新形勢下企業文書檔案的保密工作探析

常媛姿?康偉

摘 要：企業文書檔案對于企業而言是非常重要的，其原則性和保密性非常的強，在進行文書檔案管理的時候，必須根據文書檔案蘊含的特點進行，還必須重視保密。管理人員必須真正的認識到文書檔案管理的重要性，并認識到其中存在的問題，找到問題解決的策略，真正的做好文書檔案管理方面的工作。

關鍵詞：企業;文書檔案;管理;工作

文書檔案對于企業而言，是非常重要的，若是文書檔案管理的保密性不夠，那么很容易導致企業機密泄漏，這對企業更好的進行市場競爭是非常不利的。隨著《檔案法》的頒布和實施，人們愈加認識到了企業文書檔案管理的重要性。

一、企業文書檔案本身的重要性

（一）對企業發展非常重要

企業在發展過程中，給其造成影響的因素比較多，企業文書檔案是其中的一種，企業文書檔案本身便是企業管理經驗以及知識水平的積累，其是企業進行管理的一個基礎和條件，對于企業的發展和進步都是非常重要的[1]。企業的發展過程和創造過程都能夠在文書檔案中體現出來，所以必須認識到其重要性。

（二）對企業商業管理非常重要

企業文書檔案中記載了企業的商業機密，在企業成長和進步的時候，其作用非常重要，甚至有些時候，其會起到決定的作用。

（三）能夠提升企業信用核心力量

現在人們對誠信愈加的重視，企業也更加重視文書檔案本身的信譽度。對于企業而言，信譽非常重要，也是企業的一項基礎資源，特別是隨著社會的發展，企業信譽甚至會決定企業的成敗，而企業文書檔案也是信用的重要組成部分，所以必須做好企業文書檔案管理，提高企業信用度。

二、企業進行文書檔案管理的時候存在的主要問題

現在大多數的企業都進行了檔案室的建立，一些大型企業檔案室本身的規模比較大，并且制度和體系也比較的完善，但是那些中小企業，進行文書檔案管理的時候存在的問題便比較的多。

（一）無法跟上時代發展的需要

有些企業受到以往思想的束縛，在進行企業文書檔案管理的時候，還是使用年度歸檔的方式，并且相關的制度也沒有健全。甚至在進行檔案錄入的時候還使用手工操作的方式;甚至有些企業中，其文書檔案管理人員是由一些其他辦公室人員兼任的，這些人員本身的專業素質比較差，業務能力沒有保證。人員變動比較頻繁，甚至有些企業讓一些年齡比較大的人員來進行檔案管理，這些人員本身的專業素質比較差，無法很好的掌握計算機，無法滿足現代文書檔案管理的實際需要[2]。

（二）保密意識比較差

無論是領導還是文書檔案管理人員，其本身的保密意識都比較差，沒有認識的其重要性，有些領導甚至認為，只要自己需要查閱便可以復印相關的文書檔案，沒有制定合理的審批手續，有些需要保密的文件并沒有及時的進行歸檔，導致企業機密泄漏的情況出現。

（三）檔案管理意識比較差

有些領導對于文書檔案的管理意識以及一些基本知識都不夠了解，在工作的過程中，經常存在違規管理以及濫用職權的情況，認為自己既然是領導，那么想看什么檔案都可以進行閱讀，沒有根據手續進行辦理，甚至有時候還會出現標記檔案，撕毀檔案的情況，沒有及時歸還、隨意擺放、丟失的現象更是比比皆是。

三、企業做好文書檔案管理工作的措施

對于企業而言，文書檔案管理是非常重要的，特別是想一直發展下去的企業，做好檔案管理更是非常重要的，必須從歷史角度出發，做好文書檔案管理工作，提高對其認識和責任心。

（一）重視文書檔案管理人員的素質提高

企業想要做好文書檔案管理工作，提高文書檔案管理人員的素質是非常重要的，企業應該根據需要組織文書檔案管理人員進行學習和進修，不斷的提高其素質。企業還應該重視文書檔案管理人才的引進，提高文書檔案管理人員的綜合素質。對于現在的文書檔案管理人員，企業應該根據其需要，做到因材施教，提高文書檔案管理人員的實際素質。

（二）重視硬件設施的建設

企業想要做好文書檔案管理工作，便必須根據需要進行長遠規劃和近期方案的制定，不斷的根據需要完善文書檔案管理的制度，改善以往的檔案保管條件，保證布局的科學性和合理性，將辦公室、檔案室以及檔案閱覽室分開。同時，還應該進行硬件設備的建設，根據需要進行打印機、掃描儀以及復印件的配置，這樣能夠給文書檔案管理更好的進行奠定物質基礎。此外，還應該進行分類號的統一，這樣能夠保證檢索的準確性，用關鍵詞將以往的主題詞替代，對查找的條件進行簡化，不斷的提高文書檔案的實際利用效率[3]。

（三）做好檔案電子化管理

隨著社會經濟的發展，網絡也在不斷的普及，在進行文書檔案管理的時候，相關的管理者也應該將網絡化傳輸應用進去，提高其網絡利用效率。更好的進行資源的共享。企業應該建立兩套文書檔案，這樣能夠給其使用提供方便，并且還應該升級管理設施，不斷的提高軟件管理的水平。此外，還應該做好歸檔管理工作，一套檔案由部門保管，另一套則應該交給業務部門，這樣能夠更好的滿足文書檔案管理的實際需要。

結語：對于企業發展而言，做好文書檔案管理是非常重要的，其在一定程度上會影響企業的發展和進步，無論是領導還是管理人員都必須認識到其重要性，了解現在文書檔案管理存在的問題，并采取措施解決問題，提高文書檔案管理的實際水平。

參考文獻：

[1]張蘭.關于新形勢下做好企業文書檔案保密管理工作的思考[J].辦公室業務，2012，01：5.

[2]張璐.論新形勢下企業文書檔案保密工作[J].機電兵船檔案， 2012，04：20-21.

[3]黃瑛.論新形勢下企業文書檔案保密工作[J].機電兵船檔案， 2013，05：38-40.