檔案管理的發展前景

羅艷

摘 要：檔案管理工作包含了兩個方面的內容，一個是檔案的保存和管理，另一個則是檔案的開發和利用。計算機和網絡技術在檔案管理中的應用讓企業的檔案管理工作發生了變化，電子化、數字化檔案的增加讓企業的檔案管理工作發生了變化，面對著更多更大的挑戰。企業檔案部門應該要對計算機和網絡技術的應用引起重視，積極的引入使用。傳統的檔案管理中，檔案管理人員手抄工作較多，能夠提供的檔案服務也比較有限。計算機應用于檔案管理之后，檔案管理人員的手工操作變得少了，服務效率更高，能夠提供的服務內容也更加豐富，這是跨越性的發展。所以，我們需要在進行日常檔案管理的時候，多積累信息應用經驗，學習信息技術，讓檔案管理工作實現現代化管理。

關鍵詞：檔案 虛擬化 縮微化 數字化 信息化 網絡化

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）11（c）-0243-01

檔案可以是社會的發展記錄載體，保存的是社會信息，檔案管理工作隨著社會的發展，其信息量越來越大，單純的手工管理作業方式已經不能滿足其需求，計算信息化管理是未來的發展趨勢。檔案管理人員應該要明確檔案管理的發展方向，能夠提升自己的微機能力，提高管理水平，讓檔案管理更加科學、規范。

1 無紙化、虛擬化檔案管理

計算機技術在各行各業的應用發展讓其成為了本世紀的主導力量，無紙化辦公和虛擬檔案是現代檔案管理的新方向。無紙化辦公和自動化辦公為檔案管理帶來了較大的變化，文件使用網絡進行傳輸，報告也可以通過網絡來傳遞，在文件的收發過程中，步驟被精簡，文件的傳遞快速、便捷，這是自動化辦公和無紙化辦公的優勢，這種優勢同時也是對檔案管理工作的更高要求。

檔案資源共享是檔案管理的一個目標，該目標需要一定的檔案館藏來支持，虛擬化可以讓館和館之間可以通過網絡進行連接，增加彼此的館藏。加入整個世界的檔案信息都能夠并入互聯網，那么檔案資源則會變為無限大，連接全球，在短時間內可以獲得你所需求的所有信息，這樣就讓傳統檔案管理的問題得到了解決，無需大的空間來存儲，投入小，使用便捷。

2 數字化、微縮化檔案管理

微縮攝影和數字影像技術讓數字化檔案管理得以實現。數字化檔案是借助現代先進的數字技術，使用計算機、掃描儀等設備來將館藏資料進行轉化，使其變為電子文件。微縮攝影技術則是將紙質文件微縮在微縮品上，制作成電子文件，數字影像技術則是將各種檔案信息轉變成影像視頻，這些技術都是需要通過計算機設備來進行識別和管理的電子檔案。檔案信息數字化之后，使用計算機進行檢索了使用，讓其使用效率更高，可以拓展的服務也更多，讓紙質檔案利用率低，占空間大的缺點得到了解決。尤其是這些技術的結合，讓檔案管理中的褪色圖片得到了修復，可以進行保存和復制，并且提供圖文并茂的信息，讓檔案的利用價值更高。

3 信息化、網絡化的檔案管理

現代社會中信息化和網絡化是一個標志，計算機和網路技術的使用讓人與人之間的距離變得更小，信息的利用效率更快更高，國界越來越小，不用出門也能夠掌握天下事。這是促進了社會辦事效率的提升，同時也讓整個社會之間的聯系更加緊密，讓檔案管理信息化和網絡化得以實現。

現在從中央到地方，從企業到機關，都有大小不同的局域網，目的是讓網內進行檔案信息的快速傳遞和利用，一些資料具有保密性，因此不允許接入外網，部分還是單機操作，采取物理隔離的方式。可是計算機技術和網絡技術不斷發展，密碼技術和各種識別技術的使用，讓電子文件的安全性有了較大的提升，對于電子文件的真偽鑒別提供了幫助，提高了電子文件的真實性和可靠性。

網絡傳輸作為一種信息傳播方式具有無比的優越性。一是傳播速度快，二是傳播范圍廣，三是傳播不走樣，四是傳播成本低，這已被全世界廣泛認同。檔案管理也必將隨著這一技術的發展而發展。因此，檔案管理實現信息化、網絡化的目標已為期不遠。

4 檔案管理將實現多元化、智能化

隨著新技術的發展，檔案資源的載體已呈現多樣化，除傳統的紙質、圖片、膠卷等載體外，已出現了光盤、磁盤等為載體的電子文件和數碼音像制品。多種檔案載體并存必然使檔案館藏多元化，傳統的檔案管理模式和檢索方式已不能適應形勢發展的要求，因此，檔案管理設備必須首先實現現代化。

計算機技術特別是未來語音識別技術的開發與應用，將使檔案的管理模式實現自動化、智能化。在新的管理模式下，將實現文檔一體化，所有的檔案信息都會被計算機自動接收，并按照設定的程序自動地進行分類歸檔。實現檔案管理自動化、智能化，不僅使傳統的靠手工整理、靠體力搬運、靠翻卷查閱的檔案管理模式成為歷史，使廣大檔案工作者從大量繁雜的腦力和體力勞動中徹底解脫出來，而且能有效地發揮檔案信息服務社會的功能，展現檔案的自身價值，提高檔案工作者的社會地位。

5 檔案管理將實現社會化、市場化

其一，檔案資源實行市場化管理，有利于檔案“共存共享”的實現。檔案資料是社會發展的“記錄儀”，有著“鑒往知來”、服務當代、惠及后世的重要價值，是不能再生的信息資源。實行檔案資源市場化管理，能有效地增強人們保護檔案的意識，完善檔案共享機制，實現檔案的真正價值。

其二，檔案資源實行市場化管理，有利于檔案的開發利用。檔案信息資源是反映歷史的一面“鏡子”，其有效地開發利用，有助于人們“鑒古知今”。

其三，檔案資源實行市場化管理，有利于檔案事業的健康發展。一方面檔案數據庫需得到社會的支持，將社會各行各業的檔案信息匯攏起來，不斷充實和豐富庫存資源；另一方面，社會各界也需要得到檔案數據庫的支持，為其提供方方面面原始的詳實資料。兩者的關系是相互依存的，讓檔案資源的市場化管理有了條件，對于解決檔案經費不足的問題提供了幫助，讓檔案管理事業可以健康的發展。

總的來說，現代科學技術不斷發展，應用不斷增加，我們可以跟隨科學技術的發展腳步，將科學技術和先進設備應用于檔案管理中，讓檔案管理現代化成為可能，促進檔案事業的發展。所以各位檔案工作人員都應該要有這樣的意識，能夠努力去提升自己的水平，學習現代技術，掌握科學知識，讓檔案管理的整體水平得到提升。

參考文獻

[1] 汪溢，譚書旺.秘書文學管理[M].遼寧：大連理工大學出版社，2013.endprint