淺析高校人事檔案信息化趨勢

楊婭楠 岳鳳文

隨著黨的十八大明確提出“堅持走中國特色新型工業(yè)化、信息化、城鎮(zhèn)化、農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化道路”，“信息化”成為國家的重要發(fā)展戰(zhàn)略之一。教育系統(tǒng)的信息化建設(shè)是國家信息化建設(shè)的重要組成部分。高校人事檔案是全面、真實記錄一個人主要經(jīng)歷，包括教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、科研教學成果等的重要文件，具有一定的流動性、動態(tài)性和機密性等特點。高校人事檔案作為高校人事工作不可或缺的組成部分，是人事工作的基礎(chǔ)和人力資源建設(shè)的重要依據(jù)，人事檔案的信息化建設(shè)必將成為檔案管理工作的發(fā)展趨勢和教育系統(tǒng)信息化建設(shè)工作重點。

一、現(xiàn)行高校人事檔案管理制度

隨著信息化社會的到來和計算機等智能工具的廣泛應用，信息的主要儲存介質(zhì)發(fā)生了變化，由原來的單一的紙質(zhì)介質(zhì)，逐步出現(xiàn)了可以儲存電子文檔的光盤、磁盤等電子介質(zhì)。人事檔案的管理也逐漸形成了紙質(zhì)檔案與電子文件并存的管理模式。

長期以來，紙質(zhì)作為信息的主要載體被廣泛應用，紙質(zhì)檔案不易涂改，有修改的痕跡容易發(fā)現(xiàn)，紙質(zhì)檔案的真實性和安全性得到保障，使紙質(zhì)檔案具有很強的憑證效力和法律效力。紙質(zhì)檔案具有不可忽略的優(yōu)勢，作為檔案信息的主要儲存介質(zhì)仍然行使著歷史使命。電子檔案是新興的檔案信息儲存方式，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比較，電子檔案容易被修改和被破壞，且修改的痕跡不容易被發(fā)現(xiàn)，穩(wěn)定性較差。由于技術(shù)方面的限制，電子檔案不易于安全保密。因此，電子檔案的憑證效力難以得到保障，法律效力更難以得到司法部門的認可。基于上述因素，高校人事檔案將在很長一段時間內(nèi)由紙質(zhì)檔案和電子檔案并存，兩者互補優(yōu)勢，共同發(fā)揮作用，高校人事檔案管理將會形成多元化模式。

目前，高校人事檔案管理主要存在兩種形式：雙套制、雙軌制。

所謂雙套制是指電子文檔的管理、整理方面仍采用輸出紙質(zhì)拷貝，在紙質(zhì)檔案保存系統(tǒng)內(nèi)管理的方式。雙軌制是指在文件生成和運轉(zhuǎn)過程中，兩者共存，即電子檔案和紙質(zhì)檔案同步隨業(yè)務(wù)流程運轉(zhuǎn)，文件在進入運轉(zhuǎn)程序時就形成電子檔案和紙質(zhì)檔案兩種版本，業(yè)務(wù)人員對同樣內(nèi)容的兩種文件進行重復或部分重復辦理。而最終雙軌制的辦理結(jié)果也是檔案的雙套歸檔。

這種管理模式下會產(chǎn)生大量的重復性工作，任何檔案信息的更新必然要兩種檔案方式同時進行。紙質(zhì)檔案的存儲需要大量的空間，不利于檢索和查閱，容易受環(huán)境影響造成損毀。而隨著信息技術(shù)的不斷成熟、電子檔案在立法方面的不斷進步，電子檔案容易操作、儲存空間小等優(yōu)點被人廣泛接受，電子檔案的優(yōu)越性不斷突顯，逐漸出現(xiàn)獨立存在的電子檔案。如何加強建設(shè)和完善檔案管理的信息化，建立健全電子檔案管理模式顯得尤為重要。

二、如何建設(shè)信息化的檔案管理

（一）建立完善的電子檔案管理平臺

第一，建立完善的電子檔案管理制度，制定電子檔案管理標準化的流程，對電子文件的錄入、編輯、修改、更新和歸檔制定相應的規(guī)范措施。第二，建立完善的電子檔案管理系統(tǒng)，利用先進的計算機技術(shù)，建立統(tǒng)一全面的管理系統(tǒng)，可以實現(xiàn)對不同條件的人員信息的檢索、統(tǒng)計、歸納等操作。第三，建立嚴格的安全保密措施，可以采取專人管理、權(quán)限認證、數(shù)字簽名以及各種加密措施保障電子檔案的安全性和保密性。

（二）提高檔案管理人員的整體素質(zhì)

要實現(xiàn)高校檔案管理信息化，需要有高素質(zhì)的檔案管理人員作為前提。無論是管理業(yè)務(wù)能力還是電子計算機等智能工具的操作能力，都對檔案管理人員提出了更高的要求。要保障高校人事檔案信息的真實性、可靠性以及及時有效地利用，需要對檔案管理人員進行業(yè)務(wù)能力和操作技能的培訓。一是要加強檔案管理人員對本職工作的認識，熟悉高校檔案管理的工作流程，明確工作職責，樹立高度的責任心，確保管理信息的真實可靠。二是加強檔案管理人員對利用計算機等智能工具管理人事檔案的能力，包括對檔案信息的收集、整理、編目、歸檔、查閱等能力，保障電子檔案同紙質(zhì)檔案發(fā)揮同樣的作用。

（三）在具有安全保障的電子信息平臺上，逐步實現(xiàn)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案

首先要整理、核對現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案，確定檔案內(nèi)容的真實可靠。對人事檔案的內(nèi)容進行歸納整理，相同內(nèi)容以統(tǒng)一的標準進行規(guī)范，是進行紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變的基礎(chǔ)性工作。其次對已經(jīng)形成的電子檔案進行日常的更新和維護工作。由于高校人事檔案對應的個體是每位教職員工，他們的檔案信息不是一成不變的，因此需要每隔一段時間，對每位教職員工的信息進行統(tǒng)計，更新原有的檔案信息。這一過程要保證充分地得到教職員工的支持和合作。

三、結(jié)束語

高校人事檔案管理工作的信息化進程是一項長遠的工作，需要從上到下的支持和努力。校領(lǐng)導要認識到檔案信息工作的重要性，推動信息平臺的建設(shè);管理人員要提高自身的綜合素質(zhì)，增強保密性，只有這樣才能推進高校人事檔案信息化的進程。

【參考文獻】

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