大數據背景下高校辦公室信息化建設的思考

趙繼偉

(廣東外語外貿大學黨委辦公室、校長辦公室，廣東廣州510420)

隨著信息時代的到來，互聯網、局域網和自動化辦公系統的開發和應用，行政辦公方式發生了巨大變化。高等教育改革與發展進程也隨著信息化建設不斷加快，信息的處理應用在高校事業發展中發揮著廣泛的作用，信息化建設越來越受到高校行政管理部門的重視。近幾年掀起的“大數據”浪潮，引發了信息時代的新一輪變革，這對高等教育信息化提出了更高的要求，如何利用它們帶來的啟示和機遇，進一步加強高校辦公室信息化建設，提升高校行政辦公效能，是值得深入探討的問題。

1 大數據背景下辦公室信息化的含義

1.1 大數據與高校信息化

“大數據(Big data)”是指無法在一定時間內用常規軟件工具對其內容進行抓取、管理和處理的數據集合，具有大量化(Volume)、多樣化(Variety)和快速化(Velocity)以及需要大規模的處理才能夠凝聚足夠價值(Value)這4個基本特征。高校信息化是通過計算機網絡和信息系統，對學校教育和管理過程中教學、師資、學生、財務、資產、圖書資料等情況進行數字化處理，并加工生成信息資源，以便合理配置學校資源、優化組合教學要素。對于高等學校信息化建設，大數據的出現產生新的機遇和挑戰。一方面，跟高校相關的數據規模增大，比如高校教學、科研各項工作運用計算機及互聯網記錄的大量資料，以及學校師生網絡行為增加所產生的信息，加大了高校信息處理的難度;另一方面，大數據記錄政府和各行業領域產生的海量數據，以及校內師生日常行為信息，對這些信息進行收集、儲存、挖掘、分析可能產生更大的價值，對學校的發展產生巨大的推動作用。

1.2 辦公室信息化建設目標

高校辦公室信息化建設主要是指利用現代信息網絡技術和其他相關技術，改造、完善辦公業務程序，突破時空限制，實現單位各結構和工作流程的優化重組，促進辦公室工作科學、快捷、高效運作，同時利用先進信息處理技術，對教育基礎數據進行整理、加工，分析獲取有效、準確的參考信息，更好地發揮決策服務職能。高校辦公室信息化的程度可分為3個層次:第一是數字化，即數據的電子化，把學生信息、教學資料、師資和財務數據等以一定的格式錄入數據庫，隨時可以查詢和調用;第二是程序化，即流程的電子化，把學校已經規范的流程用辦公軟件固定下來，使得流程所涉及到的工作能夠在一個平臺高效處理;第三是科學化，即對決策的科學支持，通過對原始數據進行科學分析獲得有價值信息，為管理和決策提供參考。大數據技術的開發和運用，正好是辦公室信息化建設加快實現科學化的關鍵。

2 高校辦公室信息化建設的重要意義

2.1 時代發展的必然要求

高校所應用的數據信息具有來源廣泛、需求量大、專業性強等特點，大數據的開發運用為高校信息工作提供新的技術手段，同時，也對高校的信息發展理念、處理模式和運行機制提出更高的要求。高校辦公室作為高校綜合管理、組織協調工作的核心，在高校信息化建設工作中發揮著至關重要的作用，辦公室信息化程度也成為衡量高校管理水平和綜合實力的重要指標。因此，順應信息化發展潮流，更新信息處理方式，加強高校辦公室信息化建設，是提升高校教育整體水平的必然要求，也是實現高等教育現代化目標的應有之意。

2.2 高校自身發展的迫切需要

在現代信息技術的推動下，高等教育領域面對更廣泛的需求、更開放的教學模式、更高效的管理要求等新態勢，高校在深化管理體制改革的過程中也面臨許多新情況新問題。因此，在進行決策時，領導層必須依靠準確、及時、全面的信息材料，才能作出科學的決策。因為大數據時代帶來的是信息資源的極度膨脹，不像以往在網絡上簡單搜索瀏覽，或從資料庫里直接提取就能獲得有用信息。高校辦公室作為高校重要的行政管理部門和信息中心，承擔著對信息進行采集、整理、分析的重任，必須加快信息化建設的步伐，才能滿足高校教育事業發展的需要。

2.3 高校辦公室強化職能的重要手段

從高校辦公室的現狀來看，在原有的基礎上進一步強化科學管理，完善服務功能，是高校辦公室不斷追求的目標。信息化建設對于強化高校辦公室的協調、服務和管理職能具有重要的促進作用，不僅體現在效率的提高、成本的節約上，更重要的是通過信息化建設可以推動信息的科學化管理，促進信息處理流程的革新［1］。目前，大數據技術的應用無疑是辦公室管理者的一把利劍，它帶來的不僅是技術的革新，也帶來了管理思想的變革，高校辦公室必須開拓信息視野，更新信息觀念，以此不斷提升辦公室的整體工作水平。

3 高校辦公室信息化建設存在的問題

3.1 意識不到位，行政人員素質有待提高

在新形勢下，高等學校教育事業的發展要求高校領導層、管理部門、行政人員和廣大師生進一步增強信息意識。然而在現實中，高校部分領導尚未認識到信息技術在科學管理、民主決策等方面的作用，認為信息技術只是處理日常業務的工具，不愿加大對網絡設備、辦公系統等建設的投入，使信息化建設難以得到應有的重視。同時，高校辦公室人員也未能意識到世界信息技術的迅猛發展對辦公自動化等帶來的便利，只滿足于用傳統的辦公模式完成工作，導致自身信息技術知識缺乏，知識更新速度慢，減緩了信息化建設的步伐。

