電子人事檔案中個(gè)人隱私權(quán)的保護(hù)

官艷春

(云南省紅河州醫(yī)療保險(xiǎn)基金管理中心，云南 紅河州 661100)

檔案工作是對社會(huì)中各項(xiàng)生產(chǎn)活動(dòng)中信息的記錄，而有關(guān)個(gè)人的隱私信息或多或少都會(huì)反映在檔案上，因而在檔案信息的獲取和使用過程中，勢必會(huì)發(fā)生一些涉及公民隱私權(quán)的問題，尤其是在人事檔案中，有關(guān)個(gè)人家庭、工作、學(xué)習(xí)、經(jīng)歷等信息的隱私保護(hù)問題。如何在檔案的使用中保護(hù)公民的隱私權(quán)，規(guī)范化使用檔案是檔案學(xué)研究中不可避免的話題。

一、隱私權(quán)和電子人事檔案的關(guān)系

在人事檔案的信息內(nèi)容中，記載著一個(gè)人的過往經(jīng)歷，生活、工作、學(xué)習(xí)、家庭、背景等信息，可以反映出一些人的功過是非。這些內(nèi)容中，有些是只能由上級部門組織匯報(bào)，不能為外人知曉，如軍方人事檔案，連家庭成員也不能提及。［1］從一定程度上看，簡單的人事檔案涉及的是一個(gè)人的基礎(chǔ)信息，而更深層次的可能涉及黨政和國家的信息。因而任何人不能以任何理由、任何形式泄露人事檔案信息，更不能用檔案信息來獲取利益。

從法律意義上看，隱私是一種和公共群體的利益不相干的，當(dāng)事人不愿意他人或他人不便知曉的信息，或是不愿他人干涉和他人不便干涉的信息，以及當(dāng)事人不愿他人侵入或他人不便侵入的個(gè)人領(lǐng)域。隱私權(quán)是公民的最基本人格權(quán)利。

檔案和隱私之間的關(guān)系，從社會(huì)角度看，檔案是源于社會(huì)各個(gè)方面的，真實(shí)反映社會(huì)活動(dòng)的一種信息，這其中必然涉及公民不愿他人知曉、不愿他人干涉、不愿他人侵入的隱私信息。檔案中保存著如此多數(shù)量的隱私內(nèi)容，檔案工作的保密問題必然涉及隱私權(quán)的保護(hù)，因而我們要注意在檔案的收集、使用中的隱私權(quán)保護(hù)，保障人民基本權(quán)利。

二、人事檔案隱私權(quán)保護(hù)存在的問題

在互聯(lián)網(wǎng)的信息時(shí)代中，信息安全一直是較為突出的問題，人事檔案的信息也不可避免，其主要的問題在以下幾點(diǎn)。

(一)管理環(huán)節(jié)方面

管理環(huán)節(jié)中最為突出的就是檔案保護(hù)的制度方面，由于部門平臺對網(wǎng)絡(luò)安全的重視不夠、措施不力、管理不善導(dǎo)致個(gè)人資料泄露，有些不法分子以人事檔案中個(gè)人信息非法出售獲利，未經(jīng)個(gè)人或組織同意私自將個(gè)人信息出售給他人，從而給當(dāng)事人帶來損失和煩擾。

(二)傳輸和貯存環(huán)節(jié)方面

電子人事檔案中的記錄、傳輸、保存等環(huán)節(jié)都是人為操作的環(huán)節(jié)，受到主管和客觀方面的因素影響，如客觀的硬件軟件環(huán)境薄弱，數(shù)據(jù)庫管理不完善，導(dǎo)致第三方可以侵入系統(tǒng)中獲取他人檔案信息，甚至篡改和傳播資料，給檔案的當(dāng)事人帶來較大的隱私侵害。

(三)利用環(huán)節(jié)方面

與普通檔案不同，人事檔案的利用主要是單位人事部門或上級機(jī)關(guān)對人事檔案相關(guān)信息進(jìn)行查證，在轉(zhuǎn)正定級、職稱申報(bào)等方面起到依據(jù)和參考作用。在電子人事檔案管理中，這種查證過程的安全風(fēng)險(xiǎn)大大增加，往往會(huì)因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)技術(shù)本身缺乏安全性，加上人為操作不當(dāng)?shù)纫蛩兀斐蓚€(gè)人資料外泄或被刪改，給當(dāng)事人造成傷害。

三、人事檔案隱私權(quán)保護(hù)的對策建議

(一)制定檔案管理制度并執(zhí)行到位

人事檔案是個(gè)人資料和綜合信息的表現(xiàn)，同時(shí)也是個(gè)人、單位甚至是組織上的機(jī)密文件，對于人事檔案這樣的涉及公民的隱私權(quán)利的又涉及保密性的文件資料，需要和一般的文件檔案區(qū)分開來，［2］因而要制定完善的檔案管理制度，全面落實(shí)到檔案的查閱、使用、傳輸、保存等方面，執(zhí)行到位，確保個(gè)人隱私得到保護(hù)。

(二)創(chuàng)新隱私保護(hù)手段

傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案的隱私問題并不突出，但在信息化環(huán)境下，檔案的管理手段和技術(shù)應(yīng)盡可能多樣化，豐富管理手段才能適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代各種潛在的安全風(fēng)險(xiǎn)。通過加密軟件、完善軟件管理等措施，制定授權(quán)制度，操作日志制度等，記錄所有的涉及人事檔案的行為活動(dòng)，當(dāng)發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)時(shí)可以及時(shí)追溯源頭。

(三)建立和落實(shí)人事檔案管理者的責(zé)任和義務(wù)

人事檔案中的隱私面臨的風(fēng)險(xiǎn)較多，這也給檔案的工作人員提出新的要求。管理人員要提升自己的責(zé)任意識，明確檔案管理的責(zé)任、人事檔案的基本收集程序、使用范圍、使用程序等。維護(hù)檔案安全是其基本的職責(zé)和義務(wù)，無論是管理上還是技術(shù)上都要對網(wǎng)絡(luò)平臺中的危險(xiǎn)源有高度的風(fēng)險(xiǎn)意識。

(四)提升管理部門的法律和道德意識

主觀方面的侵犯隱私權(quán)更為嚴(yán)重，因而自律是人事檔案管理部門的重要原則，一切都要遵循管理制度來，這就要求檔案工作者不僅要遵守規(guī)章制度，更要有職業(yè)操守，因此，人事檔案工作者要始終警醒自己，自覺做好人事檔案管理和個(gè)人隱私權(quán)的保護(hù)，從而更好地為人事檔案當(dāng)事人服務(wù)，為全社會(huì)服務(wù)。

四、結(jié)語

人事檔案中有眾多重要的隱私信息，保護(hù)隱私的工作任務(wù)將日益艱巨，如何從管理和技術(shù)兩方面來防范隱患，是未來需要進(jìn)一步深入研究的課題。

［1］何莎. 電子檔案的形成及保護(hù)［J］. 檔案，2011，(2):58-59.

［2］李揚(yáng)新.論檔案開放與公民隱私權(quán)保護(hù)［J］. 檔案學(xué)通訊，2001，(5):9-11，16.