高校儀器設備檔案信息資源共享平臺的建設與管理

王玉平, 王文君

(1. 山東大學 檔案館, 山東 濟南 250100； 2. 山東大學 資產與實驗室管理部, 山東 濟南 250100)

資產管理

高校儀器設備檔案信息資源共享平臺的建設與管理

王玉平1, 王文君2

(1. 山東大學 檔案館, 山東 濟南 250100； 2. 山東大學 資產與實驗室管理部, 山東 濟南 250100)

儀器設備檔案信息資源管理是高校資產管理工作中不可或缺的重要環節,是儀器設備共享使用、功能開發和升級改造的重要基礎性保障。推進高校設備檔案信息資源共享平臺建設和管理,可為高校教學、科研工作的順利開展提供有利條件。結合山東大學實際情況,分析了儀器設備現狀,闡述了儀器設備檔案特征、共享平臺建設目標及建設效益,并提出了加強儀器設備檔案信息資源管理的幾點措施,旨在進一步推進高校儀器設備檔案信息資源的開發利用和開放共享工作。

設備檔案; 資源共享; 建設效益; 管理措施

儀器設備檔案是高校儀器設備管理工作的重要環節和組成部分,是評價儀器技術性能的依據,是衡量儀器使用效率和經濟效益的基礎,也是考核實驗技術人員專業技術水平的指標之一。隨著“211工程”、“985工程”等建設資金的投入,高校儀器設備的種類、數量和檔次均有所提高,儀器設備資產的快速增長,也對儀器設備檔案的管理提出了更高的要求[1]?，F行儀器設備檔案管理手段和方式還遠不能充分發揮儀器設備檔案信息資源在高校發展中的支撐效能。目前,儀器設備檔案在管理方面主要存在以下問題[2-5]:

(1) 規章制度不健全,收集流程不規范,導致部分儀器設備原始資料殘缺,收集不及時、不完整；

(2) 管理人員缺乏專業技能且流動性大,造成檔案歸存不精細,工作交接不明晰,管理缺乏時效性；

(3) 管理模式不完善,管理手段落后,導致資源共享度不高,查詢、使用和開發等相對滯后；

(4) 檔案信息資源開發和利用率不高,造成儀器設備重復購置,使用和維修等過程困難。

儀器設備檔案管理手段和管理模式的水平直接影響了高校儀器設備資源的有效利用。近年來,我校對儀器設備檔案信息資源共享平臺建設做了一些實踐探索,也取得了長足的進步。為進一步提高儀器設備檔案管理水平,使優質資源得到充分、合理和高效地利用以及良好的維護,以適應新形勢下的儀器設備檔案管理工作的需求,應借助現代化信息技術和網絡技術加強對儀器設備檔案信息資源的收集、整理、開發和利用等全流程管理。這不僅為管理層的分析決策和宏觀管控提供規范化、系統化和實時動態化的技術支持,還對有效提高設備檔案管理者的工作效率和管理水平、充分發揮儀器設備檔案的使用率和投資效益具有重要的現實意義。

1 儀器設備現狀、檔案特性及平臺建設目標

1.1 儀器設備現狀

隨著國家對高等教育的大力投入,以及“211工程”和“985工程”的有效實施,高校儀器設備，特別是大型儀器設備進入了快速增長期。以我校1990—2014年的10萬元以上大型儀器設備購置情況為例,10萬元以上儀器設備在數量和金額上呈逐年上升的趨勢(表1),截止2014年11月底,我校單價10萬元以上大型儀器設備總量2 808臺(件),總價值超過15億元,與2000年設備情況相比,設備臺件數和金額分別增長了12倍和22倍，見圖1。

圖1 1990—2014年山東大學10萬元以上儀器設備情況

大型儀器設備占有量迅速增長必然帶來檔案資料的同步增長,傳統的儀器設備檔案模式已無法滿足高校學科建設和科研發展的要求。因此,通過建立儀器設備檔案信息資源共享平臺,將“死”檔案變成“活”資源[6-7],不僅能規范檔案管理流程,為高校決策、規劃和指導性文件的制定提供科學依據,還對推動高校資產管理規范化、科學化和標準化起著舉足輕重的作用,對提升整體資產管理水平具有極其重要的意義。

1.2 儀器設備檔案特性

(1) 原生性:檔案不同于一般的信息材料,它是特定的形成者在當時當地直接使用的原始文件的轉化物,而不是事后編寫或隨意收集的材料,具有原始性的特點[8]；

(2) 動態性:儀器設備從申報、論證、審批、購置、安裝、調試、使用、維護、保養、維修、改造到報廢處理的整個生命周期都是處在一種檔案資料不斷生成的動態化的狀態中；

(3) 綜合性:設備全生命周期的檔案管理涉及招標部門、供應部門、設備管理部門、維修部門等多部門和多人員,部門和人員間既有分工又有合作,是一項綜合性較強的管理工作；

