醫(yī)院人事檔案管理服務(wù)路徑的探討

張建華

隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的迅速發(fā)展，醫(yī)院規(guī)模和功能不斷擴(kuò)大和完善，各級(jí)各類醫(yī)療機(jī)構(gòu)的人員進(jìn)出、人才流動(dòng)日益頻繁，職工的職稱評(píng)審、年度考核、醫(yī)德考評(píng)等日益規(guī)范，對(duì)各類考核評(píng)價(jià)結(jié)果的運(yùn)用日益增多，這就要求人事檔案管理工作必須適應(yīng)形勢(shì)，擴(kuò)大檔案收集范圍，使檔案資源建設(shè)的觸角由歷史向現(xiàn)實(shí)延伸、由職能管理部門向基層一線科室延伸、由單一的紙質(zhì)檔案向多種類型、多種載體檔案延伸。增加檔案人工作、學(xué)習(xí)、考核以及參與社會(huì)活動(dòng)等各方面的鮮活內(nèi)容，為檔案資源注入新成份、新要素，逐步形成多元化的人事檔案信息資源體系，并主動(dòng)提供服務(wù)，這也正是新形勢(shì)賦予人事檔案管理工作的新內(nèi)涵和活力所在。

1 目前醫(yī)院人事檔案管理工作存在的問(wèn)題

由于歷史、政策、管理和技術(shù)上的種種原因，目前人事檔案管理工作仍然存在各種各樣的問(wèn)題，并在一定的程度上嚴(yán)重制約了人事檔案的提供利用，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:

1．1 人事檔案的嚴(yán)肅性受到挑戰(zhàn) 人事檔案的前提是真實(shí)，應(yīng)是一個(gè)人在整個(gè)社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中的真實(shí)記錄和客觀反映。這就要求所收集的檔案材料必須實(shí)事求是、真實(shí)可靠，不能摻雜水分，更不能有虛假、夸張和主觀臆斷的情況。但在實(shí)際工作中，我們發(fā)現(xiàn)在人事檔案內(nèi)屢屢出現(xiàn)履歷材料內(nèi)容前后不一致現(xiàn)象，如有的材料中出生年月與身份證不一致、同1份檔案內(nèi)不同材料的出生年月不一樣;有的材料中由于在職學(xué)習(xí)培訓(xùn)的材料沒(méi)有及時(shí)補(bǔ)充，造成學(xué)歷變化無(wú)法印證;有的材料中由于政策不統(tǒng)一致使參加工作時(shí)間認(rèn)定困難等等［1］。因?yàn)闄n案材料中出現(xiàn)的前后矛盾、真假難辨現(xiàn)象，不僅使其真實(shí)性、嚴(yán)肅性、權(quán)威性大打折扣，而且也給組織人事部門在辦理退休、崗位調(diào)整、調(diào)資晉級(jí)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)聘工作上增加了工作量，帶來(lái)不必要的麻煩。

1．2 人事檔案的參考價(jià)值降低 人事檔案材料應(yīng)全面、歷史、客觀地反映一個(gè)人的真實(shí)面貌，應(yīng)是個(gè)人、組織對(duì)一個(gè)人的全面“畫像”，以使考察者在翻閱檔案時(shí)能夠一目了然，如見其人，是考察人、使用人的重要參考和依據(jù)。但現(xiàn)有人事檔案中“厚古薄今”“千人一面”的現(xiàn)象十分普遍，鑒定材料往往是千篇一律的空話套話，凸顯個(gè)人特色的個(gè)性化材料偏少，能反映個(gè)人鮮明性格特點(diǎn)的材料在檔案中難覓蹤跡，失去了真正意義上的參考作用［2］。考核材料本應(yīng)是人事檔案中份量最重，最能反映個(gè)人德、能、勤、績(jī)方面的核心材料，但像“年度考核”年年重抄一遍的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，甚至出現(xiàn)了同一科室、同一崗位千篇一律的現(xiàn)象。在職稱評(píng)審、績(jī)效考核等材料中更多注重的是個(gè)人業(yè)務(wù)和工作業(yè)績(jī)，卻不能全面反映個(gè)人的德、能、勤、績(jī)、廉，難以在考察提拔干部、選賢薦能或人才交流中起到應(yīng)有的參考作用。

