高職院校院系教學秘書隊伍現狀及對策探析

王存琴（南京科技職業學院，江蘇南京，210048）

高職院校院系教學秘書隊伍現狀及對策探析

王存琴
（南京科技職業學院，江蘇南京，210048）

教學秘書是高職院校教學管理中的重要組成部分。本文從高職院校院系教學秘書崗位職責入手，結合教學秘書的工作現狀中的問題，提出工作建議。

高職院校；教學秘書；現狀

1 高職院校教學秘書崗位職責

在高職院校管理中，教學秘書的管理工作是由很多具體事務綜合而成的。教務管理工作內容煩瑣、任務繁重、范圍廣泛，既要承擔本系的工作任務又要與學校相關職能部門做好溝通和聯絡。教學秘書在工作中不僅自身要接受嚴格的管理，還要為全系師生提供優質服務，這樣才能順利開展工作。教學秘書工作面對的主要對象是系領導、老師、學生，要履行好基本職能，就要明確應承擔的各項任務，具體來說高職院校教學秘書教務管理工作包括教務管理、考務管理、教學質量監控。

1.1 教務管理

1.1.1 課程管理

教學工作是大學的核心工作，教學質量是高等教育的生命線，課程管理是教學管理工作的基礎。系部承擔著專業課程的教學及人才培養工作，隨著學科及專業的不斷發展，專業人才培養目標及社會需求不斷調整。課程管理同樣需要與時俱進，課程體系的設置也在更新。教學秘書每學年都協助各專業負責人制訂本年度招生專業的人才培養方案。以本系為例，每學年9個專業的人才培養方案需要制訂、審核，根據各專業人才培養方案，須在教務系統中錄入理論和實訓課程安排，經核對后，確定課程表，并發放給任課教師和各個班級。

1.1.2 教學資料管理

學院制定的各種規章制度、教學管理文件、每年度教學工作計劃和工作總結、各種重要的教學會議等常規工作資料，這些都需要教學秘書整理歸檔。教學日志、學生成績登記表、實訓記錄本、聽課記錄本、成績單、試卷、試卷分析表等教學資料也需教學秘書整理歸檔。此外，學籍管理也是教學秘書的工作之一，主要是負責學生的報到注冊、信息反饋；還有學生的各類信息采集、核對；學生的學籍異動、統計等。為確保學生正常畢業，教學秘書要認真做好畢業資格篩查工作，主要是對課程情況、英語取證情況、計算機取證情況、專業技能證書取證情進行篩選。因我院試點實施學分銀行制度，教學秘書還需對學生的各類競賽、獎勵、取證情況進行審核、認定，符合規定的存入學分銀行。學生自行進行學分兌換后，通知學生核對，有問題反饋的再次進行審核確認。

1.1.3 教材管理

教學秘書還需配合教務處組織教材征訂事宜，認真核對教材征訂匯總表，并及時處理出版社的回告，完成教材征訂工作。確保教材征訂不漏訂、不錯訂，堅決避免因教材征訂和發放錯誤影響學生的正常上課。

1.1.4 工作量核算

為了調動教師的教學積極性，提高教學質量，作為教學秘書要嚴格按照學院的教師教學工作量化考核辦法，核算老師的年度工作量?；竟ぷ髁?、課時單價、超工作量上限、超課時、各種獎勵（減免）課時等，這些都是關系教師的切身利益，必須仔細核實、核算。

1.2 考務工作

考務工作主要涉及日?？荚嚭蛯I技能（等級）考試。

1.2.1 日常考試的組織與成績試卷管理

日?？荚囀侨粘＝虒W的基本內容。教學秘書在期中、期末考試之前須通知各教研室老師組卷；認真做好本系期中、期末、補考、重修等考試的組織安排工作；待考試結束任課老師完成試卷批改（其他方式考核也給出成績）后，做好后期成績錄入管理和試卷入庫管理等后續工作，確保各項考試順利進行。

1.2.2 專業技能（等級）考試的組織與管理

除日常課程考試外，學生還會參加諸如英語等級考試、計算機等級考試、專轉本考試、專業技能考證、普通話等各類考證考試。作為教學秘書，要及時將相關考試信息傳達給輔導員和學生，提醒學生按時按要求進行報名，確?？荚噲竺晒?。教學秘書還要做好考試的組織工作，包括對學生報名情況進行資格審查，落實監考人員，布置考場，與相關老師聯系溝通，做好證書的發放工作等。

1.3 教學質量監控

教學秘書每學期須協助系領導制定督導工作計劃，協調解決教學過程中的各類突發事件，保證教學秩序有序運轉。堅決避免發生教學事故，順利完成各項教學工作。

1.3.1 協助督導聽課

教學秘書要督促教研室按時上交教學進程表，特別是外聘老師的進程表，確保院系督導老師能及時查看并有重點地督導聽課。另外，教學秘書還要認真做好本系日常教學過程中管理工作，確保所有調停課及時等級并錄入教務系統，隨時可查。

