淺談辦公自動化環境下的檔案管理

畢春明?王新紅

摘 要：隨著社會的進步，科技的發展，辦公的環境得以不斷地改善，辦公的設備也在不斷地更新。辦公自動化是基于電子計算機技術、信息處理技術、通訊技術之上的綜合應用技術。在檔案管理方面，辦公自動化已經全面取代傳統的人工管理檔案的方式。辦公自動化的應用既順應了時代發展的要求，也促進檔案管理工作的高效、快速、準確開展。

關鍵詞：辦公自動化；檔案管理；優點；要求

隨著我國信息化的不斷加強，檔案管理已從過去管理的文書檔案不斷發展為當前的綜合檔案，計算機及信息數字技術推動了辦公自動化的普及，辦公自動化給檔案管理帶來巨大的便利，我們可以隨時進行調用的重要資源。因此，實現合理、有效的辦公自動化管理，已成為當前檔案工作的重要部分。

一、辦公自動化與檔案的關系

1.辦公自動化是檔案形成的過程，檔案是辦公自動化的結果。從檔案學角度看，文件實質上是一種信息，且這種信息需具備真實性和可靠性。而目前的辦公自動化技術，已經可以在信息分散處理過程中，真實記錄和反映文件產生的整個過程，并準確地將文件歸入相應的檔案數據庫。這些電子文件經過檔案管理人員的整理核對，就形成了電子檔案。辦公與檔案管理自動化，是以滿足機關各項業務工作需要為最終目的，以計算機高新技術的系統集成為手段，以安全保密為原則，以規范化、標準化的有關條例為依據，以文件的運行規律為導向，以文件、檔案信息一體化管理為主線，構成了一個與機關傳統文件、檔案管理工作并存，外延基本吻合，內涵有所擴展，相互融合又相對獨立、完整的電子文件、檔案管理系統，實現對文件、檔案紙質載體、特殊載體及其內容信息的三重管理和利用。

2.辦公自動化和檔案管理互為影響。辦公自動化決定檔案的發展方向，反之，檔案管理也影響著辦公自動化網絡技術和數據庫技術的進步，使越來越多的單位采用那些不僅能處理和存儲信息，而且能保證掌管文件的辦公自動化系統。正是這些系統的應用，使得機關的電子文件成為全部工作，而不是部分工作的準確依據。確保電子檔案的完整性和真實性，以及歷史檔案的延續可讀性，也要求辦公自動化技術必須不斷適應檔案管理的發展要求。

二、辦公自動化環境下的檔案管理的優點

1.辦公效率大幅提高。計算機強大的信息處理能力也是正確運用辦公自動化的最大優點。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統汁準確無誤，結果又費時，又費力。在應用了計算機軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分方便、有序因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。

2.文件和文字信息得到充分交流與共享。在原始的手工操作管理中，企事業單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發展為體系管理，由對檔案外部特征（目錄）管理到內、外部特征（目錄和內容）合并管理。隨著計算機及其網絡技術的進一步發展，實現檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統建立共聯，提供信息的橫向與縱向、歷史與現實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質量和效率，可以對所調閱的信息資源作出適時響應和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準率，可以不受空間的限制。并且通過網絡服務這個寬廣的平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態。

3.電于文件保存的穩定性。與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發生水解和氧化反應，在檔案工作過程中稍不注意就可能發生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術日新月異，貯存、讀取電子文件的設備日趨成熟，我們可以根據不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環境影響小，不易損壞，具有很強的穩定性。

4.提高了文件傳遞的速度和安全性。日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發生，文件傳遞的傳統手段是靠郵政系統傳送時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應用計算機網絡技術下，直接通過網絡工其進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時間性。

三、辦公自動化對檔案管理的要求

1.對檔案工作規范化，標準化要求高。利用檔案工作的辦公自動化，要求必須規范化、標準化。只有標準的文件信息才能用計算機處理，共享公共網絡交換。因此，檔案管理的基本工作必須規范化、科學化。我國電子文檔的《規范》提出4項措施：（1）建立電子文件可靠的訪問識別；（2）設置滿足運行要求的安全日志，隨時自動記錄操作人員、設備、項目、時間等；（3）通過標記避免錯誤和防止交換；（4）電子印章、數字簽名、數字加密等措施，都可以防止非法使用。

2.有助于實現文檔一體化管理。辦公自動化公文處理與檔案管理，直接表現為一個連續的過程。如辦公處理所需的要求、報告、外文文獻。當辦公室收到了一份文件，不僅要在計算機上對其的特征描述進行著錄，而且對文件的內容和主題進行分析，確定內容特征識別，完成了索引的過程，這就是文檔一體化。隨著電子檔案管理模式與以往年第二立卷歸檔，其做法大大降低了工作人員的勞動強度，簡化工作程序，提高工作效率和質量，提高查全率和檔案信息的精準度。可見，辦公自動化為文件和文件管理一體化提供了客觀條件。

3.對管理人員的素質要求更高。辦公自動化要求檔案管理人員不斷提高自身素質及科學文化水平才能勝任本職工作。檔案管理人員憑借原有的管理和保護知識是管理不好新型載體檔案的，只要及時更新自己的知識體系，學習新知識、掌握新技術，了解和熟悉新設備的工作原理、特點、功能使用芳芳，提供自身的管理水平與業務能力，才能適應現代管理工作和科學技術發展的需求。

四、結語

隨著社會的進步和科技的發展，辦公自動化越來越得到更加廣泛的應用。辦公自動化的普遍應用和巨大作用已被廣泛的接受，它不僅促進了檔案管理的變革，還促使從事檔案管理的人員素質不斷提高，越來越專業。辦公自動化在檔案管理中應用的巨大作用我們已經看到，但是它的潛在作用還有待我們繼續探索和開發。在不久的將來，檔案管理工作將會變得更加輕松、快捷、高效。

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