1．3 人事檔案的管理手段落后 隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展，醫(yī)院增員加速，員工個(gè)人檔案材料也迅速增多，使人事檔案管理工作日趨繁重。雖然近年來(lái)醫(yī)院的檔案工作得到了明顯重視，但由于各種因素的影響，醫(yī)院的檔案管理工作仍處于傳統(tǒng)、封閉或半封閉的狀態(tài)，長(zhǎng)期存在的館藏面窄、量小，而缺乏系統(tǒng)性和完整性;服務(wù)手段單一，內(nèi)容層次較低;檔案信息化建設(shè)發(fā)展步伐緩慢，管理技術(shù)滯后;檔案服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)等問(wèn)題依然存在，難以適應(yīng)醫(yī)院改革與發(fā)展的需要［3］。尤其是在當(dāng)今高科技信息時(shí)代，人才交流頻繁，如何有效鑒別人才中魚龍混雜的情況，即對(duì)人事檔案管理工作提出了新的要求。因而，目前人事檔案管理傳統(tǒng)觀念所表現(xiàn)出的重藏輕用、重紙質(zhì)檔案輕電子檔案、重文書檔案輕專門檔案等觀念，顯然無(wú)法滿足新形勢(shì)下人事檔案管理工作的需要。

2 對(duì)策

2．1 增強(qiáng)服務(wù)觀念是人事檔案工作的根本 要增強(qiáng)人事檔案服務(wù)工作的預(yù)見性、主動(dòng)性、前瞻性和有效性，延伸檔案工作的觸角，拓展檔案工作的空間，全面積極有效地為醫(yī)院改革發(fā)展建設(shè)服務(wù)，真正做到醫(yī)院重點(diǎn)工作推進(jìn)到哪里、檔案工作就延伸到哪里，需要哪些服務(wù)、檔案工作就能提供相應(yīng)服務(wù)［4］。同時(shí)認(rèn)真重視檔案的公開功能和文化功能，注重利用檔案信息資源，制作典型示范、警示教育圖片、影像資料等為教育實(shí)踐活動(dòng)提供檔案服務(wù)［5］。

2．2 提高檔案意識(shí)是做好人事檔案工作的基礎(chǔ)人事檔案的形成，涉及到個(gè)人和很多部門，只有樹立強(qiáng)烈的檔案意識(shí)，才會(huì)自覺(jué)地將工作、學(xué)習(xí)、生活中形成的各種材料，主動(dòng)按照檔案資料的規(guī)范要求轉(zhuǎn)化為檔案。(1)領(lǐng)導(dǎo)重視，就能促進(jìn)檔案信息化建設(shè)、檔案法制建設(shè)、檔案隊(duì)伍建設(shè)。對(duì)檔案工作給予有力支持，為檔案工作健康、持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造基本條件。(2)提高了員工的檔案意識(shí)，就會(huì)促使每一個(gè)人在檔案材料的形成中始終保持嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度，避免錯(cuò)漏，自覺(jué)將材料及時(shí)上交入檔，維護(hù)檔案材料的真實(shí)、可靠和完整。(3)提高了檔案管理人員的檔案意識(shí)，就可增強(qiáng)其工作責(zé)任心，及時(shí)地發(fā)現(xiàn)工作中存在的問(wèn)題，不斷開動(dòng)腦筋，轉(zhuǎn)變思維方式、工作方式和行為方式，更好地將檔案理論應(yīng)用于工作實(shí)踐，在實(shí)踐中充分發(fā)揮檔案信息和檔案工作應(yīng)有的作用。

2．3 提升檔案材料的真實(shí)性是人事檔案管理的關(guān)鍵 在人事檔案管理工作中，要以黨和國(guó)家的有關(guān)政策為標(biāo)尺度量入檔材料，堅(jiān)持原則，認(rèn)真審核，科學(xué)鑒定，嚴(yán)格把關(guān)，維護(hù)人事檔案材料的嚴(yán)肅性和真實(shí)性。做到不經(jīng)審查的材料不歸檔，手續(xù)不全的材料不歸檔，內(nèi)容不實(shí)的材料不歸檔，填寫不符合規(guī)定的材料不歸檔，國(guó)家不承認(rèn)的不歸檔，與政策不符的不歸檔［6］。

