基于工作流技術的高校無紙化辦公系統構建

□周小娟

無紙化辦公系統的研究將提高學校運營效率，改善學校資源利用，梳理學校核心業務流程。這種系統的實現將會使得學校充分利用現代信息技術的優點，充分利用學校計算機網絡資源，使得學校容易跟蹤辦公業務的處理進度和過程，發現工作過程中的問題并及時改正，從而大幅提高工作效率。無紙化辦公系統的使用可以將學校日常運營數據在數據庫系統中積累下來，學校運營管理人員可以隨時查閱歷史數據，可以隨時快速生成各種統計報表，為快速決策提供各種參考數據。

一、工作流技術簡述

紙張在日常辦公中扮演著非常重要的作用，它是表單、信函、文件、技術資料等各類信息的載體。傳統的信息傳播基本都是以紙張的方式來進行的，一級一級審批簽字，一級一級傳遞。隨著現代信息技術的不斷發展，紙張這種載體在信息的傳遞、存儲、檢索等方面顯得越來越低效，使得人們花費很大的精力和物力在紙張資料的傳遞、管理、存儲和檢查上。人們迫切希望利用現代信息技術，研究出一種無紙化的和計算機互聯網技術相結合的新型辦公系統，減少紙張的使用和傳遞，提高辦公效率。在這一辦公方式的轉變過程中，工作流技術將扮演非常關鍵的作用。

工作流以抽象的方式概括描述了工作業務流程及其各個業務操作之間的規則。在計算機中可以通過一定的建模手段將工作業務流程中的各個業務邏輯和規則及其之間的相互關系以模型的方式表示出來，并對其進行模擬計算。通過工作流建模可以分析解決業務中多個業務目標，多個參與者之間的業務關系，明確其在業務流轉的過程中信息傳遞的規則和載體。工作流需要在工作流管理系統中進行體現，工作流管理系統定義了工作流中的各種角色，業務流程，并通過計算機技術實現了各種流程，讓流程真正運作起來。

一個工作流管理系統一般具有如下特點:圖形化、可視化設計流程圖;支持各種復雜流程;安全，方便擴展;流程處理可以跟蹤管理;報表功能強大;和MAIL 系統對接。

二、國內外工作流技術研究現狀述評

工作流技術最早研究起源于國外，20世紀70年代中期對辦公自動化領域的研究過程中衍生出了對工作流技術的研究。20世紀90年代后，對工作流的研究積累到了一定程度，并進入到了一個新的高潮，1993年8月，工業組織——工作流管理聯盟(WFMC)成立，該組織專門負責工作流技術的標準化。2000年以后，多個標準化組織制定了各自和工作流技術相關的Web 服務標準，如XLANG、WSFL 等。

國內對工作流技術的研究起步較晚。20世紀90年代，以CIMS 的研究為契機，清華大學首先對工作流技術的理論，工作流建模和仿真，工作流引擎的執行和效率，工作流系統的實現等進行了研究。此后，國內一些廠商也推出了一些工作流管理系統的產品。國內對工作流的研究還存在一些問題，比如缺少一種支持過程定義，過程演變以及過程分析的工作流建模方式;不支持對模型的動態修改，對不確定問題很難預測和處理等等。這些問題都阻礙了工作流技術在國內的大規模實施。

三、高校無紙化辦公系統的研究目標、研究內容、研究假設和創新之處

我們將從高校辦公系統的實際功能出發，分析高校辦公系統的常用業務，網絡拓撲結構以及軟件框架;定義工作流技術和數據庫技術的關系;設計出一個滿足高校辦公系統的幾個典型功能的工作流模型，并給出其修改策略，修改方法，以及進行性能分析。

我們以工作流技術為研究方向，將從以下幾個方面進行研究:一是對工作流技術的現狀進行研究，了解這種技術的優勢和現階段的不足;二是對高校現有辦公業務進行調查，理解其現有業務邏輯、流程、角色定義;并了解高校現有網絡結構和物理部署結構;了解高校現有各種業務系統的主要功能;三是搭建出基于工作流理論模型的工作流管理系統的框架，并實現系統的幾個主要功能;四是研究指出動態修改的工作流模型的修改策略、方法、操作以及具體的修改步驟。

信息技術的快速發展使得企業、學校必須不斷自我改變才可以適應信息化社會的需求。這要求高校需要不斷地利用先進技術更新辦公、教學手段，才可以培養具有信息素養的有用人才。假設本研究成果能成為高校信息化成功、高效的評價準則，通過這一標準，更新和完善現有的信息化教學手段、方法，充分發揮信息技術應用于高校辦公系統的最大效能，實現可持續、高效和正確發展，達到培養新型高素質人才的目的。

本系統的創新之處:一是建立適用于高校辦公系統的工作流模型，并利用該模型開發工作流管理系統;二是提出一種全新的高校辦公新概念，提高辦公效率，實現無紙化辦公;三是該模型可以方便地拓展到高校之外的企事業單位辦公系統中去。

四、高校無紙化辦公系統的研究思路、研究方法及實施

實現工作流管理系統的第一步是映射，其目的是明確并定義好要實現的全部業務流程。第二步是建模，以計算機模型的方式將業務流程反映出來，并進行驗證。第三步是管理，重點進行軟件實施，在實施的過程中進行跨部門的合作，以及和其它業務系統的對接整合。本系統將按照這個步驟和思路進行研究。

在具體的研究過程中，研究人員需要和高校各個業務相關的人員，特別是辦公系統的實際使用者進行充分的交流，收集業務需求和明確業務要點，從而在以后的設計實施過程中考慮如何滿足這些業務需求。在和業務相關人員進行充分交流后，需要對獲得的業務需求和要點進行分析，明確哪些流程是需要優化和改造的，需要達到何種目標。這樣在對需求進行充分的分析后，就明確了目標。在目標明確后，就需要進行建模，在模型中需要明確每一個階段要達到的目標和是否已經達到。在研究過程中建立業務模型是一個極重要的步驟，需要和高校辦公系統的實際使用人員進行密切的交流，來檢查模型是否和實際環境有誤差。在這個階段還需要分析出需要和新的工作流系統進行業務交互的其它系統和流程，它們之間的數據流向和格式，保證新的工作流可以和已經存在的工作流進行無縫對接。對已經完成的模型和系統進行評估，包括性能評估、未來出現問題的修改策略、修改方法。

實施步驟:第一階段:調查研究準備階段。制定研究方案。通過對工作流技術的系統學習和研究，了解高校辦公系統中遇到的困難及需求;第二階段:實踐研究階段。進行工作流模型的分析和建模。主要包括系統軟硬件的結構設計，數據庫設計和軟件界面的模型設計;第三階段:研究總結階段。對建立該模型的過程及效果進行評價，并積極推廣和應用本系統的研究成果。