知識管理背景下企業檔案管理模式

劉曉紅，夏春陽

（皖西學院，安徽六安237012）

知識管理背景下企業檔案管理模式

劉曉紅，夏春陽

（皖西學院，安徽六安237012）

知識管理伴隨知識經濟發展趨勢要求應運而生。同樣，企業檔案管理工作也需要知識管理模式下對信息技術專業知識等的科學運用，即強調對信息化有關專業知識進行積累、組織、創新應用在企業檔案管理工作中來。基于此，本文主要以知識管理作為闡述背景，企業檔案管理作為探討視角，談及了企業檔案管理在知識管理模式下的目前工作現狀問題，并與之提出了知識管理背景下的企業檔案現狀管理模式，包括轉變觀念、強化軟硬件建設、以及落實責任主體等工作途徑，以供參考。

知識管理；企業；信息；檔案管理

目前企業檔案應用多以電子信息檔案信息化資源為主，屬于企業信息資源與企業文化資產的重要組成部分。傳統的檔案管理重視基本的工作管理流程，對檔案建立、存儲、傳遞、調用等工作流程監管特別重視。而知識管理背景應用下的檔案管理更為重視檔案價值的提升，強調通過對信息技術知識的運用形成檔案管理工作質量的轉化，實現檔案價值的升值，以為企業在激烈市場競爭中的投資研發、生產經營、管理運作等階段提供保障服務。

一、企業檔案知識管理模式具備的重要現實意義體現

基于知識管理在于體現知識內涵與價值，那么在該模式下的檔案管理工作也同樣需要注重引進知識管理觀點及應用創新方法，強調在利用現代信息技術手段的基礎之上，凸顯以信息資源為重心，逐漸體現信息檔案用戶的個性化需求服務，使檔案管理工作具備價值價值內涵與個性服務特性，更適用于企業在各個經營運作階段發揮出個性化服務的競爭優勢。

（一）內涵價值的體現

知識管理檔案工作模式需要充分運用到信息化知識技術，即通過信息技術作為媒介實現檔案信息資源的積累、組織評價、應用傳遞、創新管理等過程，以確保檔案信息具備知識管理模式下的內涵價值，為企業競爭及發展提供重要參考價值。此外，在服務效能工作方面，它也強調依托于信息化與智能化服務，以用戶體驗為重心，主動提供專業化、需求性服務，從而有效結合用戶個性化需求完成必要的知識跟蹤，有效提高檔案知識管理水平。

（二）檔案管理與知識管理間的密切關系體現

首先，檔案管理直接作用對象為信息、文件等的文本應用資源，而知識管理集中體現在知識技術含量的價值體現。在當前知識經濟為背景的檔案知識管理模式下，檔案本身就很大程度上具備一定顯性知識技術含量，二者在檔案管理工作融合、嵌套的過程中本身也具有管理對象重疊的特性。其次，檔案管理的服務意義也體現在便于需求用戶能夠及時應用，體現其應用價值。而知識管理本身在于體現知識技術含量，目的是通過知識管理這種模式提高價值作用的轉化，用以提升企業在投資市場中的核心競爭力。由此可見，不論是檔案管理工作單獨區分開來，亦或是知識管理模式作用下的檔案管理的工作重心都以知識服務為目的，強調檔案信息能夠滿足用戶的諸多應用體驗需求，只不過兩者的定向服務范疇及工作模式有一定差別，這是傳統檔案管理工作并不具備的優勢特性。再者，知識管理下的檔案管理需要完成知識的積累、組織評價、創新應用等工作程序的體現，所以對于諸多管理檔案對象要完成必要的信息資源收集、甄選加工、組織評價、智能化管理等。基于此，這就需要通過信息化技術的PC端網絡化平臺來實現檔案知識管理的智能化與網絡化特性體現，使之更利于企業對檔案資源的科學運用。

