高校檔案資源整合工作探析

謝王艷

高校檔案資源整合工作探析

謝王艷

從高校檔案資源的歷史價值、文化價值以及教育價值三個方面分析了高校檔案資源在高校中的重要作用。在此基礎上，對教育信息化環境下高校檔案資源整合與共享的基本內涵進行了分析，并結合當前高校的實際情況，探討了高校檔案資源整合的主要內容和基本途徑，為高校檔案資源管理及整體建設工作提供對應的參考。

檔案管理；資源整合；檔案信息化

高校在管理、教學以及科研過程中所形成的所有檔案資源是學校長期開展工作的記錄，為高校后續工作的開展提供了重要的參考依據，是高校十分重要的信息資源以及文化資源，是高校生存與發展的重要基礎。但是，由于各種原因，高校的檔案資源建設情況存在一些問題，檔案資源分散、孤立的特性與當前高校教育對檔案資源綜合性、多樣性的要求存在矛盾［1］。因此，如何在滿足當前高校教育資源信息化要求的同時，通過對高校檔案資源的整合和綜合，為現代高校教學以及管理提供完善的服務是當前高校檔案管理工作的重要內容以及研究的關鍵課題。

一、高校檔案資源的重要作用

（一）高校檔案資源是十分重要的歷史資料

對于學校而言，高校檔案資源的重要作用體現在其與年鑒之間的關系方面，是高校的基礎資料，其重要的作用在于其資源的翔實和可靠。其中，年鑒資料具有高度的準確性，注重材料的真實性、客觀性。高校檔案具有翔實、全面的特點，在長期的系統化建設過程中逐步形成了一個系統性的資源，能夠對具體時間段內高校的整體情況形成一個完整而客觀的陳述，最終完成對高校發展和成長的真實記錄。高校年鑒可以通過與高校檔案相互補充的方式提高檔案資源的可信度和完善度。

（二）高校檔案資源對提高高校文化建設水平具有重要作用

高校檔案資源在發展過程中持續更新和建設，為高校的文化成果保留了翔實的一手資料。在高校長時間的發展建設過程中，檔案資源都隨著學校的教育、管理、教學以及科研等活動而得到持續開展，形成了對高校整個發展歷史進程的記錄。同時，諸多與高校文化相關的原始資料，例如新聞報道、校歌、重大事件等，不但具有檔案資源的原始記錄特點，而且具有檔案的知識性特點。能夠為高校文化建設提供基礎，為學生在道德教育、創新精神的培養方面提供了全方位的支持［2］。

（三）高校檔案資源對學生的教育作用

高校檔案資源不僅對學校發展和建設過程中的重要歷史事件進行記錄，而且還對處于學校中生活的學生進行了記錄，包括學習和生活的各個方面，讓學生的主體地位在高校檔案中得到體現，從而為現代高校學生的教育提供更加豐富的原始資料。現代高校的大學生在思維以及視域等方面具有更大的優勢，但是也存在著一些負面情緒，例如自私、冷漠、懶散等，難以與其他人相處，或者是自卑而缺乏自信。而通過在高校檔案中搜集相關的資料，獲得正面的成功案例，通過這些活生生的案例對學生進行教育，將更加具有感染力，增強對高校學生的道德教育效果。

二、教育信息化環境下高校檔案資源整合與共享的基本內涵

隨著高校信息化趨勢的日益明顯，在教育信息化環境下實現高校檔案資源的共享與整合是實現高校資源有效管理的重要途徑。在檔案資源的信息化整合過程中，考慮高校檔案資源既有的配置與管理情況，強化數字化檔案資源的建設和管理，利用網絡實現信息交換與共享。這對于當前分散、異構的高校檔案資源而言是一種極為有效的組合與連接方式，是實現高校檔案資源的合理組織、優化配置以及最大程度增值的重要方式［3］。

因此，基于教育信息化環境下高校檔案資源的整合必須把握這樣幾點：

其一，在信息化以及教育資源系統化的環境下，高校檔案資源的整合與共享是基于既有檔案資源的收集、整理與保管基礎之上的，必須充分考慮既有資源的合理配置及管理方式，又要保證對既有檔案資源的充分利用。

其二，通過信息化的高校檔案資源的整合就是利用現代化的信息技術手段，解決高校檔案資源存在的分散、孤立、封閉等特點，實現檔案資源的多樣、集中、完備與充分利用的目標。

其三，高校檔案資源的整合與共享必須重視數字化檔案信息資源的建設。檔案資源的整合及共享是在網絡中開展的，通過網絡在線整合實現網絡資源的共享。利用數字化處理技術和手段，將傳統介質的檔案資源進行整理，并在網絡中傳播，有利于同類資源的整合與共享，便于發揮檔案資源的潛在價值。

三、信息化環境下高校檔案資源整合的有效方式

（一）豐富檔案資源，為資源整合提供數據支持

檔案資源的整合需要翔實的數據資源支持，所以必須對各個機構、院系中的檔案資源進行普查登記，加強相關資源的來源檢查工作，為資源整合提供翔實的數據支持。在普查過程中，應該對學術檔案資源的概念有一個清晰的認識，其不但包括學校在招生、教學、科研以及日常管理等所有活動中產生的檔案，同時還包括學校由于發展需要而購買的相關期刊、雜志等；既包括學生的學籍檔案，也包括教師使用的教學檔案；既包括公務活動中產生的資料資源，也包括教職工個人所發表的論文、圖書等。

