用友U8.72財務軟件系統管理操作常見問題解析

梁曉鳴 謝 鳴

用友U8.72財務軟件系統管理操作常見問題解析

梁曉鳴 謝 鳴

應用型本科院校以培養應用型的本科人才為目標，在會計信息化的課程設置中加強實踐教學環節。本文以用友ERP-U8.72財務軟件為例，對系統管理中在教學和運用過程中常見問題進行總結和剖析，并提出建議。

用友U8.72；會計信息化；管理系統

應用型本科院校為了培養應用型的本科人才，在會計信息化的課程教學中以用友ERP-U8.72財務軟件作為課程的實訓平臺。會計信息系統的初始化是整個會計電算化工作的基礎，包括整個系統的初始化和賬務處理系統的初始化兩個方面，對日常的業務處理、出納管理、工資模塊等工作都會產生一定的影響。

一、操作員管理中分不清角色和用戶設置的先后順序

在用友財務軟件中，首先以系統管理員的身份新建賬套，建賬的首要工作是進行崗位分工，也就是角色管理，在“系統管理”主界面中選擇“權限”菜單的“角色”。其次是要進行用戶管理，也就是增加用戶，在“系統管理”主界面中選擇“權限”菜單的“用戶”。例如：實務中的崗位角色會計和出納，一個角色可以擁有多個用戶，一個單位的會計可以有多個人擔任；一個用戶也可以分屬多個角色，只要崗位不是不相容。在用友軟件中角色和用戶的編碼具有唯一性，只認編碼不認人，在設置用戶的時候，用戶歸屬于哪個角色，就會自動分配給其該角色的權限。刪除角色時，如果角色下面有用戶正在使用，則不允許刪除。只有先將用戶刪除后才可進行角色的刪除。

解決的方法和建議：①先分配工作崗位進行角色管理，例如001、賬套主管；002、會計；003、出納。②增加用戶，并在已經設置好的角色中選中相應的選項。一般情況下，無論先設置角色或先設置用戶都是可以操作的，但如果是自動傳遞權限，則應該首先設置角色然后才能設置用戶。

二、用系統管理員身份登錄無法修改賬套

在用友財務軟件中，學生經常在“修改賬套”環節遇到問題。當系統管理員建好賬套后，發現之前所設置的企業相關信息需要修改。學生用系統管理員身份進入系統管理界面，需要執行“修改賬套”命令時，“修改”按鈕呈反白顯示，不允許用戶進行修改。原因分析：是混淆了系統管理員和賬套主管的權限：①系統管理員不具備修改賬套的權限，其主要功能是負責整個系統的維護工作：包括新建賬套、引入賬套、輸出賬套，以及角色、用戶及其權限的設置。②賬套主管的功能是對已經建好的、有管理權限的企業賬套進行管理和修改賬套信息。只有賬套主管可以修改和管理其具有權限的賬套信息，系統管理員無權修改。

解決的方法和建議：①用賬套主管（Admin）的身份進行注冊，選擇相應的賬套進入“系統管理”界面；②單擊“修改賬套”功能，根據提示對允許修改的相應內容進行修改。最后單擊“完成”按鈕，確認修改內容。

三、執行填制憑證功能時，系統提示“填制憑證時間超前或者滯后”

原因分析：①在用友財務軟件中，對系統日期的啟用有一定的要求，通常設為建賬的年初或某一月份的月初。由于在教學過程中，使用的是用友的教學版財務軟件，使用期限為三個月，教學上建議選擇某年的一月一號。但是每學期開學的時間是二、三月或是九月，如果學生在選擇啟用日期時按照系統默認時間選擇月末啟用而不是月初啟用，導致用戶當月輸入的所有憑證日期系統只默認為啟用時間到當月月末的最后一天，錄入其他時間時，系統提示出錯信息“填制憑證時間超前或者滯后”。例如：假設建賬時間是“2014年9月25日”，輸入憑證的制單日期為“2014年9月1日”時，系統提示：“日期不能超前建賬時間”，此時，該憑證的制單時間只能選擇在“2014年9月25--9月30日”期間錄入。②另一種情況：在選擇啟用日期時按照企業信息資料時間選擇月初啟用，但計算機的系統默認時間沒有修改為與企業資料相符的時間，此時系統也會提示“填制憑證時間超前或者滯后”。

解決的方法和建議：①系統的啟用日期應該謹慎的選擇和確定為某年的一月一號，由于建立賬套的時間建賬后無法修改，如果在企業平臺錄入憑證時才發現系統時間錯誤，就將無法錄入正確的時間。②如果是上述的第二種原因引起的憑證錄入時間錯誤，直接在任務欄單擊“更改日期和時間設置”，將系統默認的時間修改為企業基本信息資料所要求的時間即可。

四、基礎設置時，人員類別顯示“在職人員”，無法添加企業資料所要求人員類別

原因分析：在公共信息的基礎設置過程中，①設置部門檔案，在“企業應用平臺”窗口中，在這部門信息設置時，先將企業所要求設置的部門檔案信息設置好，每個部門的負責人先置空；②設置職員檔案時，沒有在“人員類別”下屬的“在職人員”中添加具體的人員類別，導致系統默認為“在職人員”或“離退人員”。

解決的方法和建議：①設置部門檔案，每個部門的具體負責人先不錄，在錄完職員檔案后再次進入部門檔案修改；②設置職員檔案，首先在“人員類別”中的“在職人員”窗口，選“增加”，雙擊打開“檔案名稱”窗口，其次根據企業資料的要求選擇“企業管理人員”、“車間管理人員”、“基本生產人員”、輔助生產人員等。這部分內容如果出現錯誤，將會影響在“工資模塊”中各類別人員工資公式的設置。

五、期初余額錄入，發現總賬余額自動替換為正確余額的2倍

原因分析：①用友ERP-U8.72軟件中，期初余額錄入時會計科目的期初余額有三種情況：一是沒有二級科目和輔助核算的，系統顯示這一科目顏色是白色：二是有二級科目的，系統顯示這一科目顏色為灰色，只需錄入二級科目金額，上級科目由系統自動匯總；三是有輔助核算的科目，系統顯示為黃色。②新增科目沒有設置輔助核算項目，在錄完總賬余額后才發現沒有設置輔助核算；③直接進行該科目的輔助項設置，而沒有先將總賬余額刪除，此時系統將總賬余額自動替換為正確余額的2倍，無法修改。

解決方法：①雙擊該科目的“期初余額”欄，打開“輔助期初余額”，左鍵單擊刪除“輔助期初余額”；②進入“會計科目”窗口，把之前在會計科目中設置的輔助核算屬性去掉；③在“會計科目”的“期初余額”欄，把該科目的總賬余額刪除；④重新進行會計科目的輔助核算設置，客戶往來、供應商往來或項目核算；⑤雙擊該科目的“期初余額”欄，打開“輔助期初余額”，“增加”該科目的輔助核算明細余額，系統自動生成該科目的總賬余額。

[1]王新玲,汪剛.會計信息系統實驗教程[M].北京:清華大學出版,2009．

[2]陳小紅.用友ERP-U8.72財務軟件財務系統應用疑難解析[J].財會月刊,2010(12).64．

[3]曹小林.用友U8財務軟件教學常見問題解析[J].商業會計，2012（11）：113.

（作者單位：廣西大學行健文理學院、中共廣西壯族自治區委員會辦公廳）