高校檔案管理的現存問題與解決策略探索

□李長玲 蘆久珊 劉習雅

2008年8月，為進一步明確高校檔案工作的重要性，突出強調高校檔案由校長領導，進一步細化高校檔案分類內容，教育部和國家檔案局聯合制定并發布了《高等學校檔案管理辦法》(第27 號令)。這是指導高校檔案工作可持續跨越式發展的綱領性文件，對于加快推進現代大學制度建設，深化高校檔案管理內涵建設，提升高等學校檔案服務區域經濟社會發展具有十分重要的實踐價值和理論意義。這也是新時期、新階段國家為促進高等教育健康發展的一項重要舉措。

一、高校檔案管理工作的現存問題

(一)管理體制機制問題。隨著國家《普通高校檔案管理工作辦法》、《檔案法》等一系列相關法律法規的不斷推行，各大高等學校的檔案管理法規及其相關制度建設也取得了較大的進步。但是，從目前高等學校檔案管理工作現狀來看，仍然存在著檔案管理制度不健全的情況。《高等學校檔案管理辦法》(第27 號令)明確規定:“分管檔案工作的校領導協助校長負責檔案工作，高校檔案工作由高等學校校長領導”。這項規定不但明確了高等學校校長是高校檔案工作的第一責任人，更進一步明確了高等學校校長對于負責檔案工作的具體性職責，更加同時強調了分管副校長要具體落實檔案工作。但是，在當前具體工作中，部門高校仍然存在領導體制機制不健全，管理制度缺位的現存問題，這成為制約高校檔案管理工作的核心性問題，迫切需要加以轉變。

(二)管理人員隊伍建設問題。高校檔案工作需要一支高素質的管理人員隊伍，這有助于檔案工作規范、有序、高效開展。當前，高校檔案管理人員隊伍建設存在專職檔案人員整體水平低，結構不合理等問題，特別是高職稱、高學歷、檔案專業人員少，非檔案專業學歷人員多、女性多、中老年人多等問題十分普遍。此外，部分高校檔案管理人員沒有認識到檔案管理工作的重要性，多數高素質檔案專業人才不愿從事高校檔案工作，極少數的檔案專業畢業生到高校工作，檔案員工資待遇也不盡人意?？偠灾?，檔案管理人員隊伍建設亟需加強。

(三)檔案管理意識問題。意識是行動的先導，對行動起引領示范作用。在我國有較多管理人員并沒有認識到高校檔案管理工作的重要性，也沒有認識到檔案工作的重要意義及其實際價值。因此，對于檔案管理工作并沒有給予認真重視。并且，一部分檔案管理工作人缺乏必要的檔案管理知識，更缺少先進的檔案管理理念。將高等學校檔案管理工作當做一般的記錄、登記簡單化處理，部分管理人員對檔案管理的參與程度不夠，熱情不足。甚至，存在把檔案管理室當做一般堆放垃圾的倉庫，把其當做其他用途的房間的現象比比皆是。因檔案管理的工作人員的一系列不負責任現象，導致檔案管理意識問題顯得越發嚴重。

(四)提高建設信息化水平問題。當前，檔案庫房及其檔案柜、密集架以及檔案修復設備等一系列硬件設備在各大高校檔案館已很常見。但普遍高校檔案管理信息化水平不高。在檔案管理等方面，僅實現檔案目錄級管理，卻無實現電子文件的全文管理;在關于檔案目錄信息數據庫的建設上，較多的學校在早期檔案目錄信息還無著錄;在建設網絡化的方面，實現網絡化管理檔案工作的高校較少，而且網頁功能比較初級。檔案管理信息化建設程度成為制約高校檔案管理工作的瓶頸。

二、解決高校檔案管理問題的對策措施

(一)進一步加強規章制度建設。為進一步提升檔案管理等一系列意識，大幅度地提升檔案管理人員的職業素質，各大高校應結合學校的實際情況，按《高校檔案管理辦法》、《檔案法》等相關規定的精神，制定相應的檔案管理辦法以及日常檔案管理制度、查閱制度、保密規定、檔案分類方案等，著力推進高校檔案管理工作的制度化建設。