（二）信息化環境下高校檔案資源整合的主要內容

在檔案資源信息化程度日益提高的基礎上，高校檔案資源整合工作必須以資源的共享作為基本目的，從這樣幾個方面做好檔案資源的整合與管理工作：數據資源整合；系統資源整合；管理資源整合；服務資源整合。

1.數據資源整合。利用數據的復制、聚集以及數據接口等方式，實現物理位置檔案資源相分離的數據之間的相互整合，并實現異構數據的整合。通過在高校各個業務部門之間的檔案管理系統建立統一的數據接口、數據集成框架以及信息管理中心，便于數據的整合和傳遞，最終實現數據共享。

2.系統資源整合。因為傳統校園信息系統建設之初，缺乏整體性的框架構建理念，各個職能部門在信息化建設以及檔案資源的管理建設過程中存在各自為政，獨立建設的問題，導致各個系統之間的接口不統一，造成了業務數據不一致、數據冗余嚴重等問題。因此，在檔案資源整合過程中必須構建一個統一的網絡平臺，將各個異構的檔案資源系統連接起來，為檔案資源的整合提供系統支撐條件。

3.管理資源整合。在當前的教育資源信息化環境下，高校檔案資源的整合本質上屬于一個管理資源的整合問題，其涉及檔案部門與各個業務操作部門之間的合作與協調。通過檔案資源的整合最終實現管理合作方式的協調操作。因此，在檔案資源整合的過程中不但要對技術以及支撐技術進行改進，還需要從管理方式以及管理理論等管理資源角度出發，進行相應的整合［4］。

4.服務資源整合。高校檔案服務資源的整合包括對檔案訪問界面的整合以及檔案服務應用的整合兩個基本層次。其最終的目標是實現從傳統的信息服務到最終的知識服務方向轉變，并使傳統的被動服務向主動服務方向轉變，為更多的用戶提供更富個性化的服務。

以上四個方面的資源整合內容相輔相成，是高校檔案資源整合的重要內容。從具體的實踐情況來看，四項內容中又以服務資源的整合為主，這是實現檔案資源信息交流、合作以及規范運作的基礎，是實現高校檔案資源高度共享的重要方式。

（三）提高檔案資源信息服務能力，加快服務資源的整合

在信息化環境下，高校檔案資源作為一種典型的信息資源，其不論在應用、選擇還是排列都具有相對應的標準，是體現高校檔案資源整合能力以及資源管理服務能力的重要指標。當前，高校檔案資源的重要作用已經受到了人們的廣泛關注，但是對于高校師生以及部分管理人員而言，檔案資源的重要性依然存在著清晰度不足，認識程度不深的問題，導致很多寶貴的檔案資源沒有得到充分的利用。

作為高校檔案資源的管理人員，必須從這樣兩個方面提高檔案資源的信息服務能力，加快實現服務資源的有效整合。首先，要對檔案資源的搜集、整理以及整合流程進行完善，提高整個流程的運作效率。高校相關管理部門必須制定翔實的標準，對相關的檔案資源進行搜集和整理。檔案資源建設和管理工作是一項逐步積累和完善的工作，做好資源的搜集和整理是檔案資源信息化環境下資源整合的基礎。工作人員通過對應的工具從海量的信息資源中篩選、搜集相關的資源，在完成不同信息資源價值的評估基礎上，基于實際標準對資源進排序，并形成完善的信息資源數據庫。只有這樣才能夠保證整個檔案信息資源具有一定的邏輯性和規范性，確保檔案信息資源能夠方便地為檔案資源的利用提供檢索與調用服務，充分發揮檔案資源的潛在價值。其次，必須提高檔案資源服務的主動性與個性化。因為當前高校的檔案資源建設工作還處于一個相對被動的狀態，在這種情況下，用戶想獲取對應的檔案信息存在一定的難度，而且檔案信息的利用率低、利用成本高。因此，需要從這樣兩個方面提高檔案資源服務的主動性和個性化：其一，在日常服務過程中對常用用戶以及特殊用戶的需求、偏好進行分析，了解用戶的實際需要；其二，要提高管理人員的管理針對性，對已經掌握的檔案資料要做到心中有數，并針對其中的主要內容和重要意義，采取合適的方式將之展示出來，為用戶提供快捷服務。例如，可以在學生就業時間段，將每年的就業形勢以及各個行業的就業需求和發展前景展示出來，并選取具體學生的就業作為例子，為就業學生提供更加直觀的參考；在校慶日，可以安排校領導或檔案管理人員對校史館、老校長等相關檔案材料，結合其自身的實際工作經歷，對學校過去的發展故事以及材料等進行展示和講解，讓學生對學校的發展歷史有一個更加清晰的認識。

在當前信息化環境下，數據資源成了高校發展建設的寶貴資源。尤其是在“大數據”理念的發展與應用背景下，做好高校檔案資源的整合與管理工作，實現高校檔案資源的數字化共享是檔案管理工作的重要內容，對充分挖掘檔案資源的潛在價值，更好地為高校的教學、科研與管理提供服務具有十分重要的作用。

［1］陸建芳.試論合并高校檔案資源整合策略［J］.蘭臺世界，2010（2）.

［2］楊紅仙.試析信息化背景下檔案信息資源整合的涵義及原則［J］.云南檔案，2010（8）.

［3］容艷珍.論工學結合背景下高職院校檔案資源的有效開發與利用［J］.企業文化（中旬刊），2013（9）.

［4］姜梅，韓妍妍.整合科研檔案資源給力高校學科發展［J］.北京電子科技學院學報，2012，20（1）.

責任編輯：魏明程

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1671-6531（2015）02-0129-03

謝王艷/珠海城市職業技術學院初級教師（廣東珠海519090）。