高校檔案管理工作考核實踐及機制探索

朱力

摘要：本文以《高等學校檔案管理辦法》為指導，以相關工作實踐為基礎，對建立高校檔案管理工作考核機制進行一番探索，并著重對考核辦法、考核標準、考核程序、考核結果的有效運用進行系統論述，以期達到通過科學合理的檔案管理工作考核機制來促進高校檔案管理工作健康發展的最終目的。

關鍵詞：高校檔案;管理;考核;實踐;機制

中圖分類號：G647文獻標識碼：A ? ? 文章編號：1992-7711（2015）01-091-2

《高等學校檔案管理辦法》（教育部27號令）第三章第十四條明確提出：“高等學校應當建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度，定期布置、檢查、總結、驗收檔案工作，明確崗位職責，強化責任意識，提高學校檔案管理水平。”針對國家對高校檔案工作提出的新要求，有些高校已經開始嘗試將檔案工作納入年終績效考核或對檔案工作進行校內考核。但目前還沒有健全的考核機制和成熟的典型案例，大家都在摸索一條既科學合理又具有實際可操作性的檔案工作校內考核之路。本文將以安徽師范大學檔案管理工作考核實踐為樣本，對高校檔案管理工作考核機制進行一番梳理和探索。

一、安徽師范大學實施檔案管理工作校內考核的實例分析

為進一步貫徹《高等學校檔案管理辦法》、《安徽省高等學校檔案管理實施辦法》，推動部門立卷、歸檔工作的制度化，規范化建設，全面提高檔案管理水平，更好地為學校教學、科研、管理工作服務，2012年筆者所在的安徽師范大學進行了第一次檔案管理工作校內考核。

考核緊密結合2011～2012年度全校各部門檔案工作開展情況，嚴格依照《安徽師范大學檔案管理工作考核辦法》、《安徽師范大學文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》、《安徽師范大學立卷部門檔案工作檢查評比標準》，從各部門領導重視程度、歸檔時間、歸檔數量、歸檔質量、歸檔齊全完整度、系統著錄、兼職檔案員業務能力等方面進行全面考核，考核結果分為優秀、良好、及格、不及格四個等次。通過此次考核實踐，對全校的檔案管理工作進行了一次完整細致的梳理，暴露出有些部門在保證檔案收集的齊全完整方面、電子文件和聲像檔案的整理歸檔方面、基建檔案和儀器設備檔案的整理歸檔方面存在著或大或小的問題，亟需整改。

雖然在考核過程中發現評分標準里有些條款有待討論和調整，有些評分因素需要整合或修改，但基本上如實反映了全校檔案工作的總體情況，對今后全校檔案管理工作的重心和“疑難雜癥”的對癥處理具有積極的指導作用。

二、高校檔案管理工作考核機制探索

“定期對基層單位進行檔案管理的考核、評比，不但可以提高基層各單位對檔案工作的重視程度，也可以加強監督機制，檢查各單位每年的檔案工作開展情況，推進檔案管理工作的健康發展，進一步提高基層檔案工作的整體水平。”[1]如何保證高校檔案管理考核工作的順利進行，關鍵在于建立一套科學、合理的檔案管理工作考核評價機制。在任何系統中，機制都起著基礎性的、根本的作用。機制的建立，一靠體制，二靠制度。檔案管理工作的考核機制應與其它機制一樣，著眼于體制和制度的建立，明確崗位職責，出臺規章制度，并從考核方法、考核標準、考核程序、考核結果的有效運用四個方面進行科學合理的制度設計或目標管理。

1.出臺考核辦法等規章制度，保障考核工作的順利進行

俗話說：“不以規矩無以成方圓”。制約機制是保證管理活動。有序化、規范化的一種機制，而形成這種制約機制就要靠規章制度來指導和約束相關工作人員。在進行檔案管理工作考核之前，必須先出臺考核辦法等規章制度，從制度上確立考核目的、考核范圍、考核內容、考核方式以及獎懲措施等。從而實現考核工作的規范化，考核方法的科學化，考核結果的公正性，以期通過考核來激勵全校各部門檔案工作分管領導及兼職檔案員努力學習檔案業務知識，提高檔案工作水平。此項工作中需要注意，制度的制定必須以有關政策、法律、法規為依據。制度本身也要有程序性和可操作性，避免模糊不清或歧義的條款出現，為檔案管理工作校內考核提供可供遵循的有力依據。

