淺析開放大學數字檔案館(室)建設

周 芳

(福建廣播電視大學，福建福州，350003)

高校數字檔案館(室)是指各高校檔案館(室)為適應信息社會日益增長的需求，運用現代信息技術對高校在教學、科研、管理等各個環節和工作中產生的具有檔案保存價值的數字檔案信息進行采集、加工、存儲、管理，并通過各種網絡平臺提供公共檔案信息服務和資源利用的檔案信息集成管理系統。隨著北京、上海等“5+1”開放大學的掛牌，以及全國各省域電大開放大學建設的火熱推進，建設與開放大學相適應的數字檔案館(室)也備受關注。本文以福建廣播電視大學(以下簡稱電大)為例，對開放大學數字檔案館(室)的建設試作探析。

一、建設開放大學數字檔案館(室)的重要意義和必然要求

(一)建設數字檔案館(室)是開放大學檔案管理的內在要求

1.由開放大學的性質所決定。開放大學是一所建立在現有廣播電視大學系統基礎上，面向社會成員，綜合運用現代信息技術、教育技術等多種手段，提供大容量資源、運作機制靈活、實施開放式教育的新型大學。它以舉辦高等學歷教育和服務終身教育體系建設作為自己的辦學目標，反映了高等教育開放辦學的實踐和探索，是高等教育適應信息化發展的新形態。在這樣遠程開放、高信息技術和數字化校園的大背景之下，傳統的以紙質檔案管理為主的封閉的檔案管理模式，顯然與之格格不入，也明顯不能適應開放大學檔案管理的需要。

2.由開放大學的特點所決定。(1)開放大學既開展實行注冊入學、采用彈性學習年限和學分累積制度的學歷教育，又依托系統辦學網絡，發揮遠程教育優勢，開展多種形式的非學歷教育和培訓；(2)通過整合優化匯集各類教育資源，構建全民終身學習服務平臺，為社區教育、職業教育、繼續教育、青少年教育、老年教育、農村教育等提供學習支持服務；(3)建立學習成果認證體系，以學分積累與轉換為基礎，推動學校教育資源與社會教育資源的雙向開放，探索建立終身學習的“立交橋”，形成課程超市和學分銀行，逐步實現各級各類教育的學分互認、銜接溝通和融通開放；(4)統籌開發社會教育資源，開展多種形式的社區教育培訓活動。所以，開放大學具有面廣、線長、生源多樣、辦學模式新等特點，在開放大學建設和發展過程中，所形成的檔案必然是量大面廣、形式新、內容復雜多樣，傳統的手工檔案管理模式已遠遠不能滿足開放大學高速發展的需要，檔案管理網絡化、電子文件檔案化將成為開放大學檔案管理的趨勢，建設數字檔案管理平臺與校內的各種平臺相銜接，多種媒體檔案方能得到全面地歸檔，檔案資源共享的利用效果才能得到充分地發揮，才能更好地體現開放大學終身教育支持服務體系，因此建設數字檔案館(室)才符合開放大學的內在要求。

(二)建設數字檔案館(室)是信息時代的發展要求

隨著社會的發展，科學技術的進步，信息化建設已經滲透我們工作、生活以及學習等各個方面，社會各界對檔案信息化的需求日顯突出。為順應形勢，國家檔案局從2000年印發《全國檔案事業發展“十五”計劃》首次提出“加快檔案信息化建設”、“加快現有檔案的數字化進程”的奮斗目標，經過2001年、2002年的青島、深圳、杭州等地的試點工作，并于2002年發布了《全國檔案信息化建設實施綱要》，2005年發布了《國家檔案局中央檔案館關于加強檔案信息資源開發利用工作的意見》，提出“推進各級基礎檔案信息資源庫”。要求各級各類檔案館(室)要本著“利用優先、分步實施”的原則，有序推進檔案數字化的進程。到2010年，國家檔案局又進一步發布了《數字檔案館建設指南》。為加強規范化建設，統一數據格式和管理系統，確保信息交換通暢和便于共享的數字檔案館建設提供了相對統一的標準。