2．4 檔案信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)人事檔案工作可持續(xù)發(fā)展的必由之路 要適時(shí)根據(jù)醫(yī)院的規(guī)模和發(fā)展方向，完善制度設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)資源共享，提高政策水平和甄別能力，如實(shí)地對(duì)人事檔案進(jìn)行信息化管理，建立人才信息庫(kù)，有效地利用人事檔案資源，讓有現(xiàn)實(shí)價(jià)值的個(gè)人檔案信息從傳統(tǒng)的人事檔案中游離出來(lái)，做好檔案、資料、情報(bào)信息的一體化服務(wù)，使各種信息互相補(bǔ)充，互相滲透，以增強(qiáng)人事檔案信息的社會(huì)化服務(wù)功能。

2．5 強(qiáng)化考績(jī)材料充實(shí)是人事檔案管理工作的重要內(nèi)容 隨著人事分配制度改革的深化，加強(qiáng)對(duì)專業(yè)技術(shù)人員的日常考核成為醫(yī)院優(yōu)化人員素質(zhì)、強(qiáng)化專業(yè)管理、提高技術(shù)水平的重要內(nèi)容。而準(zhǔn)確完整的人事檔案是選用人才的重要工具，因而人事檔案工作要想在新形勢(shì)下有所作為，就必須主動(dòng)與醫(yī)院的各項(xiàng)工作聯(lián)系起來(lái)，在服務(wù)和利用上做文章，并在崗位設(shè)置、編制規(guī)劃、職稱評(píng)審、競(jìng)爭(zhēng)上崗等具體工作中，及時(shí)準(zhǔn)確地為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供可靠的參考依據(jù)。同時(shí)，人事檔案管理工作要全面、客觀地反映檔案人的全貌，就應(yīng)及時(shí)地補(bǔ)充完善反映業(yè)務(wù)技術(shù)水平的日常考核材料以及培訓(xùn)、進(jìn)修、年度考核、醫(yī)德檔案等工作實(shí)績(jī)材料，要將單位對(duì)工作人員的工作成績(jī)、工作能力的考察評(píng)價(jià)、考核結(jié)果、科研課題、成果論文、新技術(shù)引進(jìn)、教學(xué)水平、獎(jiǎng)懲晉職、職稱評(píng)審等重要依據(jù)作為為醫(yī)院人事檔案管理一項(xiàng)常規(guī)工作，不斷完善人事檔案這一信息載體的服務(wù)功能［7］。這項(xiàng)工作完成的質(zhì)量如何，不僅關(guān)系到對(duì)檔案人的客觀評(píng)價(jià)，也影響到檔案材料質(zhì)量的高低，更反映了檔案管理人員的能力水平。

1 唐高計(jì)．大學(xué)生就業(yè)與人事檔案［J］．蘭臺(tái)世界2007，(7):13．

2 黃順利．淺談高校干部人事檔案的基礎(chǔ)工作［J］．檔案時(shí)空，2007，(12):31．

3 高江寧．淺析高校人事檔案管理中若干“不合時(shí)宜”的問(wèn)題［J］．蘭臺(tái)世界，2006，(13):12．

4 儲(chǔ)玉紅．人事檔案信息失真的原因及其規(guī)避措施［J］．武漢職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2005，(5):39．

5 劉琴．人事檔案管理研究述評(píng)及趨勢(shì)展望［J］．檔案學(xué)研究，2011，(5):20 －21．

6 于業(yè)龍．淺談新時(shí)期如何加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理［J］．中國(guó)傷殘醫(yī)學(xué)，2007，(4):26 －27．

7 胡玉娥，王金杰．醫(yī)院干部人事檔案目標(biāo)管理［J］．現(xiàn)代醫(yī)院，2006，(1):114 －115．