1.3.2 開展教學檢查

教學秘書開展教學檢查主要包括以下工作：1）協助督導處開展各類專項督導工作；2）認真做好本系日常教學工作中的各項檢查工作，及時組織開展期初、期中、期末教學資料的檢查工作；3）平時經常去查課，查看實訓室情況；4）和輔導員、學生溝通教師的上課情況及時反饋給系領導；5）經常和教研室老師溝通，了解和教學相關的問題、意見和建議；6）組織督導老師召開座談會，及時溝通督導過程中出現的情況，及時總結改進，發揮系部的積極性和主動性，以提高教學質量。

1.3.3 開展評價活動

教學秘書每學期都要按照文件通知要求落實學生評教、老師評學工作，把握教學過程中的整體情況。教學秘書結合督導考核情況，確認上報教學質量優秀獎名單；協助老師申報示范教師，組織開展示范教師的公開課和講座活動。

2 教學秘書的工作現狀

目前高職院校擴招了，規模上去了，但教學秘書的人員編制的配備并沒有跟上，教學秘書的工作量自然負荷沉重。

2.1 高職院校內部管理的特殊性和復雜性

高等學校具有行政事業管理和學術管理的雙重特性。高等學校既有行政事業單位的特點，實行行政管理體制，類似政府機關的行政制度，又有學術薈萃的特點，各類學科專業的專家教授云集，從事教育、科研等工作。作為個體，往往身兼多個身份：專業帶頭人、課程負責人、專家教授、研究所職務、課題負責人、各類行政領導職務，這樣就形成了內部管理的特殊和復雜性。

2.2 二級教學管理未落到實處

傳統的高職院校教學管理模式根深蒂固，學校教務部門管得多管得死，系部無論大事小事都須請示匯報，經教務部門批準后方可實施，所謂的二級管理落得了個虛名。長期下來，學院還是習慣按照以往的教學管理模式，執行教務處的通知和任務指令，缺少自己系部的主動能控性。由于管理層次多，層層溝通，辦事路徑長，遇到問題，不能及時得到解決，反而使工作變得繁瑣冗長，降低了工作效率，也降低了管理的效率。

2.3 教學秘書工作量大，倦怠情緒明顯

教學秘書在教學管理中的定位是教輔崗位，工作范圍廣泛，工作量大，每個系就設置了1個教學秘書崗位，各種跟教學相關的大事小事全包攬。實際上，教學秘書除了完成教務處和監察督導處布置的各項常規工作和專項工作外，還要完成系領導布置的各項日常工作和臨時工作。教學秘書承上啟下、溝通左右，從教務處、督導處到系里每位老師，再到學生，都要做好溝通和交接工作。常常疲于應付日常工作，極易產生倦怠情緒，失去工作熱情，降低工作效率。這樣的工作狀態，雖然并不影響教學秩序的正常運行，但要在教學管理上有所創新，或者說要提高教學管理水平，就有較大的困難。

教學秘書工作事務繁雜，在一般人看來，教學秘書就是辦事員，所做工作似乎沒什么技術含量，實質上這些事務性工作具體做起來卻是繁重的。以完成人才培養方案為例，一份課程表從專業負責人制修訂計劃開始，計劃本身從內容到格式，需要多次更改，教學秘書也要多次審核，包括實踐和理論課程的周數是否吻合，課程代碼是否正確（課時、學分、教研室），學期開設是否正確，課時跟周數是否一致，總課時數是否達到學院要求等等；人才培養方案制訂后，在教務系統中錄入開課計劃，全系每個年級9-10份計劃，三個年級要錄入20多份計劃，含每門課的課程性質、考試考查課選擇、周課時數、開設學期等信息；計劃錄完后進行課程變更，每門課的具體課時數（講授、實驗、上機和其他課時）；計劃變更完畢后由教研室主任核對，有問題反饋到教學處更改；接下來確定實踐環節的具體周次，如與外系周次沖突，要進行協調；完成這些工作后才能進行教學任務下發，進行專業課安排，確定好任課老師后（含外聘老師），仍然錄入教學系統，系統中需新增外聘老師信息，向教務處溝通申請安排；編制好的課程表后，許多教師往往在課程表執行前，甚至執行后，要求按照個人的意愿進行排課或更改，有時候更改一個課程安排，會連帶更改一系列課程安排，協調一群教師，這樣一項工作完成下來，往往需要1-2月的時間。其他的教務工作也有類似之處。

2.4 教學秘書理論業務水平待提升

教學秘書需要具備一定的教學管理知識、所在院系的專業知識、現代化辦公技術等。多數教學秘書不是管理專業出身，對管理工作的認識和理解不深，以完成日常工作和領導布置的任務為目標，憑經驗來決策工作，理論知識的相對欠缺，也就造成了研究意識的欠缺。教學秘書要在領會教學秘書的基本職責的基礎上，不斷充實提升自身業務水平，系統學習教學秘書理論知識并與實踐相結合，注重組織協調能力的培養與提高，從實際出發，找到正確快速高效的方法解決問題，保證教學管理工作又好又快地完成，提升工作效率。

