電子商務檔案管理的智能化發(fā)展探索

□ 王 寧

一、引言

隨著電子商務的不斷發(fā)展，電子商務檔案管理的智能化已成為檔案管理的趨勢。電子商務的檔案智能化是指利用計算機技術，充分發(fā)揮數(shù)據(jù)庫的作用，對電子商務中所形成的各種信息進行有效的系統(tǒng)管理，并利用相關技術進行數(shù)據(jù)分析。電子商務檔案的內容紛繁復雜，包含電子郵件、電子合同、電子收支款項等，因此為了實現(xiàn)電子商務檔案的條理化、系統(tǒng)化，實現(xiàn)電子商務檔案管理的智能化勢在必行。

電子商務檔案具有虛擬性、復雜性和集成性的特點。由于電子商務所處的網(wǎng)絡環(huán)境具有一定的虛擬性，因而直接導致其所形成的電子商務檔案也具有虛擬性，此外，電子商務所發(fā)生的經(jīng)濟活動均在網(wǎng)絡進行，包括選購、發(fā)出貨物、支付等環(huán)節(jié)，因此，電子商務檔案也就具有一定的虛擬性。電子商務檔案存在于硬盤、網(wǎng)盤、優(yōu)盤等一定的介質之中，各單位出于安全性、保密性的考慮，一般會對電子商務檔案進行加密技術的處理，加密技術涉及多種計算機技術，其解碼過程較為復雜，使得整個電子商務檔案具有復雜性的特征。傳統(tǒng)的商務檔案一般以紙質形式存在，受紙質形式局限性的限制，檔案所包含的內容基本以文字為主，而電子商務檔案則充分利用計算機技術，其內容中充分包含文字、圖片、音頻、視頻等，集中體現(xiàn)了電子商務檔案集成性的特征。基于電子商務檔案虛擬性、復雜性及集成性的特征，其智能化的管理趨勢將集中體現(xiàn)在存儲、檢索及具體的商業(yè)應用等方面。

二、電子商務檔案管理的智能化應用

(一)電子商務檔案存儲的智能化。由于電子商務檔案所包含的信息多種多樣，既包含商品信息，又包含客戶相關資料，其大量的商業(yè)信息僅僅依靠傳統(tǒng)的存儲方式不僅效率低下，而且容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失等一系列問題。電子商務檔案存儲的智能化是指運用計算機的運算控制功能，將其功能轉化到存儲設備之中，使得存儲設備可以自動完成信息存儲的工作，配合智能化軟件的應用，使存儲設備能夠進行信息管理，保證信息備份、信息分級存儲工作的完成。

電子商務檔案存儲的智能化，既要求對存儲設備進行硬件處理，也需要配合軟件的作用，不僅可以保證商業(yè)信息的安全性，也可以保證其完整性，及時的信息備份可以有效地減少數(shù)據(jù)因不可預測因素而丟失的情況，智能化的信息存儲模式可以提供一部分信息管理職能，及時發(fā)現(xiàn)信息存儲系統(tǒng)的一些漏洞并對問題處理系統(tǒng)作出修復的指示。

(二)電子商務檔案檢索的智能化。電子商務檔案存儲信息的內容繁多，存儲位置也不僅僅局限于當?shù)卮鎯臻g，可能會涉及云存儲，因此電子商務檔案的檢索功能對于查詢信息具有重要的作用。電子商務檔案檢索的智能化是指通過輸入相關詞語，檔案能夠按照一定的次序，如更新時間的遠近、相關程度的高低，向信息使用者展示所檢索的內容。電子商務檔案的檢索不僅僅包含數(shù)字檢索、文字檢索，還包括圖像檢索及音頻檢索等，不同資源的檢索可以交叉進行，最大限度地保障用戶檢索功能的實現(xiàn)。

電子商務檔案檢索智能化的實現(xiàn)要充分利用當今發(fā)展迅速的人工智能技術，識別不同圖片、聲音，根據(jù)人工智能的聯(lián)想記憶模擬、自然語言處理等基本原理，突破傳統(tǒng)檢索工具的局限性，實現(xiàn)電子商務檔案檢索的智能化，使得檔案的信息內容不再受時間及空間的限制，大大便利了電子商務活動的進行，實現(xiàn)供應商與購貨商的無障礙溝通與交流，也是遵循市場公開性原則的體現(xiàn)。

