信息技術下的高校行政管理效能提升探究

林 曉

（南京航空航天大學,210000)

0 引言

效率是行政管理的永恒話題。隨著現代信息技術的的高速發展，高校行政管理信息化建設取得長足的發展，大大提高了行政管理的效能和服務水平。但同時，信息技術下的高校行政管理也面臨新的問題和挑戰。如何正確認識信息技術給高校行政管理工作帶來的作用，明確目前存在的問題，提出信息技術下進一步提升高校行政管理效能的有效策略，是我們值得認真思考的問題。

1 信息技術對高校行政管理效能提升的作用

1.1 為科學、準確的決策提供依據

高校管理者做出決策，需要在對大量數據的收集整理、分析判斷的基礎上完成，因此，數據的準確、科學、全面，是決策的有力保障。首先，信息技術的應用，最大限度的實現了校內資源的共享，管理決策者可以通過信息平臺，全面了解各類所需信息，保證了信息的全面性；同時，信息從源頭直接到達接收點，有效避免了因人為中轉造成的信息丟失、失真，確保了信息的準確性和及時性，有利于行政管理者作出科學、準確的決策，提高了決策的可行性。

1.2 提高管理服務的效率，降低管理成本

首先，信息技術的應用，在全校范圍內建立有效的網絡系統，使得傳統管理模式中機構垂直化，上下級之間溝通經過層層機構的狀態得以改變，省略了中間管理機構的介入，信息的非增值環節被簡化，上下級溝通、反饋渠道更為通暢，大大提高了工作效率。其次，信息技術的廣泛使用，將高校行政管理中大量繁雜、瑣碎的事務交給計算機處理，節約了人力成本，減少了重復勞動。此外，信息技術在教務管理、學生信息管理等方面的應用，極大的提高了課程設置、學籍管理、成績查詢、入學報到、畢業生離校等工作模塊的服務信息化水平，充分展現了信息技術的優越性，提高了工作的效能。

1.3 最大限度的實現資源共享

信息技術的應用，最大限度的實現了信息資源在學校范圍內、校內外網絡之間以及其他數據庫之間的互聯，打破了因時間、空間、機構設置等因素造成的部門之間、院系之間、個人之間的壁壘，有效擴大了信息的使用范圍，最大程度實現了資源的管理和共享，從而提升行政管理服務的水平和效能。

2 信息技術下目前高校行政管理工作中存在的問題

2.1 管理理念尚未與信息時代要求相適應

在高校行政管理理念層面，對信息技術為行政效能帶來的變化已經有了較為清醒的認識，對高校行政管理信息化建設的重視程度也比較高。但因為受傳統行政管理理念的影響，實際過程中，還沒有將信息化建設上升為關系到學校建設發展的高度，只是將信息技術作為行政管理的一個輔助，缺乏全局意識和可持續發展觀念。此外，由于長期的習慣影響，在不少行政管理人員特別是年紀稍長的管理人員中，利用現代信息技術提高工作效率的意識不強，建好的信息系統，由于使用者缺乏計算機應用的能力或應用能力不強，造成很多系統功能模塊的閑置，沒有充分發揮信息系統的作用。再者，管理人員缺乏大局意識，部門之間溝通不夠，信息不夠通暢，數據共享率不高。以上幾方面都限制了信息技術在行政管理工作中進一步發揮作用。

2.2 相關配套制度尚未健全

信息技術在高校行政管理工作中的有效應用，需要良好的制度作為支持和保障。從目前實際情況來看，高校行政管理中的配套制度仍然不夠健全，或者制度實施過程中，尚未嚴格執行。完善的制度建設應該包括管理制度和技術策略兩個層面。管理制度不完善或執行力不強，會導致各行政部門之間溝通配合力不強；而技術策略的不完善，更會導致信息技術在行政管理中的應用失敗，對信息技術效用的發揮帶來負面影響，從而影響高校行政管理工作的效能。

