德語經貿信函寫作的六個原則

【摘""要】商務信函是用來商洽工作、聯系業務、詢問和答復有關具體實際問題的一種文書，是商務溝通中的一種有效的手段，在商務往來中起著重要的作用。本文簡單分析了德語經貿信函寫作要遵循的六個原則。

【關鍵詞】德語經貿信函""寫作原則

【中圖分類號】H33""""""""【文獻標識碼】A"""""""""【文章編號】1674-4810（2015）31-0064-02

經貿信函是用來商洽工作、聯系業務、詢問和答復有關具體商務問題的一種文書，是商務溝通中的一種有效的手段，在商務往來中起著重要的作用。經貿信函不僅是企業表達合作意愿的一種工具，還可以提升企業形象，是獲得商業成功的第一步。因此經貿信函的寫作影響著商務交往的質量和效果，寫得好，就可以贏得新業務，有助于促進和發展與客戶的關系，也能消除彼此間的誤會、縮小分歧等;反之，就可能招致矛盾，失去客戶。

同中文及英語的經貿信函一樣，德語經貿信函的寫作要遵循以下六個原則：準確、清楚、具體、簡潔、完整及禮貌。

一"準確

準確是經貿信函寫作中最重要的原則。在經貿信函的寫作中信息的傳遞要準確無誤，沒有歧義;實質性的內容錯誤絕不能犯，否則會帶來很大的經濟損失。因為經貿信函中常涉及合作雙方的利益或責任，是可以視為雙方權利和義務的書面憑證。

準確原則主要體現在信函內容準確和格式準確。信函內容準確是詞語以及專業貿易術語使用得當，句子結構無語法錯誤，單詞無拼寫錯誤，特別是信函中所傳遞的重要信息如時間、地點、品質、尺寸、規格、貨號、數量、單價、總價以及發票提單和信用證號碼等數字和號碼都要準確無誤。如果在報價時把單價“14，5Euro”寫成“15，4Euro”，發票或信用證上金額錯誤，這些由于粗心而產生的錯誤都會為客戶帶來麻煩，影響公司的形象。

此外，在經貿書信中還要避免夸大其詞，不使用絕對性詞語及表達。例如在報價函中應該避免使用像“這是貴方可得到的最低報價”等此類的句子，最好換成“這是我方目前所能報的最低價格”。

格式上準確是指德語經貿信函的格式要符合由德國“辦公事務”標準委員會所制定的商務信函的書寫格式。商務德語信函的格式和中文及英語商務信函的格式有所不同。德語商務信函使用的是完全平頭式。信函的所有部分都是左對齊，即整封信均無行首縮格。特別是正文部分，德語商務信函正文的開頭部分一般要小寫，第一個是大寫單詞的除外。中文信函都是縮行式，而英文商務信函的格式主要有四種：縮行式、平頭式、半平頭式及完全平頭式。

此外根據德國“辦公事務”標準委員會的規定，德文商務信函信紙頁邊距為左邊24.1mm，右邊20mm。字體用Arial，Times"New"Roman或Courier"New。字號的規定為：正文及地址用10～12號字，其他信息則用6～8號字。數字的寫法是：1～12用字母寫，其余用數字。銀行編碼是8位數，從左邊向右以三位分組：BLZ"569"454"23;賬號也是如此：190"789"23。

二"清楚

經貿信函常涉及經濟利益和法律責任，所以其中所涉及的關鍵事項必須觀點明確，陳述清楚，以免日后引起糾紛。寫信人必須把信息清楚無誤地傳遞出來，以便商業伙伴正確地理解信文。商務信函寫作時應當主題突出，層次清楚，重點突出，語言要通俗易懂，句子和段落篇章的邏輯清晰，避免使用含有不同詞義或詞義模糊的詞語。

清楚原則主要體現在兩個方面，首先，一封信函一般情況下只著重說明一件事，圍繞一個明確的主題展開，盡量避免在一份信函中談及多個事項。其次，要恰當使用詞語和句型。德語經貿信函要盡量避免多級從句，因為復雜的多級從句常常會引起“邏輯混亂”。盡量將多級從句依次序分解成獨立的單句。此外還要盡量避免使用虛擬式，因為德語的虛擬式含有猶豫、不確定的含義，這樣的表達會引起對方的懷疑和不信任。基于這個理由，德語商務信函應當盡量少用虛擬式，多用簡潔自信的表達。另外段落中要合理安排要點，確保每個句子和段落都能自然連貫。