(三)電子商務檔案商業(yè)應用的智能化。電子商務檔案中最重要的內容之一便是與商業(yè)伙伴的關系，包括與供應商的關系及與購貨商的關系。電子商務檔案的智能化發(fā)展趨勢為處理客戶關系提供了新的思路。通過智能化電子商務檔案，建立客戶關系檔案，同時結合相關客戶關系的業(yè)務處理，分析客戶的信用情況，對以后的購銷決策提供指導性意見。此外，這一應用也便于加強與客戶的溝通，減少商業(yè)誤會，及時捕捉客戶的產品需求，探究市場的發(fā)展情況，為企業(yè)實現(xiàn)更多的收益，促進企業(yè)目標的及早完成。

此外，借助電子商務檔案所記錄的信息資料，評價市場的供需情況，及時發(fā)現(xiàn)市場的空白點，挖掘未來客戶的需求點，為企業(yè)的利潤創(chuàng)造更大的空間，也有利于企業(yè)的長遠發(fā)展。通過對相關企業(yè)的觀察及對本企業(yè)相關資料的記錄，發(fā)現(xiàn)本企業(yè)發(fā)展的不足，及時更新相關技術，增強企業(yè)的可持續(xù)性，能夠使企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略與時俱進，跟上時代發(fā)展的步伐。

三、電子商務檔案管理的具體措施

實現(xiàn)電子商務檔案管理的智能化，一是需要不斷更新技術，在硬件上，能保證相關的計算機硬件能應用于存儲設備等，為實現(xiàn)電子商務檔案管理的智能化打下堅實的基礎。硬件設備的缺乏，使得后期的智能化措施舉步維艱，因此，各企業(yè)要集中精力攻破物理難題，保證硬件與檔案存儲設備的匹配問題，此外要開發(fā)與硬件相配合的軟件，硬件與軟件的完美配合，實現(xiàn)電子商務檔案管理的智能化。二是企業(yè)要積極引進先進的人才，提升企業(yè)職工的素質，保證職工能夠靈活使用電子商務檔案，掌握電子商務檔案的相關基本職能。大力引入外來先進人員，為實現(xiàn)電子商務檔案管理的智能化發(fā)展提供技術支持。加強對電子商務檔案的日常維護工作，保證電子商務檔案的完整性與安全性。三是要建立電子商務檔案的管理系統(tǒng)，通過權限設置，使不同職位的員工對電子商務檔案有不同的操作權限，不同人員的互相制約可以保證電子商務檔案的完整性，也有利于實現(xiàn)電子商務檔案中商業(yè)秘密的保密性。此外，對電子商務檔案的管理要設置專業(yè)的人員，及時對電子商務檔案進行維護，發(fā)現(xiàn)其中存在的隱形問題，保證電子商務檔案系統(tǒng)的平穩(wěn)運行。

四、結語

隨著信息時代的到來，電子商務的不斷發(fā)展，實現(xiàn)電子商務檔案管理的智能化已經(jīng)是很多企業(yè)的追求目標之一。由于電子商務檔案具有虛擬性、復雜性及集成性等特征，因此，在電子商務檔案信息存儲及檢索上實現(xiàn)其智能化，對于日常的電子商務活動具有重要的意義。此外，從具體的商業(yè)應用來看，實現(xiàn)電子商務檔案的智能化有利于處理客戶關系，及時進行市場供需預測，變更自身不恰當?shù)臓I銷方式及技術手段，對于提升檔案管理的效率發(fā)揮著重要作用。在實現(xiàn)電子商務檔案管理智能化的過程中，要利用人工智能技術、計算機技術等，實現(xiàn)其硬件與檔案管理設備的匹配，保證硬件與軟件作用的發(fā)揮，適時引入先進人才，對電子商務檔案管理的智能化工作提供技術支撐，此外，要不斷完善電子商務檔案管理系統(tǒng)，對不同員工給予不同的權限，保證電子商務檔案的完整性、安全性與保密性，促進電子商務活動的有序進行。

［1］陳秀麗．基于信息需求下電子商務檔案信息檢索的智能化研究［J］．湖北檔案，2014，10

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