高校院級報刊閱覽室管理與建設

姚愔怡

分析了院級資料室與校圖書館之間重訂書刊的現象，究其原因，在于缺乏溝通與協調。闡述了如何建立一套切實可行的圖書資料管理制度，其中包括借閱制度、流通制度以及損失賠償制度，并且要嚴格執行。

高校報刊閱覽室管理建設2013年暑假，我來到安徽師范大學教育科學學院報刊閱覽室，擔任實習資料員，開始了我的20天的暑期社會實踐。閱覽室的工作人員是一名40多歲的副研究館員，筆者的暑期社會實踐就是在這位何老師的指導下進行的。

安徽師范大學教育科學學院報刊閱覽室，是一個擁有30多年歷史的資料室，坐落于安徽師范大學田家炳教育書院大樓。閱覽室面積約兩百平米，有座位20個，擁有期刊160種，過刊530種，近1萬冊，報紙10種，已裝訂過期報紙種類30種，共350本，報刊所涉及專業主要有教育學、心理學和教育技術學。

閱覽室原本是在工作日全天開放，但時值暑假，高溫酷暑，上班時間改為上午2小時，即從9點到11點，下午2小時，即從3點到5點。閱覽室假期開放的服務對象為教育科學學院教師，部分暑期留校的研究生以及函授學員。

一、閱覽室主要工作

1.打掃衛生

每天早晨，來到閱覽室的第一件事便是進行衛生清理，因為只有將閱覽室的環境打造得更整潔，舒適，才能讓讀者有一個更好的閱讀環境，從另一方面而言，優雅美好的工作環境也會讓工作人員以一個美好的心情，更有干勁地去迎接新的一天的到來。所以，打掃閱覽室的衛生這項工作顯得非常簡單與輕松，但是它有著屬于自己的重要意義。具體而言就是，首先，將抹布打濕，抹大桌子和一把把椅子。其次，是用拖把去拖地板。最后，是用雞毛撣撣書架上的灰塵。這便完成了在閱覽室一天工作的第一項。

2.登記報刊雜志

每天早上，都會有工作人員即收發，將新來的報刊雜志送來。資料員要做的便是將新送來的報刊雜志蓋上章，在登記簿上進行記錄，即登記時間和刊名。記錄的工作一定要做好，因為這有助于讀者在浩如煙海的書籍中進行查詢。最后是“上架”，即將報刊雜志逐一放置在各自的位置上，做到一目了然，同樣是為了方便讀者查詢。

3.等候讀者

做完了前兩項工作后，就可以稍作休息，坐在辦公桌旁，等候讀者的來臨。

4.答疑、服務、引導

在等候讀者的過程中，不到一會兒，陸陸續續地便會有讀者來閱覽室看書。很多讀者到閱覽室，會向資料員先咨詢，比如最近哪些刊物上刊登了有關“留守兒童”的話題等等諸如此類的問題。那么，針對此種情況，就要求資料員在平時的工作中，廣泛閱讀，搜集文獻情報，促進自身文化水平的不斷提高，主動向讀者推薦相關報刊期刊，對讀者產生的文獻信息疑問耐心解答。想要成為一名優秀的資料員并非易事，不是很多人想象的那樣只是坐在辦公室里坐班如此而已，優秀的資料員要加強服務讀者，引導讀者的職能，在不斷地為讀者服務的過程中，實際上，自身的水平也獲得了提高。

5.外借復印逐一登記

閱覽室允許讀者外借以及復印，但是需要進行登記。讀者要寫清刊名，借出時間，最后要簽字。同時，函授學員要出示證件，即學生證，將學生證作為抵押。需復印的報刊雜志需當班歸還，同時資料員也會向學生歸還學生證。

6.整理期刊

下班前的半個小時要進行整理，即把放亂的期刊放回原位，將最新的一期放置書架的最外面，以便做到一目了然，方便讀者下次來借閱。

7.整理去年的過刊

打掃衛生；登記報刊雜志；等候讀者；答疑、服務、引導；外借復印逐一登記以及整理期刊，這些均為在閱覽室的日常工作，是每天都必須完成的工作事項。然而，還有一項工作也十分的重要，那就是整理上一年的期刊，身為實習資料員的筆者也幸運地參與了這項工作。首先，要按時間的順序整理這些過刊；其次，是按專業的不同，將不同種類的過刊分門別類進行整理。全部整理好了之后，與裝訂廠的廠長進行溝通，讓裝訂廠的工作人員開車來閱覽室，將過刊運走進行裝訂。由于筆者的暑期社會實踐只有短短20天，所以只是負責了整理與聯系裝訂廠方面的工作，至于后期的登記上架就未有機會參與了。

二、閱覽室存在問題

在擔任實習資料員的期間，筆者也發現了院級資料室存在的一些問題。

1.投入經費不足

由于報刊雜志價格逐年上漲，使得原本購書的經費顯得越發不足，導致閱覽室的藏書有逐年下降的趨勢。可是，另一方面，也存在著院級資料室與校圖書館之間重訂書刊與漏訂書刊的現象。

2.缺乏科學管理

盡管閱覽室制定了圖書借閱管理規范，但仍然有部分教師把對自己教學、科研有用的圖書和期刊放在自己身邊，未及時歸還，甚至越借越多，造成其他教師急需的書刊無法借到，嚴重影響了圖書資料的高效管理。

三、加強閱覽室管理的建議

1.加強溝通協調

對于院級資料室與校圖書館之間重訂書刊的現象，究其原因，在于缺乏溝通與協調。這就使得本身就緊缺的經費未能最大限度發揮其作用，同時，也降低了圖書報刊的利用率。所以，院級資料室與校圖書館之間要加強聯系，雙方協調，了解校圖書館每次的征訂書刊的情況，及時進行調整。

2.加強科學管理

嚴格借閱和管理制度。建立一套切實可行的圖書資料管理制度，其中包括借閱制度、流通制度以及損失賠償制度，并且要嚴格執行。如今是信息時代，要善于運用高科技來進行圖書資料的管理，如開發計算機軟件，可以快速準確地對圖書資料進行編目、編制索引和文摘等。

為期20天的暑期社會實踐，短暫卻又充實，在擔任實習資料員的過程中，可以說是收獲頗多。一方面，資料員每天都是在閱覽室里工作，閱覽室有非常多的藏書，身為一個資料員每天都徜徉在書海之中，可以有博覽群書的機會，所謂“書中自有黃金屋，書中自有顏如玉”，作為一個資料員可以通過不斷地閱讀來開闊視野，獲得源源不斷的寶貴知識。另一方面，閱覽室假期開放的服務對象為教育科學學院教師，部分暑期留校的研究生以及函授學員，筆者在與不同的讀者打交道的過程中，提高了自己的人際交往能力。更重要的是，在炎炎夏日仍然有勤奮的讀者前往閱覽室刻苦學習。在與一些讀者的交談中筆者了解到，某位學生家境貧寒，父親早逝，母親沒有工作，她一直靠助學貸款以及自己帶家教的方式讀完了大學本科，又考上了公費研究生。這樣勵志的故事深深打動了筆者，讓人不禁感慨在優越的環境下念書是何等幸運，同時倍感珍惜。endprint