材料、易耗品與低值耐用品信息化管理與實踐

劉 琦，張繼霞，蘭 山，彭紹春，史天貴

（北京理工大學實驗室與設備管理處，北京 100081）

材料、易耗品與低值耐用品信息化管理與實踐

劉 琦，張繼霞，蘭 山，彭紹春，史天貴

（北京理工大學實驗室與設備管理處，北京 100081）

材料、易耗品與低值耐用品具有數量廣、種類雜、批次多、價值低等特點，管理相對復雜。通過建設信息系統實現對材料、易耗品與低值耐用品的統一登記和管理，建立電子賬目，提高了管理效率和管理水平。

材料；易耗品；低值耐用品；信息化；管理實踐

材料、易耗品與低值耐用品是實驗室用于教學科研、培育人才的重要物資和物質基礎，但由于其數量眾多、種類繁雜、易于損壞、價值涵蓋寬等特點［1－2］，相對于貴重的儀器設備，實驗室對這類物資的管理較為薄弱。為規范采購行為，提高對材料、易耗品與低值耐用品的管理水平，我校以規范化管理為導向，借助信息技術手段，建立信息系統解決其管理問題。

1 材料、易耗品與低值耐用品管理情況及問題

材料指一次性使用后即消耗或不能復原的物資［3］；易耗品指使用年限一般不超過1年或不能獨立使用的元件、器件和配件；低值耐用品指使用年限通常超過1年且單價不超過固定資產標準的器具［4］。在對材料、易耗品與低值耐用品實行信息化管理前，教職工根據需求制定采購計劃并自行采購，采購完成后，填寫紙質驗收單到實驗室與設備管理處審核入庫。在此過程中，存在以下問題：

（1）購買與處置隨意性強，處于無序管理狀態。材料、易耗品與低值耐用品散、小、易損、購買批次多，且無賬可查、無賬可對，因此統計、清查困難［5］，管理無序，容易發生丟失和重復購置等情況。

（2）賬目不清，無法掌握管理運行狀況。近年來材料、易耗品與低值耐用品采購數量和金額逐年攀升，但由于材料、易耗品與低值耐用品管理工作的復雜性，沒有臺賬便無法準確掌握其采購和管理中的情況，缺少管理工作持續改進的依據，導致管理水平不高。

（3）采購審批耗時耗力。小批量、多批次是教工自行購置材料、易耗品與低值耐用品的顯著特征。由于每次驗收入庫需要到實驗室與設備管理處審核蓋章，一方面造成領用人耗費大量時間和精力奔波在蓋章路上，擠占不少科研、教學和行政辦公的時間，尤其是因填寫不規范、不準確往返修改多次的情況時有發生；另一方面，大量的、不定時的審核蓋章造成管理人員管理工作的碎片化，很難系統地總結和改進管理中的問題，管理效率底下。

（4）涉危品驗收審核不細容易造成實驗室安全隱患。材料、易耗品與低值耐用品驗收審核數量很大，當面審核壓力不小，篩查和甄別出所有危險材料、有毒化學試劑等涉危品，導致部分涉危品沒有按要求的程序驗收入庫，增大了涉危品監督、管理的難度，造成不必要的實驗室安全隱患［6－7］。

基于網絡的信息管理系統不僅可以實現數據的記錄和查詢，也可以實現對數據的統計分析，縮小時間空間的距離［8］。我校通過建立材料、易耗品與低值耐用品管理系統，實現分散采購、集中驗收入庫，極大地克服了材料、易耗品與低值耐用品管理中存在的問題。

2 材料、易耗品與低值耐用品管理系統設計

我校材料、易耗品與低值耐用品管理系統可以分為登記與打印、審核與管理、統計與查詢3個功能模塊。

2．1 登記與打印模塊

登記模塊有3個接入口，分別是材料與易耗品登記、低值耐用品登記和加工費登記。作為一次性投入的材料和使用時間相對較短的易耗品在管理上有相似處，故將其作為一個登記入口；高校教學科研過程中常有外攜加工的器件等，最后產品既有可能是固定資產，也有可能是材料、易耗品或低值耐用品，在甄別和管理方面有一定區別，將其單獨登記有助于防止資產流失和提高管理效率。

分類管理是進行科學管理的有效手段［9］。材料、易耗品與低值耐用品分為玻璃容器、化學試劑、五金材料、低值儀器儀表等18個品類，用戶需將登記物品對應到具體的分類中［10］。為解決網上審核信息不對稱的問題，登記模塊設計有附件上傳功能，物品名稱不明確或成批物品需上傳合同、發票或明細。審核通過的單據會形成防偽電子水印章，通過在線打印功能可直接打印入庫單后到財務報賬。

對于另外一種特殊類型設備，即通過自行購置配件、低值品后形成的自制設備，專門開辟專用登記入口，將購置的器件與最終的成型設備關聯在一起。既提高了對自制設備的管理水平，明晰了賬目，也有效防止了資產流失。

