探析檔案信息管理與知識(shí)管理之融合

高秀紅

摘 要：作為信息社會(huì)眾多信息源中最基礎(chǔ)的部分，檔案信息資源對(duì)推動(dòng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和促進(jìn)科技創(chuàng)新極為重要，其科學(xué)管理和有效使用，對(duì)科學(xué)決策、資源共享、產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、提高效率都產(chǎn)生著積極影響。調(diào)節(jié)檔案信息管理行為，逐步建立起與知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展相適應(yīng)的知識(shí)型檔案管理體系是檔案信息管理工作發(fā)展的迫切要求。

關(guān)鍵詞：檔案；信息管理；知識(shí)管理；融合

1 檔案信息管理與知識(shí)管理融合的必要性

1.1 知識(shí)管理是適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求的必然選擇

“知識(shí)管理”原是基于企業(yè)對(duì)知識(shí)創(chuàng)新需要而發(fā)展起來(lái)的一種管理活動(dòng)或者說(shuō)是管理體制。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識(shí)因素參與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的程度越來(lái)越高，在以提高競(jìng)爭(zhēng)力為目的的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，知識(shí)取向愈加明顯。在此條件下，建立“知識(shí)型”企業(yè)和各類“知識(shí)型”組織是管理活動(dòng)的客觀需求，并逐步成為社會(huì)的共識(shí)。就檔案信息管理而言，其發(fā)展只有融入到知識(shí)經(jīng)濟(jì)中，才能充分發(fā)揮檔案信息的潛在價(jià)值，實(shí)現(xiàn)全方位效益。知識(shí)經(jīng)濟(jì)的顯著特征在于知識(shí)成為最重要的生產(chǎn)要素，因此，將檔案信息價(jià)值上升到知識(shí)層次理應(yīng)成為檔案信息管理活動(dòng)的首要目標(biāo)。

1.2 檔案工作自身的發(fā)展呼喚建構(gòu)知識(shí)資源管理的創(chuàng)新體系

傳統(tǒng)的檔案管理方式以檔案實(shí)體的收集、鑒定、管理、利用等為主，檔案信息的流動(dòng)受到時(shí)空的限制，不利于信息的共享與增值。檔案信息管理機(jī)構(gòu)低效的運(yùn)作方式，落后的管理形式，相對(duì)呆板的服務(wù)機(jī)制，封閉式的、各自為政的管理型職能違背了信息化社會(huì)、知識(shí)經(jīng)濟(jì)形態(tài)中充分利用和開(kāi)發(fā)檔案信息資源的原則，不利于向開(kāi)放式的知識(shí)型檔案管理職能轉(zhuǎn)化，檔案管理在注重檔案實(shí)體管理的同時(shí)，更加關(guān)注檔案信息的管理、檔案信息的流動(dòng)及發(fā)揮檔案信息作為知識(shí)資源的作用，側(cè)重于將知識(shí)從來(lái)源、生產(chǎn)、存儲(chǔ)、整理，到流動(dòng)、傳播、交流，直至學(xué)習(xí)、利用、共享、評(píng)估的一系列過(guò)程，整合成一個(gè)完整的知識(shí)管理體系。

2 檔案信息管理與知識(shí)管理融合的可行性

2.1 從檔案信息屬性的角度分析

檔案均具有知識(shí)屬性，這些知識(shí)主要是顯性知識(shí)，檔案是知識(shí)儲(chǔ)存的一種方式，是人類智慧的一種物態(tài)結(jié)晶。檔案信息管理和知識(shí)管理兩者有共同的資源基礎(chǔ)。檔案信息管理工作針對(duì)的主要是對(duì)文檔這種顯在知識(shí)的管理。

2.2 從知識(shí)管理的現(xiàn)有研究成果分析

知識(shí)管理已經(jīng)有了自己的一套管理理論、技術(shù)與方法，盡管有些還不是十分成熟。一套成熟的管理理論成立主要應(yīng)滿足以下條件：一是實(shí)踐需要，二是有特定的研究對(duì)象，三是有一套自己的研究方法。這些基本條件，知識(shí)管理都已具備。融合知識(shí)管理的思想來(lái)指導(dǎo)檔案信息管理是有理論支持與技術(shù)支持的。

2.3 從檔案信息管理的困境分析

目前，檔案管理陷入了一定的困境，這些困境的外在表現(xiàn)是：伴隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理方式與管理理念越來(lái)越暴露其不足之處，檔案資源利用率低，檔案工作人員工作積極性差，檔案部門(mén)有成為產(chǎn)出低的內(nèi)耗部門(mén)的趨勢(shì)。現(xiàn)實(shí)的困境迫使我們尋找檔案信息事業(yè)發(fā)展的新出路。

