高校二級學院檔案歸檔管理工作的思考

□ 姚丹丹

隨著經濟的發展，高校辦學的不斷深入，高校二級學院在各方面的工作中所形成的文件、材料等越來越多，給檔案歸檔工作帶來了一定的挑戰，如何規范整理歸檔高校繁多的文件材料并按規定管理成為目前檔案歸檔工作中需要研究的課題。而隨著高校二級學院的不斷發展，隨著權力的不斷下放，二級學院在教學、科研、行政等工作中形成的文件材料，及時妥善地歸檔及管理的重要性日益提升。

一、高校檔案歸檔的定義

高校檔案是指高等學校從事教學、科研、學工、黨政等各項活動中形成的，對學校和社會有保存價值的各種文字、聲像、實物等不同形式的歷史記錄，可反映高校發展的歷史，也是衡量高校教學質量、科研、管理水平的重要標準。檔案歸檔是指各機關文書部門或業務部門，將工作活動中形成并辦理完畢的文件整理立卷，定期移交給本機關檔案室集中保存的過程。也就是在各項社會實踐活動中形成的能清晰、準確地反映當時當事的原始記錄，對其中有現實和長遠價值的文件材料移交檔案館的過程。歸檔材料包括紙質文字、圖表、聲像、電子、獎杯(狀)等各種載體和各種記錄形式的材料。

二、高校二級學院檔案歸檔管理工作概述

高校二級學院檔案歸檔管理工作主要依據學校檔案室要求，按照校立卷部門、歸檔范圍和保管期限表整理歸檔。主要分為黨群檔案、教學檔案等，歸檔過程中需按分類、保管期限等分門別類整理。歸檔期限包括永久、長期、短期。二級學院檔案包括紙質文字、圖表、聲像、電子、獎杯獎狀等各種形式的材料。管理方式分為上交學校檔案室管理及二級學院自存管理。

以三亞學院為例，目前上交學院檔案室管理的檔案主要分為黨群類、教學類。黨群類主要包括學院黨總支、直屬支部工作計劃、總結、重要報告、經驗介紹、調查報告、會議記錄;黨總支、直屬支部黨建工作及有關材料;黨總支、直屬支部人員獎勵及有關材料;分團委工作計劃、總結、團員名冊、團干部名單、團代會材料等。教學類包括學院黨政工作產生的工作計劃、總結、報告、會議記錄、紀要、簡報、統計年報及重要資料、教學規章制度、調研報告、請示及批復、合同、協議、備忘錄;學院承辦的國際、國內學術會議或組織的重要活動、會議材料;學院有關資料匯編、畫冊;省級及以上頒發的各種有保存價值和紀念意義的實物檔案(獎狀、獎杯、獎章、獎牌、證書、錦旗、榮譽冊、光榮冊和贈品等)。二級學院自存的教學類檔案包括本科生畢業論文及評審意見、課堂教學材料、課程進度表教師任課安排、教案、優秀實習報告、本專業教學檢查、調查材料及總結、教師工作量核算、登記材料、各專業期末考試試題(樣張)(按專業、按屆組卷)。

歸檔部門及時間要求二級檔案室即二級學院將上年檔案4月底之前提交。歸檔材料的要求:歸檔材料要求齊全、完整，二級學院歸檔由學院辦公室人員負責收集、整理、歸檔，主要是學院教學、科研、學工、黨政工作活動中產生的文件等，上級來文只歸檔與學院有關的政策性文件;歸檔材料要規范，考慮到長期保存的效果，期限為永久、長期的文件整理時要去掉金屬物，紙張大小為A4紙(會議記錄等特殊材料除外);歸檔材料應齊全完整，已破損的材料應予修整，字跡模糊或易褪變的材料應激光打印(激光復印)。檔案移交手續中檔案學院、部門為單位整理歸檔。二級學院檔案上交歸檔目錄，一式兩份，雙方簽字移交接收，各持一份以便查檔。

三、高校二級學院檔案歸檔管理中存在的問題

(一)對檔案歸檔的重要性認識不夠。二級學院是高等院校中的主要教學部門，絕大多數學院將重點都放在了教學工作、科研工作，對高校檔案工作不夠重視，沒有認識到做好檔案歸檔管理工作對學院長遠發展的重要性。檔案管理是日常教學、科研、管理工作的積累，對今后的各方面工作具有重要的指導意義。只按照學校要求完成歸檔任務，不注重文件材料的積累，會使學院的各項工作錯失寶貴的指導材料。

(二)檔案管理人員缺乏，水平不高。二級學院的歸檔工作，大部分都是靠兼職的檔案員完成。龐大的學院教學、科研、管理運作產生越來越多的文件資料，僅靠一名兼職檔案員，難以完成系統、規范的檔案歸檔。因檔案歸檔涉及教學、科研、學生等各領域，需要各位人員在產生文件資料的時候注意日常累計，才能達到規范、高質量歸檔的效果。二級學院的檔案員主要是行政人員，參差不齊的業務水平也是歸檔工作存在問題的因素之一。

(三)缺乏新的檔案歸檔網絡系統應用。目前高校的檔案歸檔工作，尤其是二級學院的檔案歸檔工作基本上是靠收集紙質、實務等材料，而后裝訂歸檔，歸檔任務繁重，查檔不方便，缺乏新型的網絡歸檔查詢系統。

(四)檔案材料沒有按規范收集整理。二級學院檔案收集與整理帶有很大的隨意性，只收集部分材料，遺漏重要材料，或收集了沒有保存價值的材料。

四、提高二級學院檔案歸檔管理水平的措施

(一)提高對檔案歸檔工作重要性的認識。檔案歸檔工作在高校工作中具有重要的意義，要想提高二級學院檔案歸檔管理水平，首先要提高對檔案工作重要性的認識，使二級學院的領導及學院教職工了解檔案對于學院各方面工作的重要性，做到全員重視檔案，支持檔案工作，調動學院全體教職工及學生注意日常的檔案積累、收集，達到共同收集，共享檔案信息的目的。

(二)提高檔案歸檔管理人員水平。二級學院的檔案歸檔管理工作是整個學院的一項重要工作，應建立一支檔案歸檔管理隊伍，分教學、科研、學工等領域做到有檔即歸，隨時、按要求收集檔案，分時間區域上交給檔案員，由檔案員進行篩選、分類、規整，做到各個部分的檔案有效收集。同時對檔案管理人員進行一定的培訓，提高其業務水平，以提高二級學院的檔案歸檔水平。

(三)建立現代化的網絡歸檔平臺。目前的高校檔案管理，主要是由檔案管理員進行手工歸檔，通過日常積累收集將主觀認為有價值的材料進行分類歸檔，相對來說管理方式較落后，無法適應發展越來越快的高校檔案歸檔工作，應盡快尋求新的現代化網絡平臺，切實提高歸檔效率及歸檔質量。

(四)完善檔案管理制度。檔案管理需要相關的制度來約束，目前二級學院關于檔案管理的制度并不健全，應當制定完善適合學院的檔案管理制度，制定相應的規章。把檔案工作納入學院整體規劃，納入學院的各方面工作，如教學、科研等，把文件材料的收集、整理、歸檔管理列入規章制度中，規范工作程序，把檔案管理制度作為檔案歸檔人員考核的重要依據。

［1］劉斌.電子文件對檔案工作的影響及其歸檔［J］.鄭州輕工業學院學報(社會科學版)，2007

［2］包世同.學校檔案管理基礎［M］.南京:南京大學出版社