(二)進一步加強宣傳教育。要進一步加強檔案法律法規學習，提高高校檔案管理意識;要充分利用學校校園網、校園廣播、校報、微信公眾平臺等宣傳輿論工具，通過召開專題會議等多種形式，加強檔案宣傳工作;將高校檔案管理工作納入學校整體規劃，更進一步強化領導的檔案管理意識;增強事業心和責任感，樹立檔案管理的新思想、新觀念，積極主動和創造性地探索高校檔案工作新方法和新舉措，著力做好檔案利用服務工作，更加進一步加強各級檔案員的檔案意識;要切實認識到檔案是學校各項活動的歷史記錄，是學校的寶貴財富，從而自覺地投身到檔案工作之中，更進一步地加強產學研人員及其管理人員檔案管理等一系列意識。

(三)進一步加強管理人員隊伍建設。隨著國家高等教育建設事業的逐步發展，各大學校檔案管理人員隊伍的數量日漸增多，人員結構也日漸復雜，需建立及完善一整套檔案隊伍建設的制度及其管理制度，如聘任制度、考核制度、晉升制度、責任制度、獎懲制度等，嚴格保證學校檔案的隊伍建設順利進行與發展。要秉承“請進來、走出去、多交流、多學習”的原則?！罢堖M來、走出去”就是請檔案管理方面的專家來本校給檔案員具體指導工作，互相交流思想，傳授相關知識，使校檔案員精通本專業的知識并加以掌握運用，提高其專業水準，用精通的專業知識和科學方法做好檔案管理工作;和校外檔案館多加聯系，更加廣泛地參與到檔案專業學術研討會中，去學習他人的先進經驗方法;要進一步做好檔案員的專業培訓工作。由于學校的檔案員大多數是非本專業出身，在檔案管理方面的專業知識理論較少，對檔案員開展專業培訓是非常必要的;要有計劃性地接收本專業畢業生來校工作，使得各高校檔案管理人員隊伍的專業水平低的局面從根本上有所改變，使檔案工作健康有序發展。

(四)進一步加強軟硬件建設。當前，各高校檔案基本硬件設備基本得到解決，基礎設施建設初具規模。各高校每年經費主要用于檔案專業書刊和設施更換以及添置辦公設備等，但各大高校檔案管理信息化建設尚不完善，高校檔案工作的設施設備還體現在相關一系列的電子信息設備上，如電腦和專門來用于檔案錄入、檔案檢索的檔案軟件，縮微閱讀器等。就各大高校目前的檔案管理方式來說，通常就是一臺電腦一套檔案管理軟件進行檔案管理工作，這種傳統的工作方法已經跟不上現代社會辦公自動化的要求，現在社會網絡化程度越來越深，就要求檔案管理采用現代化的先進方式。

(五)進一步開展檔案文化建設。文化是發展之魂，文化是創新的動力。各大高校檔案管理部門要緊緊抓住這一難得機遇來深入強化檔案文化建設，深入挖掘出檔案的深層文化底蘊和內涵，努力地保護并充分挖掘出各種類型的檔案文化相關資源，著力打造出檔案文化的特色品牌，從而更好地為建設社會主義現代化文明，為弘揚中華民族文化服務。在具體工作中，要完善和加強檔案管理的制度建設，要明確各大高校的檔案文化具體建設標準;要更加提高其檔案館的文化底蘊和地位，加強高校檔案文化建設;要建設史館，以校史檔案推進校園精神文化建設;要開發相關檔案文化產品，深入研究各大高校的檔案文化具體功能，將各大高校的檔案管理文化納入到建設社會主義大文化的框架中。

三、結語

隨著我國高等教育的不斷發展和深入建設，各高等學校的相關檔案管理工作的重要性也更進一步地凸顯出來，檔案管理的相關工作也逐漸納入高校全面現代化發展的軌道上。高校檔案管理水平，也成為了高校之間競爭的一個重要因素。高校檔案管理的一系列相關工作也得到了普遍關注和認同，更多的高校積極開始開展檔案管理的實驗改進工作，力爭其高校檔案管理的相關工作能盡早跟上高校現代化發展的需求步伐。要清楚地認識到，只有讓檔案管理更好地發揮其重要作用，才能促進高校的發展更加的全面和現代化。

［1］ 程丹．高校教學檔案的作用與管理策略［J］．長沙鐵道學院學報(社會科學版)，2006

［2］ 王麗．中國檔案管理的新方向［J］．才智，2004