淺談如何做好項目部辦公室的行政管理工作

王婷婷，周奕紅

(中國水利水電第七工程局有限公司第一分局，四川彭山 620860)

淺談如何做好項目部辦公室的行政管理工作

王婷婷，周奕紅

(中國水利水電第七工程局有限公司第一分局，四川彭山 620860)

對于一個單位來說，辦公室的設置相當于維持機器運轉的零部件。單獨零部件的運行情況、各個零部件之間的磨合情況決定著企業這部機器的最終運轉情況。為了更好地維持企業的運轉，就必須加強對辦公室的管理，因此，如何做好辦公室的行政管理工作就顯得尤為重要。介紹了做好項目部辦公室的行政管理工作的幾點體會。

項目部辦公室;行政管理;工作

1 項目部辦公室行政管理工作的內容

項目部辦公室的行政管理工作在單位中因其所處的特殊位置和工作性質決定了其具有眾多職能，其中行政管理工作和服務是其最基本的職能，是保證一個單位日常工作正常運行的基礎。因此，無論任何單位，均需務必明確辦公室的行政管理與服務的職能要求，優化辦公室的行政管理體系和工作運行機制，提高其管理和服務的能力與水平。項目部辦公室行政管理人員的主要工作內容包括以下幾點:

(1)做好辦公用品及日常用品的采購、發放管理工作。月末，辦公室要根據其他部門的采購計劃及庫存情況，并根據相關規定作適當儲備以備不時之需，收集好各部門的采購計劃并根據相關規定核算好價格后及時保質、保量地采購辦公用品和日常用品。所采購的物品應當定價定點，保證質優價廉。要作好物品出入庫登記工作，確保帳、物相符。

(2)做好各部門基礎設備、設施的維修管理工作。辦公室根據有關部門的維修要求，負責協調或外請技術人員進行維修并對維修全過程進行控制;各部門對維修質量進行監督、確認。對于所有維修，要求做好記錄、跟蹤維護結果及完成狀態;對未按要求完成的維修事項，及時了解情況并報告相關負責人。

(3)做好文件檔案的歸檔管理工作。根據不同種類檔案的特點，做好系統編目、使用、傳閱控制、分類存放等工作，定期收集各類文件資料并將其整理立卷歸檔。對于各部門往來的備忘錄、文檔、資料等，按類別、內容、時間順序等存檔管理。

(4)做好文件資料的收發、報送管理工作。對于文件資料的收發、報送均需在登記薄上作好詳細登記、記錄，及時將各類信息(通知、文件)上傳下達，特別是對于各類上級單位信息應在登記后及時傳遞給相關部門。

(5)做好會議管理工作。會議管理包括會前準備、會中服務、會后文件下發及問題跟蹤工作。

(6)做好公章管理工作。公章管理必須嚴格審批手續，應堅持“先批準、后用章”的原則，使用公章事宜須報單位一把手批準后用章。嚴格實施用章登記制度，要求用章人員認真填寫《用印登記表》，登記內容包括:編號、時間、用章單位或人員、用章事由(或文件名)、文件字號、用章數量等，嚴格控制將公章帶出單位外使用。對于確因工作需要將公章帶出使用時，須經主要領導批準，并由印章專管人員攜帶外出使用。

2 做好項目部辦公室行政管理工作的做法

2．1 明確項目部辦公室行政管理和服務的職能要求，是開展項目部辦公室工作的基礎

(1)全面熟悉和掌握本單位的情況。

做好項目部辦公室行政管理和服務工作的前提是要全面熟悉和掌握本單位的情況，對本單位的組織機構、部門職責、人員構成、分工等基本情況要熟悉。只有掌握了項目中各個部門的信息，對各個部門的工作職責、工作重點、所需支持有充分的了解，才能保證后期工作的開展。

(2)保證工作的落實。

項目部辦公室要將后勤服務保障職能列入到日常工作中，要加強對工作環境、安保、食堂的管理并進行監督，收集員工建議，通過有效途徑進行改善，為員工提供較為良好的生活、工作環境，提高保障的質量。眾所周知，項目部辦公室的日常事務處理工作雜而亂、涉及面廣、大小事情多，并且很多事務具有不確定性，如臨時出現的工作會給當日計劃工作帶來很大的干擾，這時就需擇其輕重進行處理。項目部辦公室的工作人員要及時執行上級交辦的事務，優先完成領導交辦的各類事務;對于規定時限內完成不了的事務，應向領導說明其原因，并盡力盡快完成，最終將完成結果向領導匯報。總之，辦公室屬于項目部的服務保障部門，是為其他部門服務的，因此，也要協助其他部門處理不涉及本部門的日常事務。項目部辦公室的工作人員要以服務為理念，細心為指導，才會將各項工作做到實處;否則將會影響到項目的正常工作秩序，甚至會影響項目部的經營活動。

2．2 規范項目部辦公室行政管理和服務的方式，建立科學的管理體系

無規矩不成方圓。在項目部辦公室的行政管理工作中必須明確工作標準、規范工作程序、優化管理體系，這是提高工作效率和加強項目部辦公室效能建設的必然要求。項目部辦公室行政管理中的科學管理體系的建立可以從以下三方面開展。

