醫院人事檔案管理工作的創生與優化

黃蔚芳

（桂林市中醫醫院，廣西 桂林 541002）

醫院人事檔案管理工作普遍存在管理制度不健全、管理人員配備不足或硬件條件不完全符合檔案安全保管要求等現象，在一定程度上制約了醫院人事檔案作用的發揮。醫院人事檔案管理工作錯綜復雜，要講究管理和運用方法上的創生與優化。網絡化的醫院人事檔案管理與共享功能，增強了人事檔案的連貫性和系統性，運用現代信息技術，科技興檔，使檔案管理工作更具生機和活力。

1 目前醫院人事檔案管理工作中存在的問題

（1）相關機構及人員對醫院人事檔案管理的重要性認識不夠，認為人事檔案就是裁剪、裝訂、保管等事務工作，與醫療和科研沒有直接聯系，不能為醫院創造經濟效益；認為檔案管理僅以保管為目的，以卷宗不丟失為原則，只要不丟失，不泄密，能應付干部調動、職稱評定或提拔時的查檔工作就行。

（2）人事檔案管理的相關制度不健全，措施落實不到位，缺乏系統、完備的規章制度。

（3）人事檔案管理人員配備不足，管理隊伍素質有待加強。

（4）人事檔案保管的硬件條件不能完全符合檔案安全保管的要求。大部分檔案庫房多是普通辦公用房，甚至有的檔案庫房在辦公室頂樓、底層或地下室，紙質檔案長期受到高溫、潮濕的危害，庫房門窗多為普通門窗，封閉不嚴，起不到防盜、防光及控制庫房溫濕度的作用，沒有配置檔案安全保管“八防”設施等。

（5）檔案管理基礎工作存在薄弱環節，主要體現在檔號不規范、沒有目錄號、一卷多冊，案卷標題不規范，或有標題但不能反映主題內容，或標題缺少基本要素，甚至沒有案卷標題等現象。

（6）信息化、現代化水平不高。目前很多醫院人事檔案管理工作還局限于紙質檔案的建立和保管層面上，管理的重心還是實體管理，一些人事檔案室的電腦僅局限于打印檔案目錄，無法進行人事信息的查詢和檢索，更無法實現對人事信息的篩選、排序、分類或匯總，信息化水平較低；主要以表格的形式來實現，僅能實現單一數據的管理，存取、查詢不便，且大量浪費人力資源，加上更新不及時，信息的時效性差等問題，不能更全面、更真實地反映醫院人事管理方面的實際情況，不能適應醫院日益發展的需要，不能為醫院的長遠發展提供有效的信息。

2 齊抓共管，實現管理工作的創生和優化

結合本院的實際情況，制定相關的《桂林市中醫醫院醫院人事檔案管理辦法》的實施細則，并認真貫徹執行。為達到醫院人事檔案管理工作的創生和優化，必須做到以下幾個要求：

（1）加大設備資金投入力度，建立符合醫院特點的人事檔案管理平臺。現階段，很多醫院在人事檔案管理平臺的硬件建設方面重視不夠，資金與人力資源的投入相對較少，大部分人事檔案管理平臺都是從軟件公司直接購買的，只有少部分的醫院是與軟件公司共同開發。雖然軟件公司會根據不同醫院的特點對軟件進行部分調整，但是在具體的操作中，還是會遇到很多問題，無法實現醫院的很多具體細節要求。網絡化的醫院人事檔案管理是需要一定的軟硬件設施作為配套的，醫院應加大這方面的資金投入力度，加強對自身專業人員的培訓力度，有針對性地進行自主開發，打造符合醫院實際的數字化人事檔案信息管理平臺。

