醫療設備檔案管理流程分析

湯建華

醫療設備檔案管理流程分析

湯建華

為了優化醫療設備檔案管理流程，本文從醫療設備檔案的形成出發，對從醫療設備的申購到安裝至報廢的整個的管理流程進行系統的分析，發現規范、合理的管理流程不僅能確保設備檔案的完整齊備，還能提升信息和數據的準確性和完整性，具有較高的應用價值。

醫療設備；檔案管理；流程

隨著信息技術和網絡技術的發展，基于互聯網的醫院管理系統開始應用于醫院的日常管理中，顯著地提升了醫院的管理水平。大多數綜合性醫院都實現了病房、住院、門診、藥劑以及財務的信息化管理，但醫療設備檔案管理還有待加強。本文分析三甲級大型醫院的設備檔案管理流程，現報道如下。

1 醫療設備檔案的形成

（1）建立設備檔案的歸檔制度階段：通常情況下，設備檔案的歸檔制度建立在設備使用部門、檔案部門、設備管理部門充分協商的基礎上。在院長的牽頭組織下，本院成立了醫院大型醫療設備管理委員會，院長任會長，科室負責人、專業人員任會員，并把設備檔案管理歸類到醫院醫療的質量目標管理中[1]。（2）購置前準備階段：在設備購置之前，醫院大型醫療設備管理委員要對各科室提出的購置申請進行系統的分析和論證，把同類產品價格、性能等詳細數據報告給醫院決策部門，直至決策部門做出選擇。（3）購置階段：經上級和主管領導簽字同意采購申請后進入購置階段，在購置階段主要是辦理各種批文、手續以及進口設備有關技術商務文件。為了方便后期的查找和管理，要對購置階段所涉及到的原始憑證進行集中管理，比如論證報告、標書、中標通知書、購置清單、發票、驗收單、科室申購報告、培訓單、設備參數、報價單、院長辦公會紀要、合同等，無論新舊檔案都進行數字化處理，以建立一個詳實、高效的數據庫[2]。（4）設備開箱驗收階段：只有在使用部門、檔案部門、設備管理部門的參與見證下，才能進行設備的開箱驗收，并對合格證、說明書、全套隨機技術資料、開箱記錄、操作手冊、裝箱單等進行檢查，確保各項手續文件齊全完整，并在驗收完畢后進行歸檔處理。對于需要借閱的操作手冊，在編碼編頁完成后方可借閱，避免出現缺頁的現象，確保檔案資料的完整性。（5）安裝調試階段：儀器設備驗收意見報告、安裝調試報告記錄、測試數據，以便設備能盡快投入使用。（6）使用階段：在使用過程中產生的維護日志、零配件購置記錄、維修備忘錄、保養記錄等，以便后期的維護管理。（7）設備報廢處理階段：可對部門相關的檔案進行銷毀或留存，銷毀的主要是與醫院主要業務關系不大的相關設備的檔案，留存主要是與醫院主要業務相關且能作為歷史見證的檔案[3]。

