企業業務外包ABC

業務外包，是指企業利用專業化分工優勢，將日常經營中的部分業務委托給本企業以外的專業服務機構或經濟組織（以下簡稱承包方）完成的經營行為，包括：研發、資信調查、可行性研究、委托加工、物業管理、客戶服務、IT服務等。隨著社會主義市場發展及國際產業分工呈細化趨勢，業務外包市場必將有較大發展。

為什么需要業務外包呢？

公司在制定外包戰略時應考慮以下四個方面的因素：

1、此項業務需利用本公司沒有的設備、生產系統、專業人員及專門技術。2、此項業務外包可以降低成本或提高效率。3、此項業務非公司核心技術且外包能夠產生比自己操作更多的利益。4、生產能力暫時無法滿足市場需要時。

公司決定是否實施業務外包戰略，須考慮上述各項因素，從公司的實際出發，有條不紊制定相關流程，控制好風險。

業務外包應關注的風險點

1、業務外包違反國家法律法規，可能遭受外部處罰、經濟損失和信譽損失;2、業務外包未經適當審核或超越授權審批，可能因重大差錯、舞弊、欺詐而導致損失;3、業務外包策略不科學、承包方選擇不合理，可能導致企業核心資產遭受損失;業務外包流程未恰當履行或監控不當，可能導致企業外包戰略失敗或經營效率低下;4、業務外包信息保護措施不當，可能導致企業商業秘密泄露;5、外包范圍和價格確定不合理，承包方選擇不當，可能導致企業遭受損失;6、業務外包監控不嚴、服務質量低劣，可能導致企業難以發揮業務外包的優勢;7、業務外包存在商業賄賂等舞弊行為，可能導致企業相關人員涉案，業務外包會計處理不當，可能導致財務報告信息失真等方面的風險。

案例分析

業務外包流程主要包括：制定業務外包實施方案、審核批準、選擇承包方、簽訂業務外包合同、組織實施業務外包活動、業務外包過程管理、驗收、會計控制等環節。

案例一 制定業務外包實施方案A企業根據年度生產經營計劃和業務外包管理制度，結合確定的業務外包范圍，制定實施方案。企業在實施管控措施時主要從以下幾個方面展開：第一，建立和完善業務外包管理制度，根據各類業務與核心主業的關聯度、對外包業務的控制程度以及外部市場成熟度等標準，合理確定業務外包的范圍，并根據是否對企業生產經營有重大影響對外包業務實施分類管理，以突出管控重點，同時明確規定業務外包的方式、條件、程序和實施等相關內容。第二，嚴格按照業務外包管理制度規定的業務外包范圍、方式、條件、程序和實施等內容制定實施方案，避免將核心業務外包，同時確保方案的完整性。第三，根據企業年度預算以及生產經營計劃，對實施方案的重要方面進行深入評估及復核，包括承包方的選擇方案、外包業務的成本效益及風險、外包合同期限、外包方式、員工培訓計劃等，確保方案的可行性。第四，認真聽取外部專業人員對業務外包的意見，并根據其合理化建議完善實施方案。由于企業的實施方案切實可行，同時措施跟上使得方案不擇不扣地得到了貫徹。

案例二 重視業務外包合同的管理B企業確定承包方后，及時與選定的承包方簽訂業務外包合同，約定業務外包的內容和范圍，雙方權利和義務，服務和質量標準，保密事項，費用結算標準和違約責任等事項。他們的主要管控措施是：第一，在訂立外包合同前，充分考慮業務外包方案中識別出的重要風險因素，并通過合同條款予以有效規避或降低。第二，在合同的內容和范圍方面，明確承包方提供的服務類型、數量、成本，以及明確界定服務的環節、作業方式、作業時間、服務費用等細節。第三，在合同的權利和義務方面，明確企業有權督促承包方改進服務流程和方法，承包方有責任按照合同協議規定的方式和頻率，將外包實施的進度和現狀告知企業，并對存在問題進行有效溝通。第四，在合同的服務和質量標準方面，應當規定承包方最低的服務水平要求以及如果未能滿足標準應實施的補救措施。第五，在合同的保密事項方面，應具體約定對于涉及本企業機密的業務和事項，承包方有責任履行保密義務。第六，在違約責任方面，制定既具原則性又體現一定靈活性的合同條款，以適應環境、技術和企業自身業務的變化。在合同有力約束下，使得雙方的權利義務得到了落實，有效地控制了風險。