（2）加強業務培訓學習，全面提高檔案工作者的綜合素質。部分醫院由于人力資源的限制，很多人事檔案管理者并非對口專業畢業的，有的甚至是非科班出生或臨近退休的人員在負責管理，在檔案業務知識與業務能力上存在一定的局限性。隨著科學技術與信息化技術的不斷深入發展，人事檔案管理的設備不管是在數量上還是在種類上，與以往都有了本質和形式上的不同，這就對檔案管理工作者的綜合素質提出了更高的要求。所以，醫院要實現人事檔案管理工作的創生與優化，就要加大對檔案管理者的培訓力度。

（3）明確職責。根據本院實際，制定并出臺相關的醫院人事檔案著錄細則。要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行，做到有章可循，責任到人。實行標準化、規范化的工作程序和方法，是提高檔案管理基礎工作水平的前提和保障。著錄是實現信息化管理的一項重要基礎工作，也是直接影響輸入計算機數據與信息準確性的一項重要工作。

（4）統一分類號，保證檢索查全率。為了實現人事檔案管理工作的進一步優化，為了確保檢索的完整性，人事檔案應先根據《中國檔案分類法》進行分類，再結合人事檔案管理的實際情況，制定出一些具體操作細則，然后根據每一個文件的具體特征輔以關鍵詞標識加以區分，同時加強校審力度，以便及時校正分類時的錯誤，盡量做到前后標引一致，同一類文件標引一致，從而達到標準化和規范化的目的。

（5）豐富人事檔案內容。拓寬收集范圍，在工作中要采取定期和不定期相結合的方式，及時全面地收集各類材料，消除收集渠道閉塞現象。特別是反映醫務人員個人素質和業績變化的各種培訓、訪問、留學、學歷提高的證明材料，以及反映醫務人員與醫院之間變動的各種聘用合同、勞動合同，以及解聘、辭退、崗位變動、獎懲等相關材料，都應該及時收集分類歸檔，做到細致鑒別，取之有據，盡可能使人事檔案內容更加全面完整，并及時錄入電腦，建立起一一對應的關系，方便今后調閱、查詢。

（6）人事信息資源共享。過去人事檔案神秘莫測，只有少數人能看，主要供組織查證使用。其實大部分內容是可以在適度的范圍內公開的，可以作為一種資源供社會共享，沒有全部保密的必要。醫院人事檔案內容分為“醫院人事檔案內容分為“履歷材料、自傳、鑒定考察考核材料、學歷學位培訓和專業技術情況材料，政審材料、黨團材料、獎勵材料、違反黨紀,政紀,國法等材料、工資任免出國等材料、和其他類”等十大類，其中專業（業務檔案）內容、年度考核、黨團、獎懲等個人信息是可以公開的。只有加快醫院人事檔案信息化建設，選擇或開發適合本院人事檔案管理工作的管理軟件，才能實現人事檔案的現代化管理，進而建立起人事檔案信息的網絡查詢系統。通過對相關管理部門和個人設置訪問權限，利用網絡平臺可以了解人事檔案信息，在一定范圍內，實現人事檔案信息部分公開，不僅可以使人事檔案管理人員從以往繁雜的檔案收集、整理、保管、檢索工作中解放出來，而且可以更快捷、準確地為人事工作提供全方位的優質服務。

醫院人事檔案是醫院履行醫療、科研、人才培養社會服務功能和開展各項活動的直接記錄。檔案的收集、管理及創生和優化是構建優質檔案管理工作的要素。只有促進人事檔案管理盡快從封閉型向開放型轉變，從手工操作型向現代管理型轉變，從實體檔案管理向電子檔案管理轉變，最終實現醫院人事檔案管理工作的數字化、信息化和網絡化。通過網絡平臺實現資源共享，接受群眾和輿論的監督，使之更好地為社會服務。

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［2］黃薔薇.醫院檔案管理怎樣適應現代醫院的發展[J].醫學信息(上旬刊)，2011，09.

［3］彭春華，彭秋鳳.當前醫院檔案管理中存在問題和應對要點分析[J].海峽藥學，2014，11.