2.3 隊伍建設尚未達到行政管理信息化的要求

當前各高校并不缺少對信息化建設硬件設施的投入，但在管理人員隊伍建設方面并沒有足夠重視。第一，管理者隊伍中缺少既懂得教育管理又掌握一定現代信息技術的人才。第二，專業技術人員在管理者隊伍中地位較低，流動頻繁，積極性不高，人員交接時并沒有將信息技術工作交代清楚，造成很多信息數據因人事變動而不可用，需要重建。第三，高校行政管理人員隊伍人數眾多，水平參差不齊，不少管理人員缺乏基本的計算機操作技術和信息素養，導致行政管理信息化的作用難以得到充分發揮。以上幾方面原因，嚴重影響了高校行政管理信息化的進程。

3 信息技術下提升高校行政管理效能的策略

3.1 轉變觀念，思想上充分重視

高校行政管理信息化工作，是一個復雜的系統，涉及到體制建設、人員管理、基礎設施建設等方方面面。要想充分發揮高校行政管理信息化的作用，首先應該轉變思想觀念，充分認識信息技術對行政管理效能提升的巨大作用，高度重視行政管理信息化建設工作，不斷提高管理人員在信息技術應用方面的積極性和主動性。對信息化進程中出現的問題和困難不回避，不退縮，對信息化建設初期帶來的不習慣能夠積極去適應，從思想觀念上建立起信息技術的應用意識。行政管理信息化建設不只是從上而下，而是上下一盤棋，全員參與，從根本上促進信息技術在高校行政管理工作中的應用和發展。

3.2 統一規劃，做好頂層設計

高校行政管理信息化建設，是一個不斷完善和發展的過程，需要從全局出發，根據其自身發展的規律，制定切實可行的發展戰略和頂層設計。第一，注重規劃的整體效應，高校行政管理工作涉及面廣，業務眾多，目前，各高校都建立了自己的校園網和信息系統，但多數單位和部門的信息系統是各自研發，甚至一個部門出現運行幾套軟件現象，導致重復建設和資源浪費以及信息交換不暢現象，需要站在全局高度，統一規劃設計，建設綜合集成的信息系統。第二，隨著經濟社會的發展，教育的政策導向變化，高校建設發展的目標也在發生變化，因此，高校行政管理信息化工作因根據學校整體建設和發展目標適時調整，更好的為促進學校發展服務。

3.3 保持技術先進性，確保信息安全

信息技術的更新換代非常快，在高校行政管理信息化建設工作中，要特別注意確保技術的先進性和可拓展性，及時對信息系統進行升級，確保其穩定運行。此外，高校要根據軟件使用情況制定嚴格的維護規定，定期通過專業人員進行維護更新，保障系統健康運行。

3.4 加強制度建設，提供有力支撐

隨著信息技術在高校行政管理中的應用向縱深發展，高校管理者需要及時加強相關配套制度的建設，在制度層面為高校行政管理信息化發展提供有力的支撐。唯有此，高校行政管理信息化建設才能走上良性發展的軌道，從而確立信息技術在高校行政管理工作中的重要地位，信息技術對提升高校行政管理工作效能的作用才能真正發揮。

3.5 加強人員培訓，提升信息素養

“人”是高校行政管理信息化建設的一個核心因素。除了專業技術人員以外，廣大行政管理人員的信息素養直接影響高校行政管理信息化建設的水平。加強行政管理人員的培訓學習，提高信息素養，是高校信息化建設的一個重要內容，也是艱巨的任務。第一，要提高管理人員的信息意識，對信息技術保持一定的洞察力和敏感性，在工作中能夠積極主動收集、利用各種有用信息，服務本職工作。第二，要掌握基本的信息知識，掌握計算機和網絡技術的常識。第三，要提高管理人員的信息能力，包括信息搜集獲取、評價選擇、處理生成和運用協作的能力。通過培訓學習，提高高校行政管理人員的信息素養，更好的適應教育信息化建設的要求。

5 結束語

高校行政管理效能可以反映一所高校行政管理的水平。現代信息技術介入高校行政管理工作系統，不僅有效優化了工作流程，提高了工作效率，降低了行政成本，而且為高校科學發展決策提供了有力依據。當然，在利用信息技術優化行政管理工作的過程中，還存在一些問題，高校應該采取積極有效的措施，促進信息技術與高校行政管理的深度融合，推動高校行政管理信息化可持續發展。

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