巧用AO進行前臺財務數據的采集轉換

■潘錦峰

“現場審計實施系統”軟件（以下簡稱“AO”）是審計署應對信息化環境的嚴峻挑戰而設計建設的一款應用軟件，涵蓋了從審計項目準備、數據采集轉換、審計數據分析、審計證據收集、審計底稿制作及審計報告撰寫等全過程，是信息化條件下審計機關開展計算機審計的重要工具，它的出現對提高一線審計人員計算機審計能力和應用水平起到了重要作用。在這其中，數據采集轉換是重要的一環，它是審計人員開展計算機審計的基礎，而對財務數據進行采集轉換則是基礎的基礎，它是審計人員查賬中的最重要一環。如果審計人員不能獲取和轉換被審計單位的財務數據，將面臨“進不了門，打不開賬，無賬可查”的被動局面。

在AO中，財務數據的采集轉換包括了符合國家標準數據的采集轉換、財務軟件備份數據的采集轉換和財務軟件數據庫數據的采集轉換等三種方式。其中前兩種導入方式由于受軟件產商、版本接口及采集轉換模板等因素影響，不可能對市面上所有的財務軟件都可以進行采集轉換。因而，按照常規思路，我們只有采取第三種方式，通過采集被審計單位財務后臺數據庫數據的方式進行轉換，但這樣又會碰到幾個嚴峻的問題：一是后臺數據庫種類繁多，審計人員不可能對每一種數據庫類型都很精通，即使被審計單位將后臺數據庫的備份文件導出，審計人員仍然會因為不了解備份數據而無法導入AO；二是可能會由于被審計單位的不配合或是軟件廠商版權等因素的影響，無法取得被審計單位數據庫系統的數據字典。在此情況下，想要在成百上千或者是成千上萬張表中，找出憑證、科目余額、會計科目等三張表，并解讀出三張表中以字母形式存在的字段名所表達的意思、剔除三張表中的冗余數據，又是對審計人員一番智慧和汗水的考驗了。因此如何通過簡便易行的方式，將被審計單位的財務數據快速準確地導入AO，成為擺在每一個審計組面前的迫切難題。下面，筆者以某國產財務軟件中的×縣2012年度預算外賬套為例，詳細介紹如何通過財務軟件前臺查詢功能輸出并還原被審計單位的基本財務數據。該方法簡便易學，直觀明了，無需數據字典，不用考慮冗余數據，只需審計人員掌握基本的數據導入方式即可。

1.在財務軟件中查詢并輸出憑證、科目余額、會計科目（科目余額表與會計科目表可以合為一張表）等三張表。市面上財務軟件都具備輸出上述幾張表的基本功能，或許輸出的方式（有的財務軟件只能按月查詢輸出憑證表，那么分月輸出后再進行合并）、內容、格式不盡相同（一般輸出到Excel中，如果文件太大，也可以輸出為Access等其他文件），但只要輸出的數據具備還原賬套的基本格式都可以還原成功。

（1）科目余額表及會計科目表。在“科目余額表”中，應包含從一級到末級的所有明細科目，且每條記錄至少應包含科目編碼、期初借方余額及期初貸方余額（或期初借貸方向及余額）等字段，同時注意科目代碼應該為文本格式（在Excel表現為單元格左上角有一個綠色小三角形），余額字段為數字格式。在“會計科目表”中同樣也應包含從一級到末級的所有明細科目，且每條記錄至少應包含科目編碼，科目名稱等字段，同時注意科目編碼和科目名稱都為文本格式（科目代碼的文本格式在Excel表現為單元格左上角有一個綠色小三角形）。因在財務軟件的查詢中，往往科目編碼和科目名稱同時顯示在一張表中，因此科目余額表與會計科目表可以為同一張表。如下圖所示：

（2）憑證表。在導出的憑證表中，一個分錄為一條記錄，整個憑證表的借貸方發生額必須相等，且每條記錄至少應包含憑證日期（可以合成一個字段，也可拆分成多個字段）、憑證類型、憑證號、摘要、科目代碼、借方金額及貸方金額（也可以是科目方向及發生額）等字段。應注意憑證日期、憑證號和科目代碼均應為文本格式（在Excel中表現為單元格左上角有一個綠色小三角形）。如下圖所示：

