當檔案遇上大數據——跨部門檔案信息共享的實踐與思考

劉新民

（南京市檔案局科技處，江蘇南京，210019）

檔案學的發展歷程告訴我們，每一次新技術的革新都必然影響檔案學的發展。計算機技術、網絡技術及云技術等等，無一不為檔案事業帶來新的增長。時下，當檔案遇上大數據時，我們既要豐富我們對檔案工作的認識，更要應對大數據給我們帶來的沖擊和對大數據的未來有充分的認識。

大數據可以用“一種資源（Source)、一種理念（Idea）、一種應用（Application)”來概括。一種“資源”是大數據本身的物性，即以二進制形式記錄的磁性載體的可以被識別和處理的有用的代碼，海量數據是對大數據最基本的認識，但數據資源的價值和利用形式具有深遠的意義。一種“理念”是指大數據活動中的一種觀念或邏輯思維，是對數據資源價值實現形式的價值觀和方法論的革新。一種“應用”是指由于大數據處理需求而產生的各種技術、基礎設施平臺，以及以大數據為基礎的人類活動和產品，直接體現了大數據的社會價值。

我們將檔案信息通過應用系統或平臺為社會政治、經濟發展服務及為廣大百姓服務的過程與大數據的特性進行比較，可以得出的結論是檔案數據完全具備了大數據的“一種資源、一種理念和一種應用”特性。那么，我們是否可以認為，檔案數據是大數據的組成部分，或大數據包括檔案數據；檔案數據不融入大數據，就不能成為大檔案；大數據中沒有檔案數據，那也不稱不上大數據，檔案數據是大數據不可或缺的部分。

一、跨部門檔案信息共享的實踐

近期國務院常務會提出“運用互聯網和大數據加強橫向聯系，讓數據多跑路，群眾少跑腿?！睘榱隧憫獓鴦赵旱某珜?，結合對目前社會百姓對檔案信息需求熱點的分析，南京市檔案局擬開展檔案部門與民政部門的婚姻登記檔案信息跨部門共享服務。目的就是要有效利用互聯網和大數據的優勢，為社會百姓提供便捷、準確的服務。也就是利用互聯網技術，消滅信息孤島，使掌握在政府部門的各類信息（數據），通過信息（數據）的整合與挖掘，及時、準確地為政府行使職能作支撐，為百姓享受政府提供的社會福利作保障。

運用互聯網加強橫向聯系，構建大數據背景下的大檔案，方向是對的，目的是好的，但重要的是確保我們的行為有法可依、有法必依。為此，我們查閱了1984年至2012年110個國家部委、省市級的有關政務信息共享和信息系統中個人信息利用保護的相關法律法規。其中多部法律法規都提及了“信息共享”，但涉及共享范圍、內容、條件和要求等具體條款的就比較原則，相對共享信息的條款，對個人信息保護的要求條款則比較具體和詳細。

通過查閱分析，我們認為北京市自2001年至2009年連續出臺的《北京市黨政機關網絡與信息安全管理辦法》（2001年）、《關于加強數字化管理加快電子政務建設的通知》（2005年）、《關于加強政務信息資源共享工作的若干意見》（2005年）、《北京市公共服務網絡與信息系統安全管理規定》（2005年）、《北京市信息安全等級保護管理辦法（試行）》（2006年）、《北京市信息化促進條例》（2007年）、《北京市市級信息系統升級改造項目管理辦法（試行）》（2007年）和《北京市法人基礎信息數據庫管理辦法（試行）》（2009年）等一系列條例和規定，可以作為我們開展檔案與民政部門間信息共享的依據和參考。據此，我們做了積極探索。

1.制定跨部門信息（數據）共享工作的原則。加強管理，創新機制，堅持需求導向、急用先行。建立信息（數據）采集、使用、共享機制，通過信息化技術手段實現對信息資源的管理和共享。緊密結合當前決策支持、城市管理、公共服務等重點工作的急需，加快信息資源建設和共享。目前，在南京市檔案館的檔案信息中積累了大量的涉及民政部門的政務信息，如婚姻登記、收養登記、傷殘撫恤、服役登記等等，這些信息雖然年代較遠，但其中包含的歷史信息不僅對民政部門擬定新政策和開展歷史研究有著重要的參考價值，更為百姓開展生產、生活有著重要的參考作用。經過分析，我們選擇了優先實施婚姻登記檔案信息的共享。我們還將本著急用優先的原則，分階段、分步驟地實現不同主題信息資源的共建和共享。