二、企業檔案知識管理模式的迫切需求

知識管理背景之下的企業檔案管理工作如果區分開來，前者強調檔案對象的傳統直觀管理，后者強調利用技術手段實現知識管理。而檔案管理工作的主要技術手段體現在信息化技術的科學運用，所以知識管理模式下的檔案管理實現融合、嵌套之際，就必須一方面體現其知識內涵與價值，另一方面能夠體現檔案管理的個性化服務需求特性。比如，以下幾方面問題就印證了檔案管理應用知識管理模式的迫切需求。

（一）傳統檔案管理面對諸多困境挑戰

企業檔案管理工作在時代技術不斷迅猛發展的今天，已經面臨各種困境問題。其中，一方面源于檔案工作不受企業組織機構重視，其工作管理日益承受企業本身的緣化威脅，特別是信息化建設規模較大的一些企業機構，更為注重工作效率與資源重組，面臨檔案工作人員剪裁的危機；另一方面，智能化、信息化的技術進程建設工作加快，許多電子文件海量涌現，傳統檔案管理承受應接不暇的管理壓力。

由此可見，新時期下企業檔案管理作業需要滿足企業在各職能信息資源整合、開發運用、決策分析等方面的訴求，以為企業在生產研發、經營管理、售后服務等階段提供增值保證，更為重在體現檔案信息的知識價值與內涵。但當前檔案管理工作歷史表現先是經歷了手工、紙質管理階段，后是實現了其與計算機信息化融合的過渡階段，使檔案管理作業更具便利與先進特性，但隨信息化、網絡化技術手段的不斷發展，面對海量涌現的電子文件也確實顯得疲憊乏力，難以體現檔案管理與用戶之間的個性化需求。

正是基于此，信息化檔案管理工作遭遇新的瓶頸或是平臺期，極為需要注入新的管理方案與應用理念為檔案管理工作尋求新的突破契機。而知識管理模式的應用理念及內涵、價值體現恰好能夠滿足企業檔案管理工作的個性化服務需求，通過知識技能的轉化加工，為檔案文件處理提供了便利，也為企業爭得了競爭優勢。

（二）知識管理與檔案管理二者具備共性合作基礎

基于有關文獻的著文表明，事實上目前國內企業知識管理也面臨著較多困境難題。一方面主要問題源于實踐方面較少，國內企業在該領域工作開展多停留在“四不像”的淺表層面上，實踐經驗基礎較為淺薄，且執行管理手段不夠徹底。而檔案管理與知識管理理念的融合、嵌套，使二者的共性合作基礎大幅提升，具備前景廣泛的合作空間。這是因為檔案管理工作理念早已根植各行各業企業組織機構，雖然有些企業不予重視，但不得不承認其在業界有著廣泛的認可度，而這也恰好為知識管理工作提供了切入的契機，企業知識管理建設工作完全可以憑借檔案管理的完成理論與實踐經驗予以深入融合，使得企業檔案管理工作中的大量文件能夠得到持續的資源開發與有效整合，順應知識經濟時代發展要求而同步與知識管理做出更新，保證了信息資源的整合與集成，便于企業應用在各個發展階段及項目運營的決策之中。

（三）知識管理與檔案管理工作二者之間相輔相成

企業檔案管理事實上不少企業及有關組織管理者都認為是對文件信息形態的記錄與保管。雖然，直觀意義上這種觀念沒有問題，但是這種“重保管”、“輕利用”的理念卻根深蒂固，難以體現出檔案信息資源的創造價值。而為了體現這一創造價值，知識管理與其融合卻能極大的激發其被限制的諸多優勢，比如文件檔案的后續開發，都脫離不開知識管理的信息知識更新，對文件的精細化加工，以及信息化資源的采集、開發、整合等等。另外，檔案管理本身也客觀強調對企業各項組織管理活動的過程、成果記錄，不論是行政檔案，還是科學技術檔案、經濟檔案等，都需要細化分類及專業內容。為此，這就需要某些檔案分類專業的知識沉淀、積累與更新。此外，究其文件本身屬性也屬于便于知識傳播、交流共享的一個重要文化資源媒介，所以知識管理模式與檔案工作之間二者相輔相成，能夠有效保障檔案原始性及信息價值的同時，還能利于檔案信息資源的知識產權價值實現，便于指導企業同步完成知識管理建設工作。