(1)確立工作標準，推進管理和服務的標準化。

項目部辦公室作為一個單位的龍頭機構，應大力推進管理服務工作的標準化建設，即要把項目部辦公室的工作梳理出來，如文件處理、會議安排、檔案管理等，對每項工作建立標準、規定及要求，明確分工。

對于工作周期比較長、收效比較慢的工作，無法短時間內對其工作成果進行估量，就需制定詳細的工作計劃，將長遠的計劃分解成各個階段的小計劃，制定小的工作目標，對每個階段的成果進行估量，一步一個腳印，才能確保所制訂的工作計劃得以實施，才會實現最終的工作目標。

(2)建立管理流程，推進管理和服務體系的科學化。

第一，要結合部門實際，設立崗位責任制，進一步明確崗位的責權利;第二，要對每個事項確定工作流程，堅持按流程辦事;第三，要嚴格按照實效、動態等原則要求對崗位目標進行分解、優化;第四，要結合實際，制定不同崗位人員工作的考核內容、標準，不斷完善考核的程序和辦法。

筆者以單位文件呈報制度為例進行闡述。各部門對于接收到的文件應統一先交給辦公室人員，辦公室人員將其交至部門負責人處，由部門負責人批注處理意見，再由辦公室人員上報項目經理處并根據批示下發各部門。該制度的實行，避免了文件處理的混亂，大大提高了工作效率。

(3)發揮協調和督辦作用，保證整體工作務實高效運轉。

協調和督辦貫穿于辦公室工作的各個方面，只有將各方面的情況綜合好、關系協調好、工作協調督辦好，才會促進單位工作務實高效的運轉。

發揮項目部辦公室的協調和督辦作用要做到以下幾點:①要牢固樹立大局意識和服務意識，從高處著眼，于細節著手;②要注意原則性與靈活性的有機統一，要有原則而不呆板，要靈活而不散漫;③要加強對內、對外的協調，努力做到寓溝通、協調于聯系之中，確保信息的暢通;④要增強督辦工作的主動性，及時督促有關部門按規定要求和時限貫徹工作落實情況，并注意發現工作落實過程中出現的新情況、新問題，提出解決問題和完善決策的建議。

2．3 加強項目部辦公室人員綜合素質的培養，提升其管理和服務的能力和水平

在項目部辦公室的行政管理工作中，有了科學的管理體系這項“規矩”，接下來就需要執行“規矩”的人，也就到了項目部辦公室職工發揮作用的時刻。項目部辦公室在提高部門單位行政工作質量和效率等方面擔負著重要責任，這就要求項目部辦公室人員必須具有更高的政治覺悟、更強的奉獻精神、更精的業務本領和更嚴的紀律觀念。為此，項目部辦公室的職工要不斷加強自身建設，提高綜合素質。

(1)加強學習。

除了自覺進行自我學習外，還要充分利用公司提供的各種學習機會。公司每年均會為員工提供各項提升職業技能的培訓。

(2)強化服務理念。

必須明確項目部辦公室的服務立場，樹立良好的工作態度，擺正工作位置，把管理寓于服務之中，把提供優質服務作為管理工作的首要任務。

(3)弘揚協作精神。

辦公室人員雖然各有分工，但對外是一個整體。因此，一定要加強協作，強化團隊意識，做到“人人有事管，事事有人管”，互相幫助，齊心協力提高項目部辦公室的整體管理能力。協作精神的培養是一個循序漸進的過程，要明確每一項工作的正常開展都離不開各個部門、各個工作人員的積極協作，一定要做好1+1＞2的事。

2．4 爭取領導支持，為發揮項目部辦公室管理和服務的職能作用創造條件

充分發揮項目部辦公室行政管理和服務的職能作用，不僅要靠項目部辦公室人員的努力，還要得到單位領導的關心和支持。項目部辦公室各項工作的開展，需要項目部各個部門的支持與協調。但項目部領導對辦公室工作的肯定是最直接的支持，將更有利于工作的開展。

(1)善于溝通。

溝通是各級間解決問題的橋梁。項目部辦公室的人員要具備良好的溝通能力，準確地傳遞信息，準確地吸收信息，能夠與領導進行無障礙的交流，讓領導充分了解工作的內容、工作開展的進度及工作取得的成效等。

(2)學會信息反饋。

讓領導及時掌握工作進度及工作中所需支持，但切記辦公室人員不能濫用這項權利。一定要對問題進行分析后進行呈報，而不要事無巨細，否則將會降低工作開展的效率。

(3)知人善任。

項目領導既要對項目部辦公室人員嚴格要求，又要理解和體諒項目部辦公室的工作人員，應當為他們創造良好的工作環境，使員工從工作中獲取肯定和成就感，員工結構的穩定將有利于員工潛能的開發。

3 結語

筆者認為:在項目部辦公室的行政管理工作中，必須明確辦公室行政管理和服務的職能要求。只有規范辦公室行政管理和服務的方式方法，建立科學的管理體系，提高辦公室人員的綜合素質，提升其管理和服務的能力和水平，爭取領導的重視與支持，才能將辦公室的行政管理工作做到最好。

(責任編輯:李燕輝

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［TU997］;C931．4

B

1001-2184(2015)01-0049-03

王婷婷(1991-)，女，四川成都人，助理工程師，從事市政項目行政管理與財務工作;

周奕紅(1977-)，女，吉林永吉人，會計師，從事市政項目財務、勞資工作．

2014-12-05