圖譜管理系統研究

柴 勇

一、圖譜管理概念

隨著社會、經濟的高速發展，組織結構日趨復雜，更多組織結構組織內容功能亦有不斷擴展更多管理幅度日益加大。一部分組織缺乏明晰的組織戰略和目標，很難在當前的社會發展態勢下生存壯大。更多的組織是有明晰的目標，但是在日常管理工作中卻出現了諸多問題。如個人和部門與整個組織的目標不一致甚至相背離;中層領導和組織的興奮點不一致造成了工作中的陽奉陰違;還有些組織由于管理層級增加，各層級按照自己的實際需要闡述和解釋整個組織的目標體系，使得基層對組織目標理解變得模糊不清，在實際工作造成了組織有戰略目標但工作中各行其是無法統一思想集中全部精力完成組織戰略目標。如何更好的解決戰略目標為組織內全體成員所掌握，如何讓組織中每個個體都能較好明確個人在組織發展中的位置和作用。

針對以上問題，筆者研究了當前的一些管理工具，相比較最為相近的應該是豐田公司提出的看板管理，豐田公司所提出的看板管理理論是在同一種工作環節中進行信息傳遞的方法。看板管理是調動工作積極性的一種有效方法，它一般在工作環節中將工作環節分為若干個細節，將最后一道工作內容整理成為信息傳導向上一層工作環節，將這類信息進行快速傳遞，保證信息的正確性與合理性，其他工作人員通過信息載體了解具體工作情況與信息，這就是最簡單的看板工作方法。在一個生產車間內，一旦確定好主要生產方向，每個小型生產線與生產車間都要確定好自己的工作詳細計劃，以便配合總體工作計劃與生產方案，生產結束后生產車間的信息要與倉庫管理部門、采購部門進行對接，以便于確定最佳的倉庫管理方案和采購方案，這些指令和行動都依靠看板方法完成。看板管理是將信息的獲取與傳遞集中在一個載體上，避免出錯率和誤差，這種管理方法充分發揮了人的價值。通過對看板管理工具的研究，我們發現看板管理更多的是針對于具體生產任務具體的工作事項，沒有解決人的問題。

隨著社會的教育水平，個體的知識水平不斷提高，行業的競爭日益加劇，社會、經濟環境變化更加激烈，這就使得整個社會、經濟發展的不確定性大增。為了取得并保持競爭優勢，必須在管理中使每個層級每個個體都清楚組織的發展目標，必須依靠系統內每個人的主動性去完成工作，以便對外界變化的不確定性做出及時反應。因此政府或企業管理者當前所面臨的最大難題，就是如何建立控制一個彈性、革新和富有創造力的組織來實現組織的戰略目標。通過對多種管理學理論和工具的研究，筆者沒有發現更好的工具，但是從社會學和生物學中得到了一些啟示，那就是在組織的管理中實行圖譜管理體系。

何為圖譜管理體系呢?圖譜管理系統(Mapping Manage System)即以組織戰略目標工作為核心，可視化展示管理體系結構關系的圖式系統，該體系具有內在的規律性以及外部的易識別性。

圖譜，具有“圖”和“譜”的雙重性質與特征:即是可視化的管理圖形，又是序列化的管理譜系，展現了管理結構或項目任務之間的網絡、結構、互動、交叉、演化或衍生等諸多復雜的關系。

圖譜管理概念源于中國的圖譜學理論及西方管理學體系，圖譜學在我國歷史上由廣泛的應用，圖譜學雖然形成在公元十二世紀，無論是在理論上，還是在實踐上，都比形成于公元十八世紀的圖表學派統計學要豐富得多。“圖譜之學，學術之大者”。其所以重要，是因為“為天下者，不可以無書;為書者，不可以無圖譜”。換言之，無論是治學，還是治國，都需要圖譜。“圖譜”是圖像以一定空間形式在一定時間范圍中展現與變化的系統概念，圖譜能較好的揭示知識之間的聯系及知識的進化規律。管理學的核心是決策、組織、控制。讓高層管理者的戰略決策以一種明晰的圖結構的形式逐層傳遞給組織中的每個個體。而組織中的每個個體也能更清楚自己所在管理體系中的位置和作用，從而達到管理使管理的流程更清楚，解決了管理者之間及管理者與員工之間無法溝通的局面。

二、圖譜管理體系的一般繪制方法

圖譜管理的核心理念是以組織的戰略目標為中心，以人為本。并能動態的描繪組織和個體的關系。在具體的組織結構中，已圖譜的形式描繪出組織的基本構架，每個人在系統中的具體位置，具體任務和其他部門和人員的相關聯系。