三、基于知識管理背景的檔案管理模式建設途徑探討

知識管理檔案管理作業模式需要二者在工作模式上實現有效融合、嵌套，那么將知識管理理念應用于檔案管理工作中來，就必須注重知識管理建設工作的實踐要求，并要強調企業各級人員對于檔案管理工作的傳統觀念轉變，善于利用知識管理觀念武裝自己，強調科學應用信息技術手段等途徑在其相關管理制度體系下實現傳統檔案管理到知識管理模式的作業模式轉變。

（一）轉變傳統檔案認識

基于傳統檔案在實踐管理工作中要求能夠和圖書、情報、材料資源等劃清必要界限，以充分體現檔案本身的獨立憑證及有關參考價值。不過，當前社會時代發展伴隨各產業技術的不斷涌現，社會環境已然較之過去發生了天翻地覆的革新變化，即所謂的信息與知識經濟下的諸多科技及其專業知識大量涌現。因此，如果檔案管理工作仍然強調邊緣化、桎梏性的工作模式，則很可能難以樹立檔案管理工作在當前知識經濟時代的重心地位。然而，知識管理模式下的檔案管理卻將重心對準檔案信息資源加工的同時，更注重用戶對于檔案信息的個性化需求，以及知識內涵、價值的深層次體現，以著重強調其實體管理模式向信息管理模式的精細化過渡。因此，只有改變過去傳統檔案管理的工作觀念認知，才能進一步確保二者之間的有效融合及創新應用。

（二）同步保證檔案管理質量與服務需求

知識管理應用理念可以說是知識經濟發展的信息技術應用產物，它脫離不開高新的計算機信息技術，以及通信、網絡技術專業等。因此，處在該模式下的檔案管理應進一步對海量、分散的文件信息進行精細化加工，為此這就需要利用知識管理信息化技術下的一些元數據、大數據、數據庫、搜索引擎、信息代理、資源推送、信息安全技術、文本挖掘等技術予以充分支撐。此外，為促進知識管理模式下的檔案管理工作得利開展，確保增值服務的個性化需求體現，也應當提供與之配套的硬件、軟件設施等，以保證檔案管理質量及用戶服務需求同步體現。

（三）明確必要責任主體

知識管理模式下檔案管理各項工作流程的組織進行必須依托于大量的信息化產業技術予以充分支撐。不過，隨著信息技術的快速發展與不斷更新，企業在積極引進這些信息技術時，也難免不能保證有關工作人員對其專業知識的高度理解與掌握。如此一來，在信息化建設職能相關單位部門與檔案管理工作部門就會存在知識管理建設的責任主體落實上的分歧。為此，對于企業兩個部門單位應能進一步明確與認知到一個事實，就是首先要明白現代信息技術只是二者工作模式的一個輔助、服務手段，并不能將其作為確認責任主體的關鍵依據。其次，企業要將檔案管理單位看作成為信息資源或網絡部等職能單位的一個專業化部門，即檔案管理部門本身具備成熟的管理工作理念與應用方法，需要征得企業的高度重視。那么，在文件、信息資源管理方面，應能強調檔案管理為主，其他部門予以協調與輔助，以進一步發揮其整合信息資源的優勢。

四、結語

知識管理應用理念下的檔案管理工作模式是信息化技術發展的時代產物，也是企業適應當前市場競爭要求而客觀應運而生的一種檔案管理工作模式。為此，二者的實踐工作進行融合、嵌套，則有利于企業在文件、文檔等信息資源的開放、整合方面體現出更多的知識管理優勢，更利于體現檔案管理工作的重心地位，為其工作開展注入新鮮活力，所以企業要對其工作開展予以充分支持與高度重視，以此才能促進企業掌握信息資源整合的競爭優勢。

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