2 醫療設備檔案管理流程的工作方法

（1）建立相應規章制度。為了確保醫療設備檔案管理的順利實施，應根據國家有關法律法規制定《醫療設備檔案管理辦法》。（2）確定歸檔范圍和原則。通常情況下，歸檔范圍和原則由醫院的業務內容所決定。本院醫療設備檔案歸檔范圍：論證報告、標書、中標通知書、購置清單、發票、驗收單、申購報告、培訓單、設備參數、合同、院長辦公會紀要、報價單等。我院醫療設備檔案歸檔原則：5萬元以上醫療設備，一個設備對應一份檔案；5萬元以下設備，一類設備對應一份檔案。價值不高但精密度要求高的設備，建立特殊檔案，一個設備對應一個檔案，比如精密儀表、計量儀器等[4]。（3）堅持“四同步”管理。為了確保設備檔案的歸檔率、完整率和準確率，要確保檔案員或兼職檔案員同步參與到合同訂立、重大維修、設備論證、開箱驗收中。（4）確定醫療設備檔案的組卷原則。方便后期利用和查找是醫療設備檔案的組卷原則，通常情況下由設備管理部門檔案員根據設備檔案的內容、載體和形成規律對歸檔材料進行組卷，并把整理好的設備文件材料按歸檔年度向院檔案科移交[5]。（5）建立科學的借閱制度。在醫療設備最初的安裝、使用階段，隨機的安裝手冊、說明書等技術性資料最常被借用，而科學的借閱制度不僅能方便設備檔案的借閱，還能確保檔案的完整性和安全性。本院的借閱制度是先歸檔后借出，有時也會借閱相關檔案的復印資料，先歸檔后借出能督促員工及時歸檔，確保檔案的安全；復印資料能提高科室使用檔案的周期，放緩檔案的磨損。（6）建立有效的監督機制。本院的設備檔案管理直接由院長領導，實行嚴格的監督機制，對科室的帳、卡、物以及相關內容進行定期或不定期檢查，發現問題責令其進行整改，并把檢查結果與科室的績效考核成績掛鉤，并在月工資和年終評獎中體現出來。（7）建立設備檔案信息庫。對于30萬以上的設備，我院每月都會對其使用效率進行分析，并由專門的設備檔案管理人員把相關的信息數據錄入電腦中，建立數據庫，方便以后的查閱和管理[6]。（8）設備檔案信息的全程收集。從設備采購申請到安裝與驗收至設備報廢的全過程都應進行檔案信息的收集，為后期的設備的采購、安裝、使用提供數據支撐。

3 討論

醫療設備檔案管理是醫院設備管理的一部分，對于醫院日常事務的開展具有積極的作用：指導和監督設備的購置；服務服務醫院中心工作的開展；為醫療或經濟糾紛提供有效法律憑證。醫療設備價格昂貴、采購過程復雜，尤其是需省衛生廳批準的乙類大型設備，而檔案管理能為設備的購置提供信息支撐，為設備管理委員會討論、設備論證申請、招標、可行性研究分析提高參考依據，為決策層的最終決策提供有力證據，最大限度地發揮檔案的指導和監督作用，避免不必要、無效的購置，為醫院節省資金支出[7]。進行設備檔案管理的最終目標是為了服務醫院中心工作，保證各醫療設備的正常運行，方便醫院中心工作的順利開展。比如，當一個醫療設備出現故障后，如果讓廠家來修，不僅會有費用支出，維修周期也較長，而設備的檔案管理儲備了完成的信息，醫院醫學工程師根據檔案的技術信息就可以很快修復醫療設備，不僅節省了一大筆維修資金支出，還積累了一定的技術儲備。進行設備檔案管理的另一目的是為醫療或經濟糾紛提供有效法律憑證。在科技昌名、技術先進的今天，誤診和漏診也不是完全能避免的，一部分是由主管因素造成的，一部分是由醫療設備造成的。而設備檔案管理能出具原始憑證，劃清責任，幫助患者維護自己的權益[8]。如果在正常使用的過程中，醫療設備發生故障而廠商不愿意提供服務或服務不合符原先的約定時，醫院可向有關部門出具法律憑證，維護自身的合法權利。總之，要不斷完善醫療設備檔案管理流程的工作方法，發揮檔案管理的最大作用，提高醫院整體的管理水平。

[1] 陳宏文.醫院醫療設備檔案管理的探討[J].醫療衛生裝備,2007, 28(3)：46-47.

[2] 童斌.醫療設備維修管理的幾點問題與對策[J].醫療衛生裝備, 2010,31(1)：91-92.

[3] 章潔,史維新.淺談當前醫療設備檔案管理的難點及對策[J].檔案與建設,2011(10)：67-68.

[4] 劉偉.加強醫療設備檔案管理提高設備的使用效益[J].中國醫療設備,2010,25(9)：75-76.

[5] 曾冬梅,張正軍.精益管理在醫療設備檔案管理中的應用[J].中國醫療設備,2013,28(2)：63-64,57.

[6] 朱學君.醫院醫療設備檔案管理工作實踐與體會[J].現代醫院,2010, 10(3)：134-136.

[7] 劉延祥.現代醫療設備科學管理模式的思考[J].當代醫學,2008, (18)：27-29.

[8] 高揚,趙昕峰.淺析醫療設備管理和設備維護[J].當代醫學,2013, 19(33)：12-13.

10.3969/j.issn.1009-4393.2015.10.009

廣西 541001 廣西桂林醫學院附屬醫院設備科 （湯建華）