3.2 基礎設施落后，信息管理系統有待完善

辦公室信息化建設需要一定的硬件設施，而大數據等新技術的產生，需要更先進、更快速的信息處理設備。但實際情況是，有的高校服務器系統網絡帶寬窄、容量小，有的網絡管理雖然聯通，但沒有真正運轉起來，利用率低。另外，校園整體的網絡布局一般由信息技術中心負責，主要任務是網絡的設計開發、基礎設施的配置等，但關于辦公室信息化的建設，會存在對整體規劃和管理有認識偏差，無法宏觀把握信息化建設要求的問題［2］。因此，難以形成一體化的信息處理流程和完善的信息服務系統，未能建立起完整的、高效率、高質量的信息自動化系統。

3.3 共享程度低，信息工作制度有待健全

高校辦公室信息化的建設，應該是一項有機的系統工程，但由于各高校在信息化建設方面的投入無法長期持續，導致建設成果缺乏連貫性和兼容性，體現在缺乏必要的全局規劃，沒有建立起全校性的信息處理平臺，信息資源在學校各部門各院系之間無法共享，信息孤島現象嚴重。此外，制度建設上也存在相對滯后的情況。有的高校雖然建立起覆蓋全校的信息網絡，但是因為制度的不健全，加之行政人員信息化辦公意識淡薄或人員出現變動，無法保障信息及時處理，影響了整個辦公系統功能的發揮。

4 大數據背景下高校辦公室信息化應對策略

4.1 重視辦公室信息化建設，建立完善的信息工作機制

一方面，學校領導層應提高對辦公室信息化建設重要性、緊迫性的認識，大數據技術的出現，使信息的準確性和關鍵性的特點更加凸顯，為高校領導層把握高等教育發展規律提供了良好條件。另一方面，必須強化辦公室行政人員的信息化意識，特別是轉變觀念、更新知識、不斷提高計算機操作水平和互聯網等新媒體的應用技能的意識。另外，高校還要建立起健全的規章制度和完善的工作機制，以規范的管理促進信息化建設。首先，需要制定信息收集、整理、傳遞、反饋等規章制度，明確相關部門工作內容、程序和職責;其次，要建立一個以辦公室為中心的，覆蓋全校、縱橫結合的信息網絡，能夠迅速、全面地捕捉信息，并能夠使信息在各單位順暢傳遞;最后，建立信息反饋機制和檔案管理機制，實現對信息工作全過程有效的管理和保存。

4.2 加快信息化基礎設施建設，健全數據信息系統

隨著計算機和網絡技術的不斷發展，推進信息工作的自動化、網絡化、電子化，是實現高校辦公室信息化建設的必然趨勢。一方面，應建設安全、可靠、開放、高效的信息網絡，引入辦公自動化系統，推行電子校務，實現方便快捷的辦公信息發布和查詢，使各部門日常業務工作的規范化、電子化、標準化［3］;另一方面，應積極建立全校性的業務數據運行系統，收集學校各項業務基礎數據，同時合理采集網絡信息資源，充分借助大數據技術對校內外數據資源進行分析，實現信息處理的計算機化、信息分析的精細化、信息存儲的有序化和信息檢索的自動化，實現教育信息資源的交流與共享。

4.3 增強辦公室人員綜合素質，提升信息系統分析能力

在新技術不斷更新的情況下，高校更應重視對辦公室行政人員綜合能力的培養，提升他們的信息素質，提高信息化工作質量。一方面，辦公室人員要增強自身的信息意識，培養信息敏感性和超前意識，在實際工作中發揮主觀能動性，增強對信息的洞察力和反應力;另一方面，高校辦公室應加強對行政人員的信息業務培訓，使其系統地學習最新的信息理論，掌握最先進的信息工作方法和技術，比如掌握Hadoop，HPCC，Greenplum等大數據軟件的應用，切實增強信息搜集、篩選、加工、傳送、反饋等能力。另外，隨著信息規模的不斷擴大和知識體系的縱深發展，高校辦公室必須對信息進行科學、系統的研究，只有組織不同學科背景、不同部門的信息工作者開展多邊協作，建立資源共享、協作攻關的動態合作機制，利用現代化的信息手段進行團隊攻關，才能不斷應對處理信息化建設過程中出現的各種新情況、新問題。

高校辦公室信息化建設從20世紀90年代開始，經過20余年的發展，在基礎設施建設、辦公人員計算機應用能力、辦公模式轉變等方面均有跨越式的發展。但是，隨著科學技術的快速更新換代，高校辦公室信息化建設出現不平衡的現象。高校辦公室應主動適應信息時代的發展要求，積極采用現代化的信息技術和手段，通過增強信息化意識，完善信息網絡，運用辦公自動化系統等，提升辦公室信息化水平，充分發揮綜合管理和信息服務的職能，促進高等教育事業的科學發展。

［1］曾祥能，陳廉芳.高校辦公室信息化建設探析［J］.洛陽師范學院學報，2009，28(5):140－142.

［2］李麗，王衛紅.加強高校辦公室信息化建設的探析［J］.農業網絡信息，2011(8):122－123.

［3］曹蕾，林玉華.淺談高校辦公室的信息化建設［J］.科技信息，2009(17):83.