(三)建設數字檔案館(室)是檔案信息化和檔案現代化管理的發展趨勢

在當今快速發展的網絡環境下，傳統的檔案管理模式已明顯不能適應檔案信息化和檔案現代化管理的需求。隨著電大和開放大學辦學規模日益擴大，檔案收藏領域不斷拓展，檔案數量不斷增加。不僅紙質檔案單純依靠手工進行管理和利用的效果達不到遠程需求，而且面對日益劇增的電子檔案的管理和利用的難度也越來越大，檔案信息資源得不到共享，檔案管理規范性不高，檔案利用的監控性差。因此，搭建開放大學檔案數字化集成管理平臺，才能滿足檔案數字化、傳遞網絡化、存儲集中化、資源共享化、管理動態化、權限規范化和遠程服務化的發展要求，以適應檔案信息化和檔案現代化管理的發展趨勢。

二、電大系統檔案管理現狀分析——以福建電大為例

(一)以人工查找為主

近幾年來，全國電大系統開放大學建設正如火如荼進行。但是，由于在建設之初，主要精力還在定框架、明任務、跑政策，還沒將檔案的信息化建設列入議事日程，全國電大系統內的交流也不能暢通，在電大網站上沒有設置檔案管理在線模塊，檔案管理系統也還沒與校內的任何平臺對接，檔案資源共享未能達到心理預期，利用檔案資料僅依靠人力查找，費工費時、效率低，且對紙質原件造成損傷，更不能滿足信息時代師生、社會對檔案的快速利用需求。

(二)管理系統成為制約

檔案管理系統還停留在2001年引進的科怡檔案管理系統，此系統存在諸多缺陷。一是僅限于服務器(檔案室)與校部各部門客戶端之間的聯網。客戶端需要安裝專用的客戶端軟件，這不僅涉及到安裝的工作量，而且任何一臺電腦出問題，如病毒、硬件損壞，都需要進行重裝或維護。當系統軟件升級時，每一臺客戶機也必須重新安裝，所以維護和升級成本非常高。二是對服務器和客戶端的操作系統帶來限制。它僅適應于Win98，不能用于win2000或XP，以及微軟其它新的操作系統，更不能適用于Linux、Unix等。三是系統承載的數據容量小。雖然可以為校內檔案的文件級檔案管理提供平臺，但僅限于進行文件目錄著錄、原文掛接、目錄檢索以及簡單的數據統計等功能，而對于全文檢索、數據傳遞、資源共享、大容量存儲，動態化管理等事項的功能還無法達到，即達不到方便快捷的預期。

(三)開展了有效的實踐探索

為了適應信息時代的辦學要求，我們在有限的客觀條件下，積極堅持實踐探索，以提高檔案資源的利用率。2013年12月至2014年5月，福建電大進行了檔案信息化第一階段的嘗試，對查檔利用率極高的學生檔案《招生錄取花名冊》(1983年至2001年)進行信息著錄和掃描，首先依托科怡檔案管理系統，以案卷級的方式(分為主目錄和子目錄)著錄學生招生錄取的相關信息，然后再對紙質原件進行掃描，最后以pdf方式掛接在科怡檔案管理系統主目錄的平臺上。但由于科怡檔案管理系統承載數據容量有限，數據掛接和利用時打開速度慢，查找利用的效率受到制約，檔案管理系統軟件的升級亟待跟進。

三、開放大學數字檔案館 (室)建設的途徑

(一)爭取領導重視、政策支持，實現統一規劃

眾所周知，任何工作都需要領導重視、政策支持，檔案工作也不例外。領導是工作的推動者，政策是工作的推動力。開放大學檔案是記錄開放大學辦學建設歷程和辦學成就的歷史資料，是開放大學科研、教學和日常管理以及各項事業發展的重要憑證，更是開放大學可持續發展不可缺少的信息資源。開放大學的數字檔案館(室)建設需要得到領導重視和政策支持。一是領導要重視檔案信息資源在完善開放大學學歷教育、非學歷教育以及全民終身教育服務體系中的優勢和作用，強調和協調各部門對檔案工作的支持、配合。二是學校要把數字檔案館(室)建設納入數字化校園建設的整體規劃中，做好數字檔案館(室)建設的頂層設計。三是要在經費、技術、人力投入和政策制度等方面給予支持。四是要在制定和執行標準規范上，立足于檔案信息化與高校信息資源的共建共享、互聯互通，為進一步完善和提升檔案信息化管理打下基礎，創造條件。