2.制定科學合理的考核標準，保證考核工作的公正公平

考核標準的制定作為檔案管理工作考核的核心內容，為考核提供技術保障的同時，也對檔案管理工作提出了具體的可量化的詳細要求，使考核具有實際可操作性，有利于保證考核結果的公平公正。

制定一份科學合理的考核標準需要分三步走：第一步：確定評分因素。即首先要確定哪些因素作為評分的內容。通過對高校涉及檔案管理工作的各部門進行調研，考察、走訪、咨詢專家等，結合檔案工作實際，筆者認為把“組織領導、兼職檔案員業務能力、案卷質量”三個因素作為評分內容較為合理。第二步：分配因素比重。即將評分總比重分配到各個評分因素上。案卷質量作為檔案工作考核的主要內容，其分配的比重應該高些，組織領導和兼職檔案員業務能力作為次要評分因素，應減少得分比重。第三步：制定評分細則。即制定各個評分因素具體分值的評定辦法和評定標準。以《安徽師范大學立卷部門檔案工作檢查評比標準》為例，三大評分因素比重為“組織領導”占20分，“兼職檔案員業務能力”占30分，“案卷質量”占50分。又將三大評分因素細化為30個評分細則，每個細則分值1～5分不等。主要考查分管領導是否履行了崗位職責，及時學習、布置、檢查檔案工作;兼職檔案員是否熟悉本部門的歸檔范圍，獨立做好本部門文件材料的整理立卷工作，及時、齊全、完整地向高校檔案館移交檔案;各部門移交的檔案案卷是否齊全完整，是否符合檔案整理的要求，組卷是否合理，案卷標題和保管期限是否正確，裝訂是否規范等等。

3.確定檔案工作考核程序，保證考核工作的公開透明

（1）成立檔案工作考核領導組。在檔案管理工作校內考核啟動之時，為保證考核工作的公開透明，應成立由校長、分管副校長、紀委、檔案館等相關部門負責人，檔案工作委員會的專家組成的檔案工作考核領導組。領導組可下設辦公室負責考核的具體工作。

（2）部門自查。各立卷歸檔部門對照考核標準，對本部門檔案管理工作進行自查評分后連同本部門考核時間段內的檔案工作總結和支撐材料一并報送檔案工作考核辦公室。

（3）學校復查。檔案工作考核辦公室組織有關人員采取看材料、聽匯報、抽查移交檔案、集體評議等方式，對各立卷歸檔部門的檔案管理工作進行復查，綜合評出各部門總評分，并按照分數評定出優秀、良好、合格、不合格等級。

（4）專家審定。考核結果報送高校檔案工作委員會的專家進行評審。審定后給出最終意見并形成書面材料或報告。

（5）結果公示。將考核結果公示在學校受眾面較廣的校園網站或自動化辦公系統等平臺上，公示期一般為一周左右。

（6）獎優罰劣。公示無異議后對優秀等級的部門進行表彰，對不合格等級的部門予以通報批評，并限期整改。

4.及時反饋檔案工作考核結果，提高全校檔案工作水平

考核不是目的，是為了促進各部門檔案管理工作的整改。在考核工作結束后應將考核中暴露出的問題及時準確地反饋給各部門分管領導和兼職檔案員，使他們在今后的檔案管理工作中有針對性的彌補不足。高校檔案館也應利用考核結果，有針對性地開展檔案業務指導工作。對各部門在考核中暴露出的分管領導不夠重視、兼職檔案員隊伍不穩定、兼職檔案員業務能力不足、案卷質量參差不齊等等問題進行對癥解決，或加強檔案相關法規和制度的宣傳與學習，或就文件材料歸檔工作進行培訓，或增強兼職檔案員的積極性，提高其檔案工作理論水平和實際操作技能。或經常性地派員上門指導，從源頭上保證各部門的檔案能統一規范標準，各類檔案收集的齊全、完整、準確，最終達到提高全校檔案管理工作水平的目的。

高校檔案管理工作考核機制的構建是一項復雜的系統工程，各項體制和制度的建立與完善需要假以時日，扎根于高校檔案管理工作實踐中不斷摸索經驗，提煉總結。在實踐中檢驗機制的科學性合理性，不斷修改、完善，最終形成一套不斷促進高校檔案管理工作良性健康發展的校內考核機制。

[參考文獻]

[1]何鼎群.加強業務培訓 完善考核機制 全面提升基層單位的檔案管理水平[J].機電兵船檔案，2010（03）.