南京公交公司存貨審計建議

□文/趙　芳

（南京江南公交客運有限公司江蘇·南京）

南京公交公司存貨審計建議

□文/趙芳

（南京江南公交客運有限公司江蘇·南京）

［提要］隨著時代的發展，政府部門對城市公交不斷重視，外部主管部門的要求加上企業自身管理的需要，促使公交企業更加重視成本費用的管控。作為占公交公司經營成本近三分之一的存貨更是成為關注的重點。對存貨進行審計，全面了解公司存貨現狀十分必要。本文根據實際工作中對南京公交公司存貨管理現狀的調查了解，重點論述公交企業存貨審計的重點和難點，并針對審計中發現的問題，提出相應的改進建議。

存貨審計；公交企業

收錄日期：2015年10月13日

一、公交企業存貨審計的重點

與生產類企業不同，公交企業的存貨不是以購進、加工、最終出售獲取利潤為目的，而主要是支持主業生產經營的消耗、維護。既不涉及對外銷售，也不面對外部市場人群，主要是內部保障。而由于公交公司的半公益、半企業雙重性質，以及公交公司報表長期虧損狀態，決定了其利用存貨人為調節損益，粉飾報表的動機較低。根據公交企業存貨采購量大、資金占用多、品種多、管理不夠精細化的特點，筆者認為公交企業存貨審計的側重點是存貨采購環節、儲存保管環節、成本分配環節。主要目標是規范采購行為、降低采購成本、杜絕采購漏洞、加強存貨管理、逐步減少存貨規格品種、減少資金占用、成本歸集精細化，提升管理效率和水平。

二、南京公交公司存貨情況概述

南京公交公司存貨主要構成為：燃料、潤料、輪胎、維修配件等。存貨年消耗額約為6.37億元左右。存貨采購主管部門為物資供應部，供應部下設物資供應中心，負責公司存貨的采購和管理，公司設有一個總庫，六個分庫。現用存貨管理系統為1998年投入使用的軟件系統，發出存貨、調用存貨采用計劃單價，結轉存貨采用加權平均價。燃油管理采用油庫管理與外站加油管理結合模式，油庫的油料2006年起采用美國進口“驗位儀”進行數量管理。存貨盤點采用“日盤、月盤、年盤”相結合的盤點模式。現行存貨管理制度主要包括三大塊：物資采購管理制度、油料管理制度、倉庫管理制度。

三、南京公交公司存貨管理中存在的問題

2014年公司內部審計部門對本公司的存貨進行了審計，經過審計發現，存在以下方面問題：

（一）存貨種類眾多，規格品種繁雜，采購成本的規模效益未能很好體現。經審計發現，現存存貨管理系統中的存貨目錄達4，400余種，供應廠商100余家。眾多的存貨種類和供應廠商不僅不利于存貨的管理，而且采購成本無法取得規模化效益，且容易滋生舞弊和腐敗問題。

（二）在存貨管理系統單價錄入修改環節上，僅有直線主管的審核，監控力度偏弱，缺乏來自其他部門的監督。由于存貨種類較多，南京公交公司的存貨發出采取計劃價來核算，平均一至二年，根據實際價格波動浮度進行計劃價格的調整，存貨管理系統有一個存貨計劃單價錄入和修改的環節，每次調整就涉及計劃單價的重新錄入及審核工作，該項工作一直由物資供應部門的同志來進行，同時由直管的物資供應部進行審核。而無其他部門對數據錄入情況進行監督。

（三）修理流程不夠嚴格規范，存貨物資及機務系統老舊，帶來成本結轉不夠精細，成本歸集粗獷，無法為管理提供更精準的分析數據支撐。現行的存貨物資及機務系統為1998年投入使用，當時的流程管理遠遠達不到現在的水平，所以程序設計比較粗獷簡單，相應的各作業流程、各操作環節的成本無法歸集到各明細流程及操作步驟上。比如車輛保養分為：一保至四保，有明確的行駛里程界定，但在成本歸集時，由于原始數據未進行有效分類，導致無法準確核定各階段保養的“料、工、費”，只是將成本籠統的歸集在保養成本這一大項上，無法有效提供數據分析和支撐。特別是在投放新車時，按照機務需求，應跟蹤新型車輛在各階段的保養、修理等成本，但在現有條件下卻無法有效實現，影響企業對車輛各方面性能的準確判斷，也成為企業機務管理的桎梏。