2.規劃跨部門信息（數據）共享的路徑。充分利用各部門已建立的市級業務系統及網絡，通過先進的互聯網技術實現跨部門跨系統的互通互聯。南京市檔案系統已建立了聯通市區兩級國家綜合檔案館的信息交換平臺，民政部門也將建立市級的業務信息交換平臺，我們確立了立足兩個市級業務交換系統，實現信息（數據）的整合與利用的共享路徑。

3.制定跨部門信息（數據）共享的安全措施。在明確了共享信息（數據）內容、范圍、用途和方式的前提下，確保面向第三方的信息披露符合數據保護法規和最佳實踐。安全措施包括兩個方面，一是系統安全，二是信息（數據）利用安全。檔案信息不等同于一般的政務信息，其中涉及大量的個人隱私信息，稍有不慎可能會涉及法律問題。因此，我們除了應用先進的技術方法防范系統受到攻擊或非法入侵，更重要的是在信息（數據）交換、共享和利用過程中執行最少化信息披露的原則，以防范信息泄漏時信息的完整。

二、推進跨部門檔案信息共享的思考

我們開展的跨部門、跨系統信息（數據）共享，是檔案部門主動融入政務信息共享的一次有意義的實踐。其中，我們不僅面臨技術層面的困難，更多的是政策和機制問題，如何破解這些困難和問題，值得我們思考。

1.在現行的檔案法律法規中，缺少檔案信息遠程利用和共享的詳細規定。在有關互聯網利用的條款中，也未對檔案信息的共享提出具體的要求和規定。我們現在實施的跨部門、跨系統地利用檔案信息是否屬法律授權范圍，不能單憑熱情和需求，必須要有法可依。

2.檔案信息不等同于政務信息。目前我們采用的共享方式和辦法主要是參照政務信息公開的一些做法，而政務信息利用主要針對的是公開的政務信息，這些規定和要求是否與現有的檔案法律法規相沖突，還有待實踐證明。

3.跨部門的信息共享如何有效地避免單方面的趨利性。政務信息資源因其內容不同、種類不同以致所蘊含的社會價值高低不一。我們可根據政府利己性的特點，將政務信息資源劃分為多利政府信息資源、少利政府信息資源和無利政府信息資源。政府各部門在信息資源整合共享中，更傾向于多利政府或少利政府的政務信息資源整合，這是由其自身的趨利性所決定的。但從社會價值的角度——最大化滿足公眾的信息需求，政務信息資源的整合應以公眾需求為導向替代政府利益為基礎，最大化實現社會價值為己任的目標。要實現這個目標，檔案館在其中的作用和角色定位非常重要，作為掌握大量政務信息資源的檔案館如何掌握主動權積極應對，值得我們去思考和嘗試。

4.在大數據和網絡時代的背景下，大檔案的內涵主要表現為未來檔案的社會化、多元化、開放性和先進性。我們是否可先放下對“大檔案”定義的學術討論，認真考慮網絡基礎上的大的檔案，即形成虛擬網絡建設，達到檔案信息資源的共享，而不是拘泥于實體上的結合。且大檔案不應該僅僅是形式上的集中，關鍵是發揮檔案的作用，使檔案更好地為社會發展、經濟建設服務。從整合形式上要走出檔案實體整合的困境，將檔案實體和檔案信息整合相結合，重點在檔案信息整合上。能否通過檔案信息的整合破解檔案實體整合的困境，實現真正意義上的大檔案，值得探索與研究。

我們開展的跨部門、跨系統的信息資源整合與共享的實踐，雖然處于起步階段，但給我們的啟示卻是深刻的。我們深感創新發展的壓力和差距，這種壓力不僅僅來自內部，更多的是來自外部。而差距則不僅僅是理念上的，更多的是技術、方法和方式上的。但我們相信，只要我們立足檔案事業發展這個主題，從少做起，從小做起，通過實踐，不斷探索良性的合作機制、有效的合作制度和可行的合作流程，必將促進檔案信息更好地融入政務信息乃至大數據的利用。

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