2．2 審核與管理模塊

管理員對提交單據的全部內容認真審查后，可一鍵審核通過，若出現信息模糊、錯誤或該建固定資產等情況，將單據退回的同時需附上原因，用戶可根據退回原因重新修改單據。

單據數量很大，難免會出現一些錯誤，系統設計了對單據的刪改功能，及時對個別錯誤的單據進行修正。但每次操作均會要求記錄修改原因并留下痕跡，方便日后查詢和對照。

2．3 統計與查詢模塊

為提高賬目管理和分析水平，系統設計了包括物品名、類別、金額、領用部門、領用人等幾乎涵蓋所有字段的綜合查詢系統，并對查詢的結果以柱狀圖、餅圖等形式輸出統計結果，直觀的統計方式大大提高了管理人員對賬目的掌握情況和分析能力。

3 管理提升與效果

材料、易耗品與低值耐用品管理系統的投入使用，減輕了教工和管理人員的工作壓力和負擔，也使材料、易耗品與低值耐用品的管理效率和水平大為提高，具體體現在以下幾個方面：

（1）建立賬目，掌握管理運行情況。一是為學校管理部門建立了材料、易耗品與低值耐用品的采購賬目，通過對采購數據的統計和分析，可以掌握不同類別物資的采購和管理運行情況，及時發現管理中出現的問題，為工作的改進提供支撐。二是為教工建立了賬目，方便領用人隨時查詢歷史采購信息，有助于實現集約化和精益化管理，減少重復購置和浪費［11］。

（2）提高管理效率，促進工作持續改進。通過管理系統，管理人員集中審核、驗收入庫的申請單，一鍵審核、批量審核、單據退回等簡單操作極大解放了管理員，降低了當面審核導致的管理工作碎片化，有利于系統地對管理工作進行思考和改進，提高了工作效率和管理水平。

（3）提高審核效率，節約審核時間。利用網上登記，進一步轉變服務理念，提高服務水平。教工通過系統打印驗收單或者根據退回原因進行修改，無需再將大量時間浪費在審核蓋章的路上，有利于教工更專注于教學、科研、管理等工作。

（4）規范管理程序，消除實驗室安全隱患。網上登記結合明細或發票電子附件，管理人員更容易辨別存在的不當入庫行為，如將部分有毒試劑等涉危品、固定資產等按普通材料、易耗品與低值耐用品入庫等。一經發現，將要求其嚴格按照涉危品及其他相應管理程序建賬，防止涉危品游離于學校的監督、管理之外，消除實驗室安全隱患。

4 結束語

信息化是提高管理水平的重要途徑。材料、易耗品與低值耐用品管理系統上線后，明晰了賬目，規范了管理，管理效率和效果明顯提升，也方便了教職工。

（References）

［1］梁曉鋒，劉科財．高校低值易耗品管理的問題與對策［J］．科技信息，2008（31）：569．

［2］譚祖印，張尚坤，譚敏，等．低值易耗品定點采購及信息化管理［J］．實驗科學與技術，2014，12（3）：163－164．

［3］同濟大學生產設備處．材料和低值易耗品的管理［J］．研究與探索，1982（00）：86－88．［4］榮偉．固定資產和低值易耗品的界定及管理［J］．商業經濟，2010（7）：43－44．

［5］胡愛民．低值易耗品管理清產核資中不可忽視的問題［J］．知識經濟，2014（19）：100．

［6］何麗爛，區炳慶．淺談高校實驗室低值品和固定資產的管理［J］．中山大學學報論叢，2005，25（4）：474－475．

［7］唐清華，姜華．化學實驗室材料低值易耗品實行精益管理的可行性探討［J］．實驗室研究與探索，2012，31（5）：203－205．

［8］王喆．基于管理機制改革的高校低值易耗品創新運行模式的研究與實踐［J］．中國現代教育裝備，2012（21）：19－21．

［9］王曉勇．淺議加強高校實驗室低值易耗品管理［J］．科技信息，2010（25）：572．

［10］沈大棟，孟紅，馬秀莉．材料、易耗品、低值品的計算機管理系統［J］．實驗技術與管理，1991，8（3）：5－8．

［11］李宗樂．利用信息化手段優化企業低值易耗品管理探討：以JY公司ERP為例［J］．行政事業資產與財務，2013（24）：172－173．

［12］吳兵，王喆．低值易耗品的超市化和信息化管理模式探索［J］．實驗技術與管理，2012，29（7）：205－208．

Informatization management and practice of materials，consumables and low－value durables

Liu Qi，Zhang Jixia，Lan Shan，Peng Shaochun，Shi Tiangui
（Laboratory ＆Equipment Management Department，Beijing Institute of Technology，Beijing 100081，China）

Materials，consumables and low－value durables have some characteristics such as numerous，large categories and batches with low value，and the management is relatively complex．The complete of information system of materials，consumables and low－value durables leads to implement the unified registration and management and through setting up electronic accounts，the management efficiency and level are improved．

material；consumable；low－value durable；informatization；management practice

G647

B

1002－4956（2015）3－0250－02

2014－09－08 修改日期：2015－01－22

劉琦（1988—），男，山東壽光，碩士，研究實習員，主要從事實驗室與設備管理．

E－mail：ssclq＠bit．edu．cn