案例三 業務外包過程管理C企業根據業務外包合同的約定，要求承包方在特定時點向C企業一次性交付產品或在一定期間內持續提供服務的方式交付業務外包成果。他們的主要管控措施是：第一，在承包方提供服務或制造產品的過程中，密切關注重大業務外包承包方的履約能力，采取動態管理方式，對承包方開展日常績效評價和定期考核。第二，對承包方的履約能力進行持續評估，包括承包方對該項目的投入是否能夠支持其產品或服務質量達到企業預期目標，承包方自身的財務狀況、生產能力、技術創新能力等綜合能力是否滿足該項目的要求。第三，建立即時監控機制，一旦發現偏離合同目標等情況，應及時要求承包方調整改進。第四，對重大業務外包的各種意外情況做出充分預計，建立相應的應急處理機制，制定臨時替代方案，避免業務外包失敗造成企業生產經營活動中斷。第五，有確鑿證據表明承包方存在重大違約行為，并導致業務外包合同無法履行的，應當及時終止合同，并指定有關部門按照法律程序向承包方索賠。第六，切實加強對業務外包過程中形成的商業信息資料的管理。

案例四 在驗收和會計控制上加強管理A企業在業務外包合同執行完成后重視驗收環節和會計控制環節，以保證業務實施的成果不流失。A企業在驗收方面采取了以下措施：第一，根據承包方業務外包成果交付方式的特點，實施了整個外包過程中分階段驗收。第二，根據業務外包合同的約定，結合在日常績效評價基礎上對外包業務質量是否達到預期目標的基本評價，確定驗收標準。第三，組織有關職能部門、財會部門、質量控制部門的相關人員，嚴格按照驗收標準對承包方交付的產品或服務進行審查和全面測試，確保產品或服務符合需求，并出具驗收證明。第四，對在驗收過程中發現異常情況的，應當立即報告，查明原因，視問題的嚴重性與承包方協商采取恰當的補救措施，并依法索賠。第五，根據驗收結果對業務外包是否達到預期目標作出總體評價，據此對業務外包管理制度和流程進行改進和優化。

在會計控制方面采取的措施是：第一，企業財會部門應當根據國家統一的會計準則制度，對業務外包過程中交由承包方使用的資產、涉及資產負債變動的事項以及外包合同訴訟潛在影響等加強核算與監督。第二，根據企業會計準則制度的規定，結合外包業務特點和企業管理機制，建立完善外包成本的會計核算方法，進行有關會計處理，并在財務報告中進行必要、充分的披露。第三，在向承包方結算費用時，依據驗收證明，嚴格按照合同約定的結算條件、方式和標準辦理支付，完成了預先制定的成本控制方案。

點評

1、制定方案要抓住重點。要嚴格按照業務外包管理制度規定的業務外包范圍、方式、條件、程序和實施等內容制定實施方案，避免將“核心業務”外包，確保企業的核心技術秘密不外泄。

2、簽訂業務外包合同不能走過場。應當規定承包方最低的服務水平要求以及如果未能滿足標準應實施的補救措施。明確合同的數量指標和質量指標，明確雙方的權利和義務，確保合同不走過場。

3、驗收和會計控制結合起來。在向承包方結算費用時，依據驗收證明，嚴格按照合同約定的結算條件、方式和標準辦理支付，完成了預先制定的成本控制方案。