2.5 教學秘書缺乏目標的引領

很多教學秘書并不是管理專業出身，學習的是其他專業，工作后改行從事管理專業。這種現狀導致了這樣一種局面：一方面所學專業知識沒有得到歷練鞏固，加上長時間不使用，逐漸荒廢，更不用提深入學習來提升專業能力或拿出研究成果。就算有相近專業的教學、科研團隊，以教學秘書的時間和精力，也并不能成為主要的骨干成員；另一方面，教學秘書目前從事的管理專業，因為沒有得到過系統的學習，理論知識欠缺。沒有理論體系做支撐，教學秘書所總結研究的教育管理方面的成果，也只是停留在經驗管理的層次，要想有所提高，也存在困難。這是教學秘書面臨的比較尷尬的處境。沒有明確的目標引領，這對學校提高學校管理質量來說是非常不利的。如果沒有明確的職業規劃，沒有發展動力，沒有未來，有的只是一年一年重復工作和突發事件處理，這種狀態會影響教師個人發展，影響教學秘書隊伍水平的提高，影響教學管理的水平和質量。

3 高職院校教學秘書管理的建議和措施

3.1 提高重視度，準確定位

教學秘書是教學管理中的重要組成部分，是教學管理環節中的重要樞紐。只有樞紐暢通了，管理的效率才能提高。不管是教學秘書自己，還是領導、老師們都要改變傳統觀念，重新準確定位教學秘書工作。教學秘書崗位是教學輔助崗位，所有的大學都設置了教學秘書這個崗位。教學過程中的各個環節都需要教學秘書來聯絡，教學過程中的各個主體也都需要教學秘書來溝通，可以說沒有教學秘書，教學過程就無法順利有效地開展工作。教學秘書作為這樣的一個聯絡上下、溝通左右、繼前續后的重要樞紐，在高校的人才培養中發揮中重要的作用。

3.2 加強管理知識的學習

教學秘書很多不是管理專業出身，處理問題是憑借經驗進行的。新形勢下的教學管理和傳統的教學管理已經發生了很大變化。教學秘書要在經驗管理的基礎上，接受管理方面理論知識的學習；在經驗管理的基礎上，總結出有規律的結論，融合在理論中，相輔相成，使教學管理水平得到提高。在大眾化教育階段的大背景下，隨著各種形式的發展，可能出現的各種新問題，這樣我們才有能力對教學管理中的問題做出正確的解決措施。不管是學校安排的培訓還是自己利用個人業余時間，需要加強管理方面知識的學習，有了理論的支撐，憑借既有的工作經驗，相信教學秘書的教學管理工作能更上一個臺階。

3.3 管理工作信息化

信息化已經如此普及，在教學管理中已經是必不可少的輔助工具了。在我校的教學管理中，還有些地方可以改進，這樣可以減輕教學秘書繁瑣的工作。如每年工作量的計算，如此巨大的工作量，應該用信息化方式來處理，而不是靠教學秘書查著課表，拿著計算器來統計。再如臨時調停課表，也可以在客戶端上增加一個菜單，老師自己申請的同時填入相關的課程信息，這樣不用全部集中到教學秘書處一個一個的手工錄入。當然長期調課單也可以這樣來處理。

綜上所述，教學秘書是高職院校教學管理中的重要組成部分，高校教學秘書的工作是具體的、繁雜的，是教學管理工作的有力支撐點和著眼點。筆者認為，當下高職院校亟需解決的首要任務是如何促進教學秘書能力的不斷提高，發揮在教學管理工作中的教學服務職能、教學協調職能、教學監督職能和教學管理職能，使教學活動和教學任務順利完成，提升教學質量。因此，正確認識高職院校教學秘書的崗位職責，認真分析高校教學秘書工作中出現與存在的問題，研究好的改進對策對提升教學管理水平有著極其重要的意義，也值得我們作進一步的探討。

[1]吳學翠.高職院校教學秘書崗位職責分析[J].輕工科技,2015(02) :137-138.

[2] 樊靜.略論高校兩級管理體制下教學秘書工作的定位[J].蘇州教育學院學報,2012(2) :91-93.

[3]倪麗梅.高校教學秘書工作存在的問題與對策探析[J].科學文匯(上月詢) ,2011(01) :1-18.

[4]劉釗慧.淺談高校教學秘書工作存在的問題及對策分析[J].現代企業教育,2013 (08 ) : 87-88.

王存琴（1981.5—），女，漢族，江蘇南通市人，碩士，南京化工職業技術學院，講師，研究方向-教育管理研究。

Thoughts on the job duties and work of teaching secretaries in Higher Vocational Colleges

Wang Cunqin
（Nanjing science and technology Career Academy,Jiangsu Nanjing,210048）

Teaching secretary is an important part of teaching management in higher vocational colleges. This paper puts forward suggestions on the work of teaching secretaries in higher vocational colleges.

Teaching secretary， Higher Vocational Colleges，Present situation

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