如何建立高效的科技檔案管理機制分析

尹玲（哈爾濱市知識產權服務中心，哈爾濱 150090）

如何建立高效的科技檔案管理機制分析

尹玲
（哈爾濱市知識產權服務中心，哈爾濱 150090）

科學技術研究的開展，離不開科技檔案的支持，做好科技檔案管理工作，及時有效記錄企業科技成果，具有重要意義。本文主要就建立高效科技檔案管理機制做了有價值的探討。

科技檔案；管理機制

在企業管理中，保留科技成果需做好科技檔案管理工作，完善內部科技檔案管理機制。這既是企業科技成果保留與傳遞的重要物質基礎，同時也是促進企業發展的重要措施。

1　科技檔案管理介紹

在企業發展中，保留科學技術和科學研究成果的重要形式之一就是建立科技檔案，在將科技轉化為生產力資源的這一過程中，科技檔案起著不可忽視的作用。從企業發展的角度來講，科技檔案屬于企業無形資產，對于企業發展水平提升有著很大程度的影響。同時，科技檔案也屬國家資源，可反映國家科技水平。因此，積極做好科技檔案管理，建立科技檔案管理機制，可更好地發揮科技創造效益的作用，有利于造福于世。

當前，社會已進入知識經濟時代，企業擁有科技信息，掌握先進技術水平，則意味著站在了現代競爭的制高點。隨著科技日新月異的發展，社會的知識產權保護意識不斷提高，企業也開始重新審視科技檔案價值。科技檔案管理作為企業管理的重要內容，與企業科研、技術轉化等密切相關，需要給予足夠重視。

2　建立科技檔案管理機制的策略

2.1實現科技檔案管理信息化

目前，提高科技檔案管理工作水平，應加大檔案管理創新力度，開辟管理新途徑，從而建立高效的科技檔案管理體系。為此，需要實現科技檔案管理信息化。隨著計算機科技應用水平的提高，計算機在各行業均得到了應用，且全球信息化趨勢，對科技檔案管理的影響也比較大。信息化管理成為國際上科技檔案管理的重要方法，通過科技檔案的信息化管理與儲存，可以實現管理形式多樣化、高效化，對于提高檔案利用率，實現科研成果共享、轉讓，充分發揮科技檔案資料作用具有重大意義。因此，提高科技檔案管理信息化水平，適應了科技檔案管理的發展趨勢。而且，在檔案管理中，信息化錄入、編輯與采集，以及信息化儲存、檢索與查閱，可實現科技檔案信息的高速共享、傳遞。同時，利用互聯網技術、網絡設備，能高效率地保存科技檔案資料，并闡明與反映文字、圖表等相應記錄。在傳統的科技檔案管理中，科技檔案查閱效率低、體積大，不利于對檔案信息進行補充與修改。而實現信息化之后的科技檔案管理，可數字化檔案數據，并以計算機數據形式保存。另外，通過信息化管理模式還可以借助遠程訪問平臺及分布式數據庫管理系統，對信息資料進行有效收集和及時修改，避免了地點、時間條件的約束以及混亂化的檔案管理，有利于獲得高效化、規范化的檔案信息查閱、歸檔與整理。

2.2規范檔案管理整體工作流程

企業發展離不開規范化的檔案管理。因此，企業在檔案管理工作中，必須加強規范化管理流程的構建。就多數企業來講，檔案管理部門的設置一般是獨立出來的，在組織結構上，相比企業的其他業務部門而言，二者之間存在界限，而且大多數企業檔案管理工作都是由行政部門執行。這種企業檔案管理結構設置上的部門分離，造成了實際檔案管理工作無法和企業的業務、技術部門進行有序銜接，直接影響了檔案管理工作質量的提升。因此，必須建立規范化的檔案管理流程，做好檔案管理與企業其他各部門之間的緊密合作，確保檔案工作的開展能夠保持有序、連貫。另外，就企業科研過程而言，科技檔案性質也有別于普通的檔案，其應該具備更加良好的可擴充性，實現更加廣泛的應用，在使用頻率上，科技檔案也應比普通檔案高出很多。而且，有別于企業普通的業務項目，科技項目發展需要更多的研究人員，為此，需要進一步強化工作人員的主要職責，這樣才能夠有效提升科技項目工作質量。

2.3優化科技檔案管理服務創新

在傳統企業發展中，科技檔案存在的目的只是保存企業的科技研究成果，并沒有將科技檔案進行科學的利用，使其與企業科研部門保持良好互動，整體檔案管理工作的開展一直處于被動狀態，缺乏服務意識。但是，在新的企業發展形勢下，對于科技檔案管理工作提出了新的要求，不僅需要檔案有極高的開放性，也需要盡可能充分的利用科技檔案信息，更好發揮檔案管理的優勢。因此，強化科技檔案管理工作，必須做好服務意識的有效提升，明確檔案管理需求，并以此為基礎，完成對檔案管理服務體系的科學構建。為此，在具體的工作中，管理人員應該注重工作主動性的發揮，對各方面的科技檔案信息進行主動收集，擴充檔案資源，并注意加強與企業各個部門之間的溝通配合，實現系統化的檔案信息采集及管理。同時，有必要借鑒國外先進的檔案管理服務模式，找出當前企業在檔案管理中的服務問題，及時糾正，做好服務優化。

3　結語

我國社會科技發展水平快速提高，在知識經濟浪潮中，科技受到人們的高度重視，也成為企業獲取競爭力的重要法寶之一。做好科技成果保留，對于企業占據競爭優勢具有重要意義。因此，企業必須積極做好科技檔案管理工作，建立科技檔案管理有效機制，實現管理模式向規范化、流程化和信息化的方向發展。同時，加強提高管理人員理論知識學習，使其認識到檔案管理的重要性，構建高效科技檔案管理機制，提高科技檔案管理水平。

［1］ 韓凌，李曉梅.如何建立科學高效的人事檔案管理機制［J］.中國職工教育，2013，（20）：123-124.

［2］ 賀翠娥.如何建立高效的科技檔案管理體系［J］.中小企業管理與科技（下旬刊），2013，（11）：61-62.

［3］ 桑士群.現代企業如何建立高效的人才管理機制［J］.淮南職業技術學院學報，2015，（03）：102-105，111.

How to Establish Efficient Management Mechanism of Scientific and Technological Archives

YIN Ling
（Harbin Intellectual Property Office，Harbin 150090，China）

The development of scientific and technological research support on scientific and technological archives，do a good job in the management of scientific and technological archives，timely and effective record of scientific and technological achievements of enterprises has important significance.This paper mainlydiscusses the establishment ofefficient and scientific and technological archives management system.

Science and technologyarchives；Management system

G275.3

A

1674-8646（2015）08-0125-01

2015-05-22