duì)點(diǎn)的緊耦合對(duì)接方式，當(dāng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)需要更改或者升級(jí)時(shí)，就會(huì)顯得非常脆弱。應(yīng)根據(jù)高校各部門(mén)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，建設(shè)集成化的高校檔案資源管理系統(tǒng)，在不改變學(xué)校現(xiàn)有的應(yīng)用系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)資源共享和電子數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)歸檔，解決各部門(mén)之間的“信息孤島”現(xiàn)象。

以江蘇某高校為例，其科技部門(mén)統(tǒng)計(jì)的各位老師的科研成果等信息應(yīng)和本人的人事信息關(guān)聯(lián)起來(lái)，形成以管理服務(wù)對(duì)象為導(dǎo)向的管理服務(wù)模式，這樣可以保證信息的完整性和唯一性。同樣，該高校財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)中，實(shí)驗(yàn)材料類(lèi)的財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)應(yīng)和固定資產(chǎn)及辦公用品等其他類(lèi)別的報(bào)銷(xiāo)一樣，實(shí)現(xiàn)報(bào)銷(xiāo)進(jìn)程信息共享并且可跟蹤。這樣可以避免紙質(zhì)材料上交后出現(xiàn)無(wú)法了解報(bào)銷(xiāo)進(jìn)展的情況。尤其是可以避免因報(bào)銷(xiāo)過(guò)程中缺乏及時(shí)有效的溝通導(dǎo)致不符合規(guī)范的單據(jù)一直處于未被處理狀態(tài)而錯(cuò)過(guò)年度內(nèi)報(bào)銷(xiāo)時(shí)機(jī)。

三"堅(jiān)持信息資源的全程管理和前端控制

現(xiàn)行文件檔案管理的質(zhì)量直接決定其管理的成敗，因此要求檔案管理部門(mén)必須積極進(jìn)行文件的前端控制和全過(guò)程管理。若要防止信息失誤、控制差錯(cuò)，需重視信息建立的初始階段。高校對(duì)文件電子格式、數(shù)字信息憑證等要求必須在文件形成之初就嚴(yán)格加以規(guī)范，以確保檔案自身質(zhì)量及管理質(zhì)量，避免無(wú)意義的重復(fù)勞動(dòng)。只有這樣，才能防止電子文件在運(yùn)行和利用過(guò)程中遭到篡改或破壞。同時(shí)也可以減少重復(fù)作業(yè)和滯后作業(yè)，優(yōu)化管理功能，提高系統(tǒng)管理效率。

四"加強(qiáng)相關(guān)管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)

人才的選擇和培養(yǎng)是管理體系中最為重要的環(huán)節(jié)。管理人員素質(zhì)的高低將直接影響高校檔案管理信息化的水平。所以，一要注意招聘一支有檔案管理知識(shí)、有檔案管理專(zhuān)業(yè)技術(shù)的人才來(lái)壯大檔案管理隊(duì)伍。二要定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行考核培訓(xùn)。培養(yǎng)電子文件檔案管理人才，必須結(jié)合實(shí)際工作內(nèi)容的需要，順應(yīng)未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)，緊密聯(lián)系工作內(nèi)容對(duì)不同層次人才的不同需求，因需施教，注重實(shí)效，學(xué)以致用。要重視職業(yè)道德的培養(yǎng)以及相關(guān)基礎(chǔ)知識(shí)的培訓(xùn)。例如，財(cái)務(wù)信息、人事信息、國(guó)有資產(chǎn)信息等實(shí)際管理工作技能的訓(xùn)練，根據(jù)有關(guān)要求對(duì)文件進(jìn)行數(shù)字化處理、錄入、明確閱讀權(quán)限，適時(shí)上傳給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核，做好電子文件檔案的管理、維護(hù)等日常工作。

具體辦事人員素質(zhì)的提高必不可少，整個(gè)管理隊(duì)伍的統(tǒng)籌調(diào)配也需重視。因此，要明確各工作內(nèi)容的分管領(lǐng)導(dǎo)，確定文件檔案的報(bào)送員和審核員，文件審核員一般由本單位分管領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任、秘書(shū)科長(zhǎng)等擔(dān)任，對(duì)上報(bào)的文件進(jìn)行審核把關(guān)，以便正常開(kāi)展工作，確保電子文件檔案的安全保管。

同時(shí)，根據(jù)各部門(mén)的實(shí)際情況建立一定的激勵(lì)制度可以創(chuàng)造良好的競(jìng)爭(zhēng)氛圍，使相關(guān)人員主動(dòng)提高自身素質(zhì)，確保文件檔案管理工作的高效、有序進(jìn)行。

總之，文件檔案管理是高校日常管理工作中必不可少的一部分，實(shí)行信息化管理是高校未來(lái)發(fā)展的必然趨勢(shì)。重視高校文件檔案管理中存在的問(wèn)題，努力探尋切實(shí)可行的解決辦法，是高校管理者應(yīng)有的姿態(tài)。為了保證高校文件檔案管理工作的穩(wěn)定發(fā)展，使高校信息化建設(shè)走上一個(gè)新臺(tái)階，我們需要綜合各方面的建議，結(jié)合高校實(shí)際情況，不斷實(shí)踐、改進(jìn)，形成具有自身特色的信息化建設(shè)和管理的道路。

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〔責(zé)任編輯：龐遠(yuǎn)燕、汪二款〕