2.將上述整理后的幾張表導入AO中。這里可以先將三張表導入SQL數據庫中，然后再通過“AO－采集轉換－財務數據－財務軟件數據庫數據－采集數據”，選擇SQL Server進行采集。也可以直接將三張表依次通過“AO－采集轉換－財務數據－財務軟件數據庫數據－采集數據”,選擇Microsoft Of fice Excel進行采集。如下圖所示：

點“下一步”－“采集”

3.采集后，通過選擇“AO－采集轉換－財務數據－財務軟件數據庫數據－生成財務數據臨時表”后開始進行轉換。

（1）因為只有一張憑證表，選擇“源數據憑證表為一個表”。

（2）“會計期間定義”－點“輔助導入”。

點“保存”－“確定”－“關閉”

（3）選擇“科目余額表”－“輔助導入”，在“選擇源科目余額表”的下拉框中選擇“×縣2012年度科目余額表”。

點“下一步”，根據原始數據中科目余額的存儲方式進行選擇。在“×縣2012年度科目余額表”中年初余額是分為借方金額和貸方金額的，因此，我們點“分別存儲借方期初余額和貸方期初余額”。

點“下一步”，在“選擇借方期初余額字段”、“選擇貸方期初余額字段”中選擇“×縣2012年度科目余額表”中對應的“期初借方”、“期初貸方”字段。

點“下一步”，在“選擇科目編碼的存儲方式”中選擇“×縣2012年度科目余額表”中對應的“科目編碼”字段。

點“下一步”，因為“×縣2012年度科目余額表”不是分月存儲，因此直接點“導入”－“確定”。

（4）選擇“會計科目表”－點“輔助導入”，由于我們的“會計科目表”和“科目余額表”在同一張表中，因此在“選擇源會計科目表”中依然選擇“×縣2012年度科目余額表”。

點“下一步”，選擇科目編碼的存儲方式還是在下拉框中選擇“×縣2012年度科目余額表”中對應的“科目編碼”字段。

點“下一步”，選擇科目名稱字段在下拉框中選擇“×縣2012年度科目余額表”中對應的“科目名稱”字段，在余額表中沒有科目全稱字段，因此“選擇科目全稱字段”不打勾。

點“下一步”，在余額表中沒有科目方向字段，因此“導入科目借貸方向”字段不打勾，點“導入”－“確定”。

（5）選擇“科目設置”－點“輔助導入”，在彈出的“科目設置”文本框中點“批量生成”。

點“生成”－“驗證”－“確定”－“保存”－“確定”

（6）選擇“憑證庫”－點“輔助導入”，在“選擇源憑證表”下拉框中選擇“×縣2012年度憑證表”。

點“下一步”，因為“×縣2012年度憑證表”中的年月日是分成三個字段，因此點“多個字段”，分別在下拉框中選擇年月日相對應的字段。

點“下一步”，在“憑證流水號字段”的下拉框中選擇“×縣2012年度憑證表”中相對應的憑證號，在“憑證類型字段”前打勾，在下拉框中選擇憑證表中對應的憑證類型字段。

點“下一步”，根據憑證表中借貸方發生額的存儲方式進行選擇，我們這里點“分別存儲借方發生額和貸方發生額”。

點“下一步”，在“借方發生額字段”、“貸方發生額字段”中選擇“×縣2012年度憑證表”中對應的“借方”、“貸方”字段。

點“下一步”，根據“×縣2012年度憑證表”在下拉款框中選擇相應的摘要及科目代碼字段。

點“下一步”，由于“×縣2012年度憑證表”沒有對應的憑證分錄序號，因此在“自動生成”打勾。

點“下一步”－“導入”－“確定”

由于沒有憑證輔助科目等內容，因此在“生成財務數據臨時表”界面點“關閉”，選擇“是”。

在“是否進行會計科目調整？”中選擇“是”，進行會計科目的調整。

接著在出現的界面中點“賬表重建”。

當看到“賬表重建完成”時，表明我們的財務數據已成功導入AO。

接著，我們就可以在“審計分析”模塊中對所導入的財務數據進行分析了。