(二)明確目標任務，分清階段步驟

1.做好需求分析。檔案信息化是數字檔案館(室)建設的核心內容，數字檔案館(室)是檔案信息化建設發展到一定階段的產物。所以開放大學數字檔案館(室)建設必須從檔案信息化建設開始，做好需求分析，不僅要從檔案管理的角度分析檔案管理人員的需求，即從檔案的收、管、用等各個環節分析信息化建設的需求，如針對檔案信息收集建立檔案信息采集平臺，針對檔案信息資源管理建立檔案管理信息系統，針對安全保管構建數字檔案備份基地，為滿足檔案利用和信息資源的共享開展檔案網站建設等需求。此外，還要從實際出發，厘清需求的輕重緩急，體現先急后緩、由重到輕、由淺入深、逐步推進的原則。

2.規劃與標準規范并行。開放大學檔案信息化、數字檔案館(室)建設必須做好總體規劃和方案，確定長期、中期、短期目標，建設時按照總體規劃，分期分階段推進。同時在建設初期，在進行系統建設前，必須按照國家、地方的數字檔案館(室)建設的標準規范、制度，結合開放大學實際情況，做好本校的標準規范和制度建設，這樣才能保證開放大學數字檔案館(室)建設順利推進和可持續發展。

(三)從實際出發，選擇適合的建設模式

1.從實際出發，“量體裁衣”。開放大學數字檔案館(室)建設應依托開放大學信息化基礎設施建設環境，以先進的遠程信息技術平臺或校務信息管理服務平臺接口為結合點和切入點，集成建設適應開放大學數字檔案管理、采集、利用需要的檔案管理系統和網絡應用平臺，推動館(室)藏存量檔案數字化，增量檔案電子化，實現檔案信息資源的數字化、網絡化管理，促進與校內各信息服務平臺的對接，共建共享、互聯互通，分層次多渠道提供檔案信息資源遠程利用和服務，以完善開放大學終身教育支持服務體系。

2.購置選擇要有前瞻性。目前的科怡檔案管理系統顯然無法勝任未來的數字化檔案管理，需要重新購置符合建設要求的數字檔案管理系統軟件，構建覆蓋全校的整個電子文件生命周期的開放大學數字檔案館(室)應用系統，這樣才能面向電子文件全過程管理，以實現檔案管理各業務各環節的自動化、網絡化；保證數字檔案信息資源的可靠可信和長期可用，使數字檔案具備傳統檔案所具有的原始性、憑證性和長期可讀性。

(四)打造高素質的人才隊伍

開放大學檔案信息化以及建設數字檔案館(室)是一個龐大的系統工程，需要各種類型的人才支持，如管理型人才、技術型人才、研究型人才、業務型人才等，并且要發揮人才團隊協同作戰能力，高效優質地完成檔案信息化，以及數字檔案館(室)建設的各項任務。同時，在管理團隊中必須有善于戰略謀劃、精于組織協調、能夠創新務實的領軍人物。

四、結語

開放大學數字檔案館(室)建設，是學校事業發展的需要，是建設完整的數字化校園平臺的需要，也是完善開放大學終身教育服務體系的需要。這項工作技術性強，涉及檔案工作各個環節。建設中要基于智能檢索技術和寬帶高速網絡技術，以建立檔案數字化綜合平臺為重點，以海量數據庫為支撐，以滿足檔案利用者和檔案管理者需求為目標，實現檔案工作現代化管理，提供方便快捷的多功能服務。建成后的數字檔案館(室)將成為開放大學檔案工作的平臺和檔案服務的窗口。

[1]國家檔案局.數字檔案館建設指南[Z].2010.

[2]周芳.開放大學檔案建設的思考[J].福建廣播電視大學學報，2011，(5).

[3]張正軍.高校數字檔案館建設探討[J].蘭臺世界，2014，(1).

[4]智通海.高校檔案信息化建設中的問題與對策[J].鹽城工學院學報:社會科學版，2011，(2).

[5]鮑元芬.高校檔案信息化建設的幾點思考[J].山西大同大學學報:社會科學版，2007，(1).