（四）存貨采購量大，周轉率低，資金占用量大。南京公交公司年燃料、潤料、輪胎及修理配件的采購額約為6.5億元，月均占用資金5，500萬元左右。按公司平均融資成本，若全額融資，僅此一項，年利息支出就需4，290萬元左右。資金占用量大，資金成本高。

（五）燃料的管理較為領先，但還需更加注重細節。目前，南京公交公司所擁有的車輛消耗的燃料主要為：汽油、柴油、天然氣。天然氣采取在華潤然氣站加氣的方式，油料管理則根據各停車場分布的區域采取在公司內部油庫加油與外站加油相結合的模式。

油庫批發采購存在送油入庫的環節，公司目前要求送油的運輸車安裝全程GPS監控，且油車上的出油口裝有密碼保護裝置，待油車運抵目的地，由公司油庫管理人員與售油公司核對后，輸入密碼方能開啟出油。另外，公司自2006年起引進美國進口油料“驗位儀”進行數量管理，該種驗位儀與現行幾大售油供應商使用的是同種儀器，同時設有制度，油料驗收人員對每一批次的油料數量、密度要嚴格審核，并進行臺賬記錄，最大限度避免油料在運輸及入庫環節的短缺。發油時，使用機器加油槍，每筆進行登記，并由駕駛員簽字認可，發油記錄每日錄入油料管理系統。油庫除每日由工作人員進行盤點記錄外，每月月末最后一天凌晨12點，公司物資部和財務部人員還要進行月末盤點。

四、存貨管理審計建議

針對以上審計中發現的問題，建議公司：

（一）重新梳理存貨目錄及對應供貨商，進行資質審查。執行公司招標管理規定，對招標確定的廠商錄入供應商目錄，同時對其中標存貨單價進行系統錄入，并進行審核。存貨管理系統中的價格錄入權限和修改權限需嚴格界定和控制。同時對現有存貨進行庫齡分析，對長期占用而未使用的存貨、因車輛規格變化而無法使用的存貨、因長期存放導致無法使用的存貨進行清理，并提出處理意見。

（二）利用現在南京實施“智能公交”，加速公交科技化發展的契機。根據企業的實際需求及未來的發展規劃，結合修理作業成本管理模式、存貨條形碼管理模式、存貨代銷制管理模式等進行存貨物資、機務系統的升級改造或重新建立。可利用軟件設計程序進行成本精細化歸集和基礎數據的采集，待系統平臺建成后，還可通過GPS系統上傳各類生產、運營、物資、保養等綜合信息，進一步提升企業管理水平。

（三）對于加速存貨周轉，減少資金占用的問題，可以學習借鑒杭州公交的做法，對存貨采取“代銷制”。所謂的代銷制，就是與供應廠商簽訂代銷合同，由廠商按照測算的月度存貨最低周轉量，先行墊貨，待月度終了時，按照實際消耗的存貨數量進行開票結算，然后再隔月付款。實行這種代銷制，不但大大減少了資金的占用，而且杜絕了存貨的無用采購、積壓，能有效提高存貨的利用率。

（四）對于油料的管理。（1）由于油料熱脹冷縮及自然揮發的天然屬性，會造成氣溫低的月份油料出現“盤虧”現象，而在夏季會出現“盤盈”現象，建議油料管理人員與財務人員進一步總結，制定較為合理的油料計劃價格，盡量降低因氣溫變化造成的油料成本價差大幅波動；（2）每月由油料管理部門進行油料差異分析，形成書面記錄，以備指標參考；（3）“驗位儀”需定期進行檢驗和校正，保持其準確度。

以上是筆者在工作中，結合存貨審計對公交企業存貨管理的一些淺見，從中也可以看出，隨著時代的進步，科學技術的發展，存貨管理的手段越來越先進，同樣存貨管理要求也會越來越高，這也對存貨審計提出了更高的要求，只有不斷貼近企業需求的審計才能永遠的煥發青春和活力。■

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