檔案科學化管理的實現(xiàn)策略探析

摘要：檔案作為一種參考文獻，是查閱資料的重要信息來源，檔案管理的根本任務是管理好有價值的檔案信息，滿足社會各界對檔案的需求。隨著社會的快速發(fā)展，科技的不斷進步，各種類型的檔案持續(xù)不斷的增長，人們對檔案的管理水平要求日漸嚴格，新時期，如何提高檔案管理水平，實現(xiàn)檔案科學化管理成為領(lǐng)域內(nèi)關(guān)注的主要問題之一。

關(guān)鍵詞：檔案;科學化管理

檔案管理工作是一項專門的管理工作，專門負責各個部門檔案的管理，是國家科學文化事業(yè)發(fā)展不可或缺的重要組成部分。對于一些特定的部門，檔案管理是該部門各項管理工作的基礎(chǔ)。隨著社會的不斷發(fā)展，社會各界對檔案的需求越來越高，在此形勢下，現(xiàn)代檔案管理工作必須積極采用新方法和新技術(shù)對檔案信息資源進行整合，提高檔案管理科學化水平，以滿足社會各界的需求。

一、樹立檔案管理新觀念

當前不少檔案管理部門內(nèi)存在著不思進取的工作作風和安于現(xiàn)狀的思想觀念，這種落后的思想意識嚴重制約了檔案管理的科學化發(fā)展。因此，想要在檔案事業(yè)上有所建樹，必須從觀念上進行轉(zhuǎn)變，從傳統(tǒng)的檔案管理觀念向科學化管理觀念轉(zhuǎn)變，樹立新的檔案管理意識，建立起開拓進取的思想觀念。在信息技術(shù)快速發(fā)展的時代，社會對信息和知識的需求量不斷增大，給檔案管理工作的發(fā)展，提供了良好的契機。檔案管理人員要充分發(fā)揮自身的潛能，建立開拓進取的思想意識，從檔案工作人員自身出發(fā)，不斷的學習先進的管理經(jīng)驗，解放自己的老舊觀念，積極借鑒先進的管理理念來完善自己的的工作，樹立起現(xiàn)代化、科學化的管理理念，通過不斷的學習檔案管理知識，促使檔案管理科學化水平不斷提高。

二、完善檔案管理制度

隨著檔案管理工作的不斷開展，檔案管理制度也在不斷的完善，但受到多種因素的影響，當前不少檔案管理部門仍存在著檔案管理制度不健全的問題，缺乏統(tǒng)一的管理制度和標準，難以保證檔案的科學化觀例。因此，實際工作中，需不斷完善檔案管理制度，規(guī)范檔案管理工作流程，使檔案管理工作有規(guī)可依、有章可循，從而實現(xiàn)檔案科學化管理。首先，需要制定規(guī)范的檔案管理工作制度，完善檔案歸檔、借閱、轉(zhuǎn)遞等各環(huán)節(jié)的流程，嚴格按照檔案管理相關(guān)法規(guī)標準，細化檔案管理工作;其次，明確檔案管理職責，將檔案管理各項工作細化到崗位上，明確各崗位職責，落實責任，對于檔案管理的任務落實到個人，以提高檔案管理中的安全性。同時還要建立和完善一定的考核制度。如建立健全考核評價制度，完善對檔案管理人員的監(jiān)管，實現(xiàn)公平公正的監(jiān)管，提高工作人員的辦事效率和工作積極性。還可引入競爭機制，把崗位職責、經(jīng)濟利益和工作績效聯(lián)系起來，從而調(diào)動檔案管理人員的工作積極性，使每一位檔案管理人員時刻感受到自身的壓力和所在工作崗位所承擔的責任和義務，不斷激勵檔案管理人員提高自身的綜合素質(zhì)和業(yè)務能力，通過公平、公正競爭，突出檔案管理工作人員的能力，提高檔案管理部門工作效率。

三、加快檔案信息化建設(shè)