2.4 從二者管理的目標(biāo)和動(dòng)機(jī)分析

檔案信息管理工作從總體上來(lái)說(shuō)偏重于“內(nèi)容信息的開(kāi)發(fā)利用”。內(nèi)容信息的開(kāi)發(fā)利用則專門(mén)指向檔案的內(nèi)容信息，其目的和動(dòng)機(jī)是使檔案的內(nèi)容信息在社會(huì)生活中發(fā)生作用，實(shí)現(xiàn)價(jià)值。檔案信息管理無(wú)疑也針對(duì)這一方面，即以信息內(nèi)容的開(kāi)發(fā)為宗旨和方向，為組織的各項(xiàng)工作提供憑證和參考作用。

知識(shí)管理的主要目標(biāo)是管理組織的顯在知識(shí)，發(fā)掘組織的隱含知識(shí)，實(shí)現(xiàn)隱含知識(shí)向顯在知識(shí)的轉(zhuǎn)化，在組織內(nèi)實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享，鼓勵(lì)知識(shí)創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的增值，從而提高組織的競(jìng)爭(zhēng)力。

檔案中蘊(yùn)藏著大量顯性知識(shí)，對(duì)組織的經(jīng)營(yíng)決策、生產(chǎn)管理等都有重要的作用。而且，組織檔案中也蘊(yùn)藏著大量可待開(kāi)發(fā)挖掘的隱含知識(shí)。因此，檔案信息管理工作面臨的問(wèn)題不僅僅是開(kāi)發(fā)檔案的信息內(nèi)容，為各項(xiàng)工作服務(wù)，更為重要的是發(fā)掘檔案中的隱含知識(shí)，將這一部分知識(shí)轉(zhuǎn)換成顯在知識(shí)，實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享和知識(shí)創(chuàng)新。從這個(gè)角度來(lái)說(shuō)，組織的檔案管理和知識(shí)管理具有共同的目的和動(dòng)機(jī)。

知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案信息原有的管理方式已暴露其不足之處，而擁有一套完整理論與管理技術(shù)的知識(shí)管理無(wú)疑為現(xiàn)代化的檔案信息管理指明了出路，是對(duì)傳統(tǒng)檔案信息管理的創(chuàng)新。

3 知識(shí)管理對(duì)檔案信息管理的創(chuàng)新

3.1 知識(shí)管理可以完善檔案信息管理職能

作為一種新的管理思想和方法，知識(shí)管理對(duì)戰(zhàn)略、管理模式、業(yè)務(wù)流程、營(yíng)銷體系、人力資源管理、信息管理等方面都會(huì)產(chǎn)生不同程度的影響。隨著知識(shí)管理的加強(qiáng)及信息技術(shù)的不斷運(yùn)用，檔案信息管理的職能也在發(fā)生相應(yīng)的轉(zhuǎn)變，需要擁有全新的檔案信息管理模式以適應(yīng)這種需要。其職能的根本轉(zhuǎn)變，我們認(rèn)為主要體現(xiàn)在：從過(guò)去對(duì)檔案實(shí)體的管理轉(zhuǎn)向注重對(duì)檔案內(nèi)容即知識(shí)的管理，并強(qiáng)化對(duì)檔案知識(shí)的開(kāi)發(fā)利用，實(shí)施檔案信息管理的智能化服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)資源的共享。這就要求我們要轉(zhuǎn)變觀念，將檔案信息管理真正看成是知識(shí)管理的重要組成部分，在知識(shí)管理的整體要求和規(guī)劃下完善檔案管理職能。職能的轉(zhuǎn)變賦予檔案職業(yè)更新的內(nèi)容，同時(shí)也帶來(lái)檔案人員角色的轉(zhuǎn)變即從檔案實(shí)體保管員轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案知識(shí)管理者、知識(shí)提供者及決策咨詢者。

3.2 知識(shí)管理可以豐富和拓展檔案管理技術(shù)

知識(shí)管理對(duì)檔案管理技術(shù)提出新要求。隨著信息化程度的提高，組織的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)方式正逐漸走向自動(dòng)化、智能化，電子商務(wù)等現(xiàn)代信息技術(shù)的在組織活動(dòng)中的應(yīng)用，導(dǎo)致了大量電子化、數(shù)字化文件的出現(xiàn)，這對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理主要是針對(duì)檔案的實(shí)體化管理，缺乏對(duì)檔案信息資源的深入開(kāi)發(fā)，所以很難適應(yīng)知識(shí)管理及信息化帶來(lái)的挑戰(zhàn)。所以，我們必須積極利用各種信息技術(shù)，開(kāi)發(fā)具有數(shù)據(jù)分析和決策支持功能的。■endprint