(4) 開放性:高校儀器設備檔案不僅對校內用戶開放,同時還允許校外部分單位合理規范的使用平臺資源,以充分提高平臺現有儀器設備檔案資源的利用率和使用效益；

(5) 多樣性:學科建設方向的不同決定了教學科研內容和實驗手段的多元化,所需儀器設備自然存在各自不同的差異,因此大型儀器設備的檔案材料從產生、歸檔和利用等也都呈現出多樣性的特點[9]。

1.3 儀器設備信息資源共享平臺建設目標

儀器設備檔案信息資源共享平臺建設,應以遵循優化管理人員的事務性工作流程、為檔案使用者提供完整的檔案信息,并為最大限度地發揮儀器設備的使用效益提供有力支撐為原則[1],借助數字化和信息化技術,搭建基于計算機和網絡技術的儀器設備檔案信息資源共享平臺,通過對信息資源的整合和利用,最終形成服務于教學、科研和社會的多層次、開放式、高效益、運行規范化、工作流程化、信息公開化的儀器設備檔案信息資源共享管理體系。

2 儀器設備檔案信息資源共享平臺建設效益分析

2.1 推進資產動態監管,促進信息資源共享

基于信息資源平臺的檔案管理,可實現管理者對高校儀器設備檔案的科學、分級和高效的宏觀管控,有利于領導對高校優質的儀器設備資源進行整體規劃、優化配置和統一建設,為管理層的分析決策和宏觀管控提供直觀化、規范化、系統化、智能化和實時動態化的技術支持,為使用者的多層次信息需求提供多元化的檢索方法和途徑,還對有效地提高儀器設備和檔案管理者的工作效率和管理水平、充分發揮儀器設備的使用率和共享效益具有重要的現實意義[10-11]。

2.2 規范儀器設備采購行為,提高使用效益

儀器設備檔案是資產管理和購置的重要組成部分,它從技術指標、功能使用范圍、廠家、規格、型號、安裝測試和市場調研情況,以及售后維保等多方面,為儀器設備的購置提供可靠、真實的參考數據,有效避免重復購置、合理配置優質資源,在充分了解儀器設備性能和特點的基礎上,最大限度地提高儀器設備利用率和使用效益。此外,儀器設備檔案管理還是儀器設備功能開發和升級改造的重要基礎性保障[12]。

2.3 完善人員考核機制,健全儀器設備績效評估

儀器設備檔案管理水平不僅能直接反映管理人員的專業化技術能力和綜合管理技能,同時也客觀反映儀器設備的先進水平和使用效益。特別是高性能和高技術的現代化大型儀器設備要作為儀器設備檔案管理的重點，需要配備高水平的專業化技術管理人員,提高對其歸檔范圍、檔案分類、歸檔流程和檔案信息管理系統重要性的認識和掌握,通過數據收集和信息化處理,有效地加強其檔案建設工作。我們要將儀器設備檔案管理水平納入評價體系,為年終專業人員考核和設備績效評估提供了準確、客觀、有效的數據支撐,有效地推動學校儀器設備檔案管理考核機制的完善和績效評估的確切度。

2.4 支撐公共平臺運行,推動數字化校園建設

公共技術平臺是服務于高校和社會科技進步和技術創新的基礎支撐體系,平臺以管理為中心,以資源為基礎,以網絡為載體,以共享為核心，提高其管理效益。儀器設備檔案的信息化突破資源分散、時空和環境等因素的限制,可隨時進行儀器設備的信息查詢,節約時間的同時推進了儀器設備的共享,提高了儀器設備使用率,有效地支撐了公共平臺的高效運轉。此外,數字化校園是通過對學校教學、科研等有關信息資源進行全面的整合和集成,而儀器設備不僅是服務教學、科研的基礎性保障,還是高校重要的信息資源,因此儀器設備檔案的信息資源共享平臺建設是適應高校數字化校園發展的必然要求。

3 加強設備檔案信息資源管理的措施

3.1 優化系統軟硬件配置

儀器設備檔案的信息化管理是一項較為復雜的系統工程,而軟硬件則是儀器設備檔案信息資源共享管理系統規范、有效、順利運行的基礎保障。更新存儲檔案的計算機配件、優化升級管理系統軟件、增添備份移動存儲設備,是保證數據實時更新、實現檔案信息交流與共享,以做好高校儀器設備檔案信息資源管理的重要物質保證[4,11]。