信息技術(shù)已經(jīng)廣泛的應用于社會的各行各業(yè)，在提高管理水平方面發(fā)揮了重要作用。檔案管理是一項繁瑣的工作，重復勞動多、勞動強度大，人工管理過程中難免出現(xiàn)錯誤。而引進信息化管理技術(shù)，利用現(xiàn)代化的手段管理檔案，可以系統(tǒng)地完成文件從起草、打印到歸檔管理等工作，不僅可提高檔案管理工作效率，也有利于減少人工差錯。因此，要實現(xiàn)檔案科學化管理，還要加快檔案管理的信息化建設(shè)，結(jié)合單位的實際情況，根據(jù)自身的實際需要開發(fā)一套計算機軟件系統(tǒng)，收集檔案信息，建立信息化管理系統(tǒng)。同時還應加強檔案管理標準化建設(shè)。標準化建設(shè)是檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化的重要前提和基礎(chǔ)，檔案信息的計算機軟件智能化、網(wǎng)絡(luò)化管理方式的轉(zhuǎn)變，要求檔案信息處理標準化和規(guī)范化。就當前檔案管理的的實際情況來看，檔案管理的標準化管理做的還不是太滿意，檔案管理人員在檔案的統(tǒng)計、標引、著錄等方面雖然符合標準，但最實際的工作中，并不能完全按照規(guī)定的標準執(zhí)行，計算機軟件和硬件的設(shè)備上未能達成統(tǒng)一的標準。為此，應進一步加強檔案管理的標準化建設(shè)，按照相關(guān)的規(guī)定執(zhí)行國家標準，有些國家標準暫缺的，可根據(jù)單位的實際情況規(guī)定相應的標準，使各個檔案部門都能根據(jù)標準化建設(shè)，建立起檔案信息管理系統(tǒng)。

四、培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理隊伍

檔案學是一門偏邊緣化的學科，檔案管理的科學化對檔案管理者的素質(zhì)也提出了更高的要求。不僅要求檔案管理人員要具備過硬的專業(yè)知識能力，還要有一定的文字處理等能力，對各方面的知識有所了解，同時要對單位發(fā)展過程和相關(guān)技術(shù)十分的熟悉。在管理過程中即熟悉傳統(tǒng)的管理方法，又能很好的運用現(xiàn)代的管理方法。隨著我國檔案管理事業(yè)的發(fā)展，檔案管理人員的素質(zhì)及穩(wěn)定性雖已得到進步發(fā)展，但相比于科學化的發(fā)展需求，仍有較大的距離，檔案案管理工作中既精通于計算機的使用又具備高深的檔案管理知識的人才并不多見。因此，實際工作中需要加強對檔案人員的培訓，建立一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍。除了專業(yè)知識和技能的培訓外，還要加強相關(guān)規(guī)范、標準及職業(yè)道德的培訓。由于檔案科學化管理需要用到最新的管理技術(shù)，尤其是涉及電子計算機等電子軟件和系統(tǒng)的應用。在這方面對當前不少檔案管理人員來說存在著一定的障礙，因此要加強檔案管理人員在電腦知識方面的培訓，提高檔案人員的綜合素質(zhì)。

五、結(jié)語

檔案是國家的寶貴資源，加強檔案管理工作的科學化水平，是檔案管理部門的新要求和新課題，在社會主義市場經(jīng)濟快速發(fā)展的形式下，檔案管理工作必需順應時代的發(fā)展，積極更新傳統(tǒng)觀念，樹立檔案管理新觀念，積極引進現(xiàn)代技術(shù)，加快檔案管理信息化建設(shè)，同時不斷完善檔案管理制度，規(guī)范檔案管理流程，通過檔案管理專業(yè)技能、職業(yè)道德及現(xiàn)代技術(shù)的培訓，提高檔案管理人員素質(zhì)，建立高素質(zhì)檔案管隊伍，從而使檔案管理的科學化水平不斷提高。

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作者簡歷：劉麗敏（1984.11），河南項城，助理館員，主要研究方向：檔案管理，單位：商丘醫(yī)學高等專科學校。