醫學院校實驗試劑耗材用品管理的實踐

趙志強, 王 喆, 鄭 麗, 吳 兵

(首都醫科大學 設備與實驗室管理處, 北京 100069)

資產管理

醫學院校實驗試劑耗材用品管理的實踐

趙志強, 王 喆, 鄭 麗, 吳 兵

(首都醫科大學 設備與實驗室管理處, 北京 100069)

醫學院校實驗試劑耗材用品具有品目多、數量多、類型雜的特點,也是目前醫學院校資產管理的相對薄弱部分。實驗試劑耗材用品使用管理的好壞,將直接影響教學科研相關工作的正常開展。從醫學院校實驗試劑耗材用品的管理范疇及管理標準、流程規范、信息公開等方面進行了分析,并在工作中進行了富有成效的實踐。

試劑耗材； 管理模式； 創新實踐

實驗試劑耗材用品是保障醫學院校教學科研工作順利開展的重要物質基礎。隨著醫學院校教學改革的不斷深入和科學研究的快速發展,實驗試劑耗材用品的需求量越來越大,隨之而來的管理問題也日益凸顯。我校對實驗試劑耗材用品實施有效管理,建立規范、有序、高效的實驗試劑耗材用品管理模式，并進行了富有成效的探索與實踐。

1 更新觀念,強化職能

隨著教學科研工作的迅猛發展,學校實驗試劑耗材用品的使用量已經由2009年的2 980.94萬元,增加到2014年的9 682.71萬元,5年間共計使用33 433.36萬元。能否及時有效、保質保量地做好實驗試劑耗材用品供應管理工作,直接關系到學校教學、科研以及日常工作的順利進行。

作為高校資產構成重要內容的實驗試劑耗材用品的管理,已經引起學校管理層面的高度重視,也已成為體現醫學院校設備物資管理部門技術保障、服務質量、工作效率以及管理水平的一個綜合指標[1]。

1.1 重新認識實驗試劑耗材用品管理工作

為學校一線教學科研工作提供高效的服務保障和有力的技術支持是學校設備物資管理部門管理與服務職能的重要體現,也是我校設備物資管理部門的一貫工作目標[2]。實驗試劑耗材用品的管理工作與學校的教學、科研和行政辦公等各項工作都有著密切的聯系,是保證學校各項工作順利開展的重要物質基礎。由于醫學院校的學科特點,實驗試劑耗材用品占了很大比例,這也給學校設備物資管理部門的工作提出了更高的要求[3]。結合實際工作需求,我校確立了“規范運行、服務保障、提高效率、體現效益”的實驗試劑耗材用品管理理念,以便更好地發揮管理與服務職能,為學?？焖侔l展服務。

1.2 重新定位實驗試劑耗材用品管理職能

學校層面高度重視,確定職能、解決編制,決定由設備與實驗室管理處的供應中心(下稱供應中心)集中統一負責全校所有實驗試劑耗材用品的保障供應管理，同固定資產一樣作為學校資產的重要組成部分,加強對實驗試劑耗材用品的管理服務工作[4]。供應中心相關工作連續幾年列入學校黨政工作要點,從學校層面予以高度關注和重視,并在人員編制配備、崗位職級設定、運行機制建設、財務及相關部門配合等方面給予了足夠支持。

2 明確標準,實行分類管理

管理制度的規范化是實施有效管理的前提[5]。針對醫學院校實驗試劑耗材用品的使用特點,我校按照試劑耗材用品購置管理和實驗辦公用品領用管理兩大類分別管理。

2.1 實驗辦公用品領用管理

對于數量較大、使用集中的實驗辦公用品實行學校集中采購、用戶分散領用的管理模式,主要包括普通用品、按需領用品、管控用品、嚴控用品、實驗氣體、液氮、液氦、純水、集中配置用品等。

其中管控用品是指包含麻醉藥品、精神藥品和放射源、化學毒劑、劇毒品、易制毒化學品等國家嚴格管控的物品[6]。在這類物品的管理方式上必須以安全第一,嚴格管理。實施網絡管理平臺訂單申請和訂單說明審批并行的模式,強化使用審核管理。采用針對“全生命周期”的全過程管理,切實保障使用安全[7]。

2.2 試劑耗材用品購置管理

對于教學科研活動中需要的試劑耗材用品,實行學校進行年度公開招標遴選、供應商遴選入圍、用戶分散采購、三方共同驗收、供應中心統一結算的管理運行機制,主要包括試劑、藥品及各種材料(高值與低值)。

3 規范流程,重視過程管理

當前醫學院校的發展由擴充規模的外延發展轉變為重質量、重管理的內涵式發展的過程中,作為資產構成重要部分的實驗試劑耗材用品的管理必須在管理理念和運行機制上給予足夠的重視[8]。

