淺析影響會展舉辦的主要因素

王思冉

前言：會展業是社會經濟發展到一定階段的產物。作為一種聚集效應和輻射效應都很強的綜合經濟，會展對交通、餐飲、住宿、旅游、商業等相關產業都有著巨大的帶動作用。我國會展業經歷幾十年的發展，已呈現出良好的發展前景。要保證會展項目能夠順利實施、成功舉辦，我們必須找到、了解影響會展舉辦的主要因素，在會展舉辦前就相關因素產生作用的情況制定相應的應對措施，針對這些因素提早做出合理規劃和預案，做好充分的準備，只有這樣才能確保展會成功，達到舉辦會展的預期

目標。

（一）外部因素

1、政策、法規：政治法律由那些具有強制性的和對舉辦展會產生影響的法律法規所構成。由于舉辦展會涉及的行業和社會面非常廣，因此，會展業會受到比其他行業更加嚴厲的法律管制，如政府對舉辦展會在消防、環保、工商管理和產品進出口方面的嚴格要求，舉辦展會對《廣告法》和《專利法》等法律的嚴格遵守等。此外，與展會展覽題材所在產業有關的法律對舉辦展會也會產生較大的影響。

2、時代因素：會展項目，尤其是會議，主要是為參加者就某一熱點問題提供交流合作的平臺。會議議題通常是社會關注的熱點問題，因此要考慮會展主題復合時代的大背景。

3、產業因素：會展項目與所展覽展示的產品所在的產業密切相關。一定要考慮相關產業因素。首先，所辦展會與相關產業必須是主辦方熟悉的，要對相關產業的市場狀況、市場結構、競爭情況相當的了解。其次，相關產業應該是處于變化或轉型期，市場空間較大，產業發展迅速。再次，與所選擇的會展項目相關的產業應該能代表未來發展方向，具有良好市場前景。

4、市場因素：所選項目必須具有市場需求。市場需求分為兩個層次：一是要有大量參展商、參會者參加;二是要有大量觀眾。展覽會在選擇主題之前必須了解市場條件對展覽會的影響情況，展覽會的內容符合市場的需要，選擇的展覽會主題就具有生命，展覽會就具備了基本的可行性。

5、文化差異因素：展會的跨國經營、全球化已成為一種趨勢，面對復雜的國際環境，要想在激烈的環境中取得成功，很重要一點就是能夠在跨國文化環境下靈活應對跨國文化因素所造成的影響。語言文字、風俗習慣、價值觀在不同國家、區域間存在很大的差異，會展舉辦方要充分考慮，要尊重參展商、參觀者的習慣，避免發生誤解誤會，形成不必要的壁壘。

6、人口因素：從量的角度看，人口數量是市場規模的重要指標。從人口的分布、結構及變動的趨勢可以分析、判斷出市場需求的特點和發展趨勢，這一點對展銷會等注重現場零售的展會有重要意義。

7、地域特點、自然環境因素：許多政府或國際組織都積極地鼓勵“綠色”辦展。此外，會展公司關注的另一種因素是多變的天氣類型。這種變化對展覽有潛在的影響，特別是在考慮何時舉辦展覽或是室外還是室內舉辦的時候。還要考慮舉辦展覽會的地區條件，所選擇的這個地區要有一定的經濟特色，并適合這個展會的主題。

8、旅游資源因素，展覽的目的除了獲取最新信息和進行人際交往外，旅游也是參展者考慮是否參加的因素之一，絕大多數的參展者也希望借參加國際展覽的機會來緩解工作的壓力，精心設計的旅游往往會給參展者留下深刻的印象。

9、金融因素，會展項目多為國際會展，涉及外匯結算、收款具有周期性，所以要考慮到匯率、利率變化帶來的風險。對于外部因素跟蹤的主要目的是大量收集資料，盡早做出預測。盡管不能避免其發生或對其改變，但是可以采取有效的預防措施，減少其對項目實施造成的損壞。

10、合作伙伴因素，會展項目的舉辦沒有一個很好的合作伙伴，也難以取得成功。會展企業往往對專業技術的了解比較少，因此要想辦一個專業展覽會，必須要依靠在專業技術方面有特長的合作伙伴。從國外的辦展經驗來看，美國、德國公司要辦一個展覽會，都有一些專業協會的支持。因為這些專業協會組織對行業的現狀、市場的需求情況比較了解。

（二）內部因素

1、人力資源。展覽會的舉行需要各方面專業人才，其中最重要的是專業展覽策劃人。專業展覽策劃人需要懂得籌辦展覽的各項細節，再經由專業展覽策劃人尋找各種適當的專業人才共同合作，如專業視聽人員、同步翻譯人員、旅游人員等。專業展覽策劃人的經驗相當重要，因此在爭取重要國際展覽時，專業展覽策劃人過去承辦大會的經驗也成為競標時的重要參考因素之一。

2、物力資源。承辦展覽最重要的物力資源就是展覽場地。展覽場地的選擇必須遵循一定的行業標準。會展公司可以制作一份工作單，上面列出選擇場地時需要注意哪些事項，以便正確選擇適當的展覽場地。展覽場地的硬件設備對一個展覽來說相當重要，展覽中心是否符合國際級的標準，容量是否符合展覽會的需要，展覽攤位數量、展覽能容納的人數、視聽設備、同步翻譯室、秘書室等，都是一些非常重要的數據。

3、財力資源。如果會展公司沒有充足的資金可用，那任何戰略都不能付諸實施。資金的可用性或有權使用，是會展公司實力的體現，這涉及會展公司本身的資金，也包括會展公司獲得的贊助基金。沒有足夠的資金，整個展覽就會出現一個嚴重的缺陷，要想達到展覽預期目標，就必須更正這一缺陷。

結語：隨著我國全球化進程的不斷加深和世界經濟的快速恢復與發展中國的會展業已踏入力求追趕會展業發達國家或地區的浪潮。各類展會層出不窮一時間國內會展行業盛行但其中不乏一些錯展敗展。真正能夠實現會展業為企業提供產品展銷平臺，強化企業的品牌意識，使企業獲得信息與投資機會，進而促進了資源要素的集聚、互補與整合，為產業發展聚集資金、技術與人才，加快區域增長速度的目標。