3.2 提高專業人員綜合素質

人才資源是推動儀器設備檔案管理最主要的動力,管理人員技能水平高低與儀器設備檔案資源的有效管理和效益發揮密切相關。儀器設備檔案管理工作是一個長期性、穩定性和程序性的工作,需要兼職或專職的管理人員在掌握相關檔案理論知識、管理技能、職業素養和整合能力的基礎上,對儀器設備檔案信息資源進行跟蹤、歸檔、著錄、管理的全程管控。因此,只有對儀器設備檔案技術管理人員進行專業化的技術技能培訓,以及不定期地進行管理技能考核,才能更好地提高管理人員的積極性和綜合素質,最大限度地發揮儀器設備檔案資源的利用率和投資效益。

3.3 強化儀器設備歸檔意識

隨著設備數量和水平的不斷提高,儀器設備檔案信息化管理已成為高校管理手段的必然選擇,增強使用和管理單位相關人員的檔案資料收集和歸檔意識已成為儀器設備檔案信息資源共享平臺建設的一項重要的基礎性工作。加強儀器設備檔案管理意識,重點是要建立檔案管理制度、普及檔案知識、強調檔案管理的重要性,通過培訓、交流來引導相關人員明確儀器設備歸檔范圍、原則和方法,保證原始材料的完整性,協助儀器設備檔案管理工作的順利進行。

3.4 重視儀器設備檔案資源共享

儀器設備檔案資源共享是推動高校教學、科研發展和創新的基礎條件,有利于形成整體優勢,極大地促進高校學科建設和發展。通過構建儀器設備檔案信息資源共享平臺,可以突破時空限制,優化歸檔流程,提高管理效率。儀器設備檔案信息資源共享平臺建設的最終目的就是最大限度地提高儀器設備檔案信息資源的利用率和使用效益,使儀器設備檔案更好地服務于儀器設備的開發和利用。通過儀器設備檔案的信息化可以突破時空和環境等因素限制,通過網絡共享平臺更好地發揮儀器設備的互補性,優化資源配置,促進高校與社會其他單位的協同聯合,充分挖掘儀器設備潛力,在為教學、科研和地方經濟提供更好的服務同時,推動產學研合作發展的廣度和深度。

4 結束語

儀器設備檔案的完善度已經成為評價儀器設備技術性能、衡量資產管理水平的重要依據。檔案信息資源共享平臺的建立將傳統的和現代的、靜態的和動態的管理方式有機融合,在今后高校資產管理的實踐中發揮越來越重要的作用。建立和完善儀器設備檔案信息資源共享平臺是高校資產管理工作的重要內容,高校應結合本校實際情況,研究更為科學、合理的儀器設備檔案管理措施,完善管理機制和各項規章制度,不斷提高管理人員的專業素質和技術能力,實現對儀器設備檔案科學、合理和有序的管理，為學校的教學、科研和社會服務作出更大的貢獻。

References)

[1] 譚錦才,陶順.高校儀器設備檔案信息化建設的思考[J].實驗技術與管理,2011,28(3):205-208.

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[3] 李葉,崔艷梅,黃華平,等.修購專項儀器設備檔案規范化管理實踐探析[J].農業科研經濟管理 2014(2):13-15.

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[7] 王文君,白志學,劉淑云.高校大型儀器設備資源共享問題探究[J].價值工程,2013(12):270-272.

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[9] 吳效葵.高校大型貴重儀器設備檔案的系統化管理[J].實驗室研究與探索,2010,29(10):366-368.

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[11] 王愛民,周忠.高校實驗室檔案規范化管理的探討[J].生命科學儀器,2009,7(12):46-48.

[12] 張秀芳.淺談工程質量檢測機構儀器設備檔案的科學化管理[J].福建建設科技,2014(1):91-92.

Construction and management of archives information sharing platform for instruments and equipment in colleges and universities

Wang Yuping1, Wang Wenjun2

(1. Archives, Shandong University, Jinan 250100, China；2. Department of Assets and Laboratory Management,Shandong University, Jinan 250100,China)

The instrument and equipment archives information resources management is indispensable important link in the college assets management work. And it is the important basic guarantee for the equipment sharing,function development and upgrading reconstruction. Promoting the construction and management of equipment archives information sharing platform is beneficial for teaching and scientific research work. Combining the actual situation of Shandong University,the large-scale instruments and equipment status is analyzed,the archives characteristics,the platform construction goal and efficiency are elaborated on. Then several measures for strengthening the archives information management are proposed, aiming at promoting the development, and the opening and sharing work of the instruments and equipment archives information resources in colleges and universities.

equipment archives； resource sharing； construction efficiency； management measures

2015- 01- 10 修改日期：2015- 03- 12

王玉平(1961—)，女，山東濟寧，學士，研究館員，山東大學檔案館辦公室主任，研究方向為檔案信息化管理.

E-mail：wyp@sdu.edu.cn

G271;G482

A

1002-4956(2015)9- 0247- 03