新形勢下的檔案管理工作

王曉麗河北省平山縣財政集中支付中心

新形勢下的檔案管理工作

王曉麗
河北省平山縣財政集中支付中心

改革開放以來，我國經濟得到了突飛猛進的發展。檔案作為重要的信息資源之一，對社會主義現代化建設影響深遠。然而，新形勢下的檔案管理工作如何更好地為社會主義市場經濟服務成為檔案管理工作者日益關注的問題。目前檔案管理工作中還存在許多問題，在新形勢下無法適應新需求，所以在做到規范化、標準化的同時也要提高檔案管理工作的創新意識和服務意識。

新形勢；檔案管理；創新意識；服務意識

檔案管理就其基本性質和主要作用來說，是一項具有管理性、服務性、政治性的工作。檔案管理工作具有規范的制度，包括檔案室管理制度、保密工作制度、檔案利用制度、檔案鑒定銷毀制度等。規范化的檔案管理仍然無法擺脫落后的趨勢。檔案管理系統不是孤立的，而是各項社會管理系統中不可或缺的重要組成部分。但是，彌補檔案管理工作中的不足是當下工作人員為之努力的目標。

一、傳統檔案管理模式落后的原因

1.部分管理人員及領導缺乏對檔案管理工作的重視。

辯證唯物主義認為，物質決定意識，意識是物質的反映。部分人員包括部分領導干部對檔案工作缺乏重視，這種意識的存在反映了我國現階段檔案管理方面存在的問題。意識影響人的行為，觀念的落后也會導致人的行為與現代化建設脫軌。簡單地認為檔案工作只是抄寫以及保管資料的事務性工作是錯誤的，是輕視檔案工作的表現，這使檔案管理工作無法適應現代化管理的需求。

2.缺乏科學的管理方法和手段。

部分檔案管理工作人員缺乏專業的檔案管理知識，所以對檔案的重要性、檔案分類、檔案名稱及編號、檔案整理、檔案保存等業務沒有明確的認識，從而造成了檔案收集意識淡薄。此外，部分歸檔的材料不夠準確、真實。

3.檔案室硬件及環境設施配置不齊全。

檔案室條件差，容易導致檔案發霉，甚至蟲蛀。管檔人員應隨時拂拭檔案架，維護檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。部分單位甚至缺乏專門放置檔案資料的專用庫房，檔案室內電器設備、消防器材等設施不齊全，無法保證安全可靠實用。檔案庫房應配置調控器、濕度的設施和設備，使庫房溫濕度基本保持在溫度14 ―24攝氏度，相對濕度45％―60％之間，但是部分檔案庫房不具備這樣的硬件設施。

二、新形勢對檔案管理工作的要求

1.現代化檔案工作需要創新意識。

只有不斷地更新檔案管理理念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，才能做好檔案管理工作。網絡不僅改善了檔案工作的管理手段，也改善了信息環境，從而大大提高了工作效率。網絡信息可以促進檔案管理系統化、科學化，充分實現檔案工作為社會服務、為經濟高效發展服務的作用，網絡為檔案管理適應社會發展的新形勢提供了便利條件。可以充分利用計算機記錄和管理，實現檔案信息收集、整理、查詢、利用管理的現代化，完善檔案管理并提高檔案的利用質量，使其更好地為社會主義經濟發展服務。利用業已建立起來的檔案信息庫，來進行檔案的編目、標引，建立自動檢索系統，在編制完善的檢索系統的同時還要提高系統的安全防范。此外，對電子檔案要定期進行備份，以防數據信息丟失。

2.現代化檔案工作需要服務意識。

日前，長期遭到詬病的檔案管理費因收費過高被媒體曝光，一時間，檔案管理被推上了輿論的風口浪尖。雖然已有媒體報道從2016年1月1日起，全國將取消檔案管理費，但是長期以來，不少檔案管理部門缺乏服務意識，無法從根本上消除高高在上的心態。檔案信息的管理目的是通過良好的服務和管理，使資源得到合理配置，進而更好地為社會發展服務。檔案管理工作是不容忽視的，因為它事關國家眾多人才的就業以及流動，因此，在檔案管理收費取消的同時，還應該切實地改進檔案管理部門和人員的服務水平。檔案管理部門通過提供檔案信息為社會實踐服務，其目的是為了更好地適應社會需求，具有服務性。

3.現代化檔案工作需要創新服務手段。

建立檔案館（室）網頁，開展網上利用服務。隨著檔案館（室）內部局域網的建立，檔案部門將充分利用企事業單位的網站制作自己的網頁，積極組織上網數據和信息，使檔案管理服務系統聯上企事業單位網站，實現檔案信息的網上檢索，為用戶提供更好的服務。國內許多單位檔案館（室）利用互聯網開展的網上服務，已成為為社會和單位提供檔案利用服務的1種重要形式。檔案工作者要以網站為基礎，進1步加快檔案信息資源數據庫建設，尤其是文件全文數據庫建設，在網站上實現電子文件的實時管理與利用，實現檔案信息資源數字化、數據庫化，檔案信息服務利用網絡化，檔案管理工作自動化，檔案信息管理法制化。

開展在線服務。傳統的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化里必然要發生變化，至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、和生活的環境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統、信息網絡及時準確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現代化的檔案服務方式所代替。？

檔案管理是社會主義現代化建設事業的重要組成部分。目前，隨著改革開放的不斷深入和經濟社會的快速發展，檔案工作已經越來越多地滲透到社會生活的方方面面。政府信息公開使人民群眾親身感受到了政務公開的現實性，因而受到了廣大人民群眾的高度認同。人們也不再局限于關心自己的小家，更加關心國家大事。此外，檔案管理工作還需要做出其他的整改措施，如做好工作計劃和目標管理，合理配置資源，規范獎懲制度；建立規范的工作流程，工作人員職責清晰；實施定期監督檢查；加強實際工作的學習和培訓，加強道德修養建設。