3.1 梳理工作環節,完善工作流程

隨著醫學院校科研水平的不斷提高,實驗試劑耗材用品品種越來越多。根據該項工作的實際特點,對其管理采取以流程管理為核心的管理模式,構建基于招標遴選入圍、學校統一管理、用戶分散采購、學校嚴格驗收和集中結算的試劑耗材管理平臺[9]。對實驗試劑耗材用品管理過程中的所有工作環節和具體實施步驟進行重新梳理,著重加強購置、驗收等關鍵環節的管理,完善管理工作機制,理順購置、入庫、出庫、使用之間的關系。工作流程更加科學與規范,形成系統連續、動態實時、全過程可追溯的工作管理閉環[10]。

3.2 公開招標,實行定點供應商供貨

根據《中華人民共和國政府采購法》及北京市財政局、市教委相關工作要求,學校的實驗試劑耗材用品采購依據政府采購流程組織公開招標,遴選資質合格的供應商作為學校年度定點供應商,為學校提供實驗試劑耗材用品的供應服務。利用學校構建的實驗試劑耗材用品網絡管理平臺公布中標定點供應商的基本情況及經營范圍,建立產品信息庫,實施網絡動態管理[4]。遴選標準主要有:供應商必須具有合法經營資格；承諾保證產品質量；承諾提供優質的服務；承擔相應的違約責任等。這種采購方式將競爭機制引入到購置過程,將各項目負責人分散的實驗試劑耗材用品購置納入學校統一管理,兼顧了購置的自主性、靈活性及管理的規范性、公正性[11]。

4 信息公開,實現痕跡管理

全過程的信息公開是保障實驗試劑耗材用品的購置公平、公正以及提高效率與效益的有效方式。所有實驗試劑耗材用品的購置及管理環節均通過網絡管理平臺完成；所有定點供應商和產品的信息均在網上公開,可供實時查詢；管理人員對各工作流程的操作記錄,如訂單操作、資金結算以及驗收管理等均可在網上實時查詢。充分利用流程管理方法將各工作環節科學有序銜接,確保學校經費的使用安全與有效[12]。

基于網絡管理平臺下的實驗試劑耗材用品采購為供應商提供最大限度的公平競爭機會,全過程在廣大師生及財務、審計、紀檢等職能管理部門的監督下進行,增加了購置過程的透明度,努力做到“陽光采購”。實驗試劑耗材用品管理平臺的開發應用,可實時進行信息查詢,有效鏈接各業務操作環節,形成完整的工作信息鏈條,提高實驗試劑耗材用品購置效率,實現全工作流程的規范與高效[13]。

同時也有效發揮了資源集中的優勢,構建了實時、迅速的信息溝通渠道。定點供應商可以利用管理平臺進行各類新產品及功能展示,項目負責人可以很方便地獲得所有供應商的各類信息,提供更大的選擇與比較空間,選擇更好的產品、更優的服務與更低的價格。

5 強化服務,體現效能管理

強化對實驗試劑耗材用品管理的最終目標是為學校的教學科研工作提供優質服務。本著“規范管理,減少環節,方便師生,注重效率”的原則,從采購方式到驗收機制,再到財務結算的各個環節,都體現出寓管理于服務之中的工作理念。項目負責人可隨時利用網絡管理平臺選購所需的實驗試劑耗材用品,查詢相關購置進程,并只需網上確認并提供經費來源即可由管理人員集中辦理財務結算手續。把項目負責人從繁瑣的行政事務中解脫出來,將更多的時間投入到教學科研一線工作中。

將選擇權交給項目負責人,充分利用市場機制中的價格機制、供求機制和競爭機制,提高經費的執行效率和使用效益。依托網絡管理平臺實現全部工作信息共享,通過對實驗試劑耗材用品使用的全過程管理,實現項目負責人、采購執行人的信息共享、公開和透明,實現全過程的內控與外部監督并行,切實保證經費的使用效益。

6 結束語

我校物資設備管理部門在實驗試劑耗材用品管理方面工作起步較早,經過近年來不斷的工作實踐,在對實驗試劑耗材用品管理工作的管理模式、運行機制等方面進行了富有成效的探索與實踐。但我們也清楚地認識到這將是一項長效機制,需要我們不斷總結、提高和完善。定期地、系統地對管理運行機制的符合性和有效性進行梳理、分析和評價,及時發現工作中的薄弱環節及可能出現的問題,提出改進和優化意見,以便不斷完善運行機制,推動醫學院校物資管理水平的持續提高。

References)

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[5] 毛程連.國有資產管理學[M].上海：復旦大學出版社,2005.

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Practices of experimental reagents and consumable supplies management in medical universities

Zhao Zhiqiang, Wang Zhe, Zheng Li, Wu Bing

(Department of Equipment and Laboratory Management, Capital Medical University, Beijing 100069, China)

Medical university experimental reagents and consumable supplies have the characteristics of variety, quantity, and type complex. It is also a relatively weak part of the current assets management in medical universities. The management of experimental reagents and consumable supplies will directly affect the normal work of teaching and research. This article analyzes and researches the management of experimental reagents and consumable supplies from the standard management category, process normalization, information publication, etc., in medical universities. And a productive practice is carried on in working.

reagents and consumables; management mode; innovative practice

2015- 05- 20

趙志強(1979—)，男，山西太原, 工學博士, 副研究員, 副處長, 從事設備與實驗室管理.

G474

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1002-4956(2015)8- 0234- 02