所以在管理圖譜中處于核心位置的首先是任務，在管理體系中圍繞這管理的中心任務，以圖形化譜系化的形式表現出各部門甚至每個員工的承擔的具體工作。

制作圖譜系統分為兩個步驟:第一步:提煉組織使命、理念價值(或戰略目標)及人員結構;第二步:具體繪制圖譜。

1.提煉組織使命、理念價值(或戰略目標)、功能、制度及人員結構。(1)組織成立之初就擁有自身的使命，在社會發展過程中，每一個成立的組織都有其目的性。組織是群體生存與活動經營的一個載體，向社會提供服務或產品為主，組織的領導與成員都會遵守組織的紀律，并根據組織發展目標確定自身的發展方向。組織也會根據環境的變化，采取積極應對的策略，妥善經營，處理各類問題。如果組織無法清晰的定位自身的存在價值與發展目標，該組織的生命力表現就會很低。(2)組織的使命定位幫助組織確定自身的發展價值，引導組織的基本思想和發展原則，確定組織本身的發展方向。組織的具體戰略目標和定位可以幫助社會解決社會矛盾、供給匹配不均衡等一系列問題。作為組織中的經營管理者或一般成員，應該正確認識市場環境、社會環境以及組織的特性。企業使命是企業存在的目的和理由。明確企業的使命，就是要確定企業實現遠景目標必須承擔的責任或義務。(3)組織理念，組織理念是一個組織在持續經營和長期發展過程中，牢記組織使命，繼承組織優良傳統，適應時代要求，由首任領導積極倡導，全體員工自覺實踐，從而形成的代表組織信念、激發組織活力、推動組織良好發展的團體精神和行為規范。很多組織在日常管理中沒有明晰的使命和理念，這使得這個組織的生命力會非常弱，經不起任何的內外部環境變化。如中國共產黨的使命:“勇敢地擔負起帶領中國人民創造幸福生活、實現中華民族偉大復興的歷史使命。”如國內三百年同仁堂:以弘揚中華醫藥文化，領導綠色醫藥潮流，發展現代國藥精品店，提高人類生命與生活質量為企業使命。因此可以看到有遠大厚重的使命有清晰明確的理念是組織發展的核心。在提煉明晰了組織的使命和理念之后，接下來需要梳理組織的系統、架構、功能、制度。

搭建組織管理系統，管理系統是指能夠體現組織管理的大部分職能(包括決策、計劃、組織、領導、監控、分析等等)，能夠提供實時、相關、準確、完整的數據，為管理者提供決策依據。管理系統是一套系統，但它不單單是一件系統，更是管理理論和管理經驗的具體化、邏輯化，是管理行為的落地，就是研究這個行業中最先進的管理模式和流程甚至更多被多數組織證明了行之有效的管理規律，這些管理經驗已經內涵在管理的思想、流程、報表內容、統計分析項目、管理層級、信息決策中了。通過梳理管理系統，配備相應的人員結構并制定方方面面的管理制度。

2.具體繪制圖譜:(1)以組織的使命為核心;(2)確定組織的理念價值觀;(3)按照第一步梳理的組織系統架構功能做層級延伸;(4)明晰各個層級中的人員結構標準;(5)相應的制度保障。

三、圖譜管理的應用

圖譜管理的作用還未被廣大管理者所認識，圖譜管理是借用用圖譜幫助管理進行計劃與控制的作法。它是當前管理技術上的一次深刻革命。

對企業的工作人來說:對于進入組織內的工作人員來說，新人能更好的嵌入到企業的組織架構之中，更好的了解企業的發展戰略和企業理念。新職員融入企業的成本更低，時間更短。對于組織內成員都可以根據組織的圖譜管理工具得到一個明晰的個人定位，工作定位。從而使工作效率更高，看問題更加全面系統。遇到了問題可以回溯到組織使命、理念更好的尋找解決辦法。工作職責更加清晰。

對于企業管理來說:對于組織管理來說，如何量化的對組織中的每個人給予客觀公正績效考核是一件比較難的工作。績效考核(performance examine)是一項系統工程，涉及到公司的發展規劃、戰略目標體系及其目標責任體系、指標評價體系、評價標準、評價內容及評價方法等，其核心是促進企業管理水準的提高及綜合實力的增強，其實質是使員工個人的能力得以提升，并確保人盡其才，使人力資源的作用發揮到極致。雖然當前有很多考核的方法，但是缺乏了總體的參考標準同時也不容易在組織的總體發展戰略下去衡量個體成績。圖譜管理體系恰恰很好的解決了這個問題，通過恰當的績效考核工具輔以圖譜管理系統就可以比較清晰的解決這個問題。

有了這個管理體系，管理部門就可以從一張事先準備好的圖譜上，看到組織的核心價值理念，看到組織系統、架構、功能看到計劃執行的進展情況，每個個體可以清楚了解自己所在管理結構中的位置和任務，并可以調動的資源及相關聯部門任務，采取一切必要行動管理的核心任務能按時完成。同時，最大限度的避免了組織管理者一換成了組織的理念換、制度換。因此采用圖譜管理體系可以使組織各個層級換人的成本降到一個比較低的水平。圖譜管理可廣泛應用于政府管理、企業管理、大學管理、以及各種具體項目管理。

[1]張樹良，冷伏海.基于文獻的知識發現的應用進展研究[J].情報學報，2006，(6).

[2]加菲爾德(美)著，侯漢清等譯.引文索引法的理論及應用[M].北京:北京圖書館出版社，2004.