三"具體

經貿信函應該提供具體的信息，而不是概括性和抽象的信息。要避免籠統的表達，因為籠統的表達會給讀者含糊的印象，對要做什么、怎么做不知所措，達不到應有的交流效果。

具體原則主要是指商務信函中要列出具體的事實，具體的時間，具體的數據等。例如：“我方以按慣例根據貴方信用證開立了向貴方索款的匯票”這句話最好寫成“根據貴方由德意志銀行開立的第189號信用證，我方已按發票金額389，720.00歐元開立了向貴方索款的第23號即期匯票”。在寫日期時要寫具體的日期，如“2015年10月6日”而不要寫十月初;回復對方信函時應該說明所回復的幾月幾日關于什么的信函;在報價時不能含糊地說“市場價格”，而應該說出具體的數字，結算的貨幣及方式。

四"簡潔

所謂簡潔是指在不影響完整和禮貌的情況下，用盡量少的文字將事實情況說清楚。經貿信函寫作應當緊緊圍繞寫作目標，不要涉及無關的事情。要做到言簡意賅，明確簡要地提出問題或有針對性地解答問題，不要寫大段的問候、寒暄語，要盡量使用簡潔的語句和淺顯的解釋，切忌堆砌辭藻、答非所問。在簡潔的同時，還要注意語言表達及格式的完整性。

遵循簡潔性原則就要做到在寫作中要盡量使用簡短的語句和淺顯的解釋。例如能用單個的詞，就不用短語;能用短語，就不用句子;能用簡短句，就不用復合句;避免累贅冗長的表達和不必要的重復。

五"完整

經貿信函的完整性是指書信必須包含所有必需的事項和信息，不僅要內容完整，格式也必須完整。

內容完整是指信函的正文部分必須包括商務活動的所有必要信息。例如：報盤函必須要包括產品的名稱、型號、價格、技術參數、發貨條件、付款方式、實盤或虛盤等信息。發貨通知則必須包括所發貨物的數量、型號、包裝、標記，還要說明發貨日期、運輸方式、路線，發票及支付事宜信中也要涉及，還要表達希望貨物能夠安全到達以及期盼對方繼續訂貨。

格式上完整是指經貿信函應該包括由德國“辦公事務”標準委員會所規定的內容。比如商務信函的內容一般由發信人信息、收信人信息、函件的相關記號和發函日期、事由、稱呼、正文、結束客套話、落款、附件及抄送說明。

六"禮貌

禮貌在商務往來中非常重要。經貿信函寫作一定要注意做到行文禮貌，語言得體。這里的禮貌絕不是簡單的客套，它是對收信人的一種真誠的態度。信函寫作語氣要體現出誠意，要禮貌詞匯，以表示對對方的尊重，要避免有失禮貌的表達。

要做到行文禮貌，在寫作時要注意以下幾個方面：

1.避免語氣生硬

例如：“我們收到您的訂單”這樣的表達會顯得有些生硬，應換成“多謝您××年××月××日的訂單”。這類句子會起到更好的溝通效果。

2.避免指責的語氣

即便是當我們的合理要求沒有得到滿足而表達不滿的時候，也要平心靜氣地表達問題，不能在經貿信函中表達怨氣。切忌使用生硬的、指責的語氣以及那些過激的、冒犯的和輕蔑的語言。

3.避免消極的表達

商務信函寫作中要使用正面積極的表達方式，盡量避免消極的表達及使用否定詞語，給對方帶來不舒服的感覺。例如德語經貿信函中要避免名詞化，名詞化的表達顯得冰冷生硬，過于程式化。此外還要少用被動語態。被動語態會產生一種累人的官方用語的感覺，而主動語態則比較靈活親近。

此外拖延回信或不復函是不禮貌的行為。收到來函應該盡快給予回復。

德語經貿信函寫作的這六個原則決定了其特殊性。在寫作中應該盡量使用簡單樸實、通俗易懂的詞語和句子，措辭必須準確得當、清楚、不含糊、無歧義，語氣應禮貌誠懇，盡量用最少的文字準確地表達出自己的意思，不寫套話，不夸大其詞，以便達到有效的交流和溝通。

參考文獻

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〔責任編輯：林勁、李婷婷〕