海外項目數(shù)字檔案管理現(xiàn)狀分析及對策

朱曉鷗,王貴振

（渤海鉆探工程有限公司國際工程公司,天津 300457）

網(wǎng)絡信息化時代的到來，對整個社會的發(fā)展造成了強烈沖擊，在這種沖擊力下檔案工作也受到很大影響。在未來，檔案的數(shù)字化管理將成為必然的發(fā)展趨勢。鑒于數(shù)字化十分復雜，所以檔案的數(shù)字化管理面臨著新的問題與挑戰(zhàn)，本文將主要分析海外項目檔案數(shù)字化管理存在的問題以及相應的解決對策。

1 海外項目檔案管理工作的特點

海外項目檔案管理工作有5大特點：①機構與人員具有特殊性，海外項目的設置基本上都很簡單，工作人員也是身兼多職，很難有專職的檔案員，規(guī)模較大的項目就聘請外籍員工，特殊檔案的保密問題比較顯著，加之工作人員流動性比較大，一旦交接不及時，就很容易丟失檔案資料；②受所在國家或是資源國的法律限制，不同國家在檔案資料管理方面有相應的標準與要求，海外項目檔案管理必須要遵守這些標準與要求，避免不必要的麻煩；③海外項目檔案管理的內(nèi)容多數(shù)為行政管理、會計和業(yè)務檔案、經(jīng)營管理，很少有黨群類的檔案；④海外項目檔案的語種以及載體形式具有多樣性，語種有中文、英文、阿拉伯語言等，載體有光盤、移動硬盤、磁介質(zhì)等；⑤檔案安全保管受辦公條件影響較大，尤其是規(guī)模小的海外項目，往往都缺乏足夠的辦公設備，難以有效保障檔案管理的安全性。

2 海外項目檔案管理存在的問題

海外項目檔案數(shù)字化管理還存在以下問題：①項目領導以及工作人員不夠重視檔案管理工作，未能將其列入日常工作的重要章程，導致實際開展檔案工作時很多工作人員不夠認真、仔細、負責；②規(guī)范統(tǒng)一、切合實際的海外項目檔案管理制度與標準不夠完善，導致檔案工作開展中缺乏約束性，顯得很隨意，甚至一些檔案資料還出現(xiàn)混亂的情況；③很多海外項目都缺乏專門的檔案機構或是未能明確專職檔案員以及兼職檔案員的工作職責與權限，使檔案材料呈現(xiàn)出分散性，很容易造成檔案材料的丟失或損壞，當檔案工作出現(xiàn)問題時也容易出現(xiàn)相互推卸責任、不能及時追究相應責任人、延誤處理問題最佳時機的情況；④檔案管理數(shù)字化建設就必然涉及到電子文件的傳輸，但因為缺乏統(tǒng)一嚴謹?shù)闹贫扰c規(guī)范，使得電子文件的保密管理不到位，還存在很多安全隱患，不能及時發(fā)現(xiàn)并解決這些安全隱患，就會直接導致檔案資料的丟失或是損壞；⑤辦公用房條件較差，沒有專門的檔案保管庫房，使得檔案資料的管理缺乏安全性和保障，容易損壞或丟失。

3 海外項目檔案數(shù)字化管理的有效對策

3.1 強化宣傳，提升檔案管理重視度

當前，總部公司在海外的事業(yè)發(fā)展十分迅速，境外資產(chǎn)也有一定的規(guī)模，為此總部公司工作會議提出了“力爭用5～10年時間，發(fā)展成為具有較強國際競爭力跨國能源公司”的奮斗目標。而檔案作為企業(yè)的重要生產(chǎn)要素與有形資產(chǎn)和無形資產(chǎn)的重要構成部門，就必須要得到領導以及工作人員的重視。為此，必須要強化檔案管理工作的宣傳，從檔案管理的重要性、意義等多方面展開多途徑、多形式的宣傳，讓海外項目各級領導以及工作人員都能全面重視檔案管理。

3.2 完善體制，齊抓共管檔案管理工作

應該始終堅持“統(tǒng)一領導、分級管理”的檔案管理體制，確保檔案管理部門、海外項目主管單位以及外事管理部門共同參與檔案管理工作。具體職責分配如下：①總部公司辦公與外事部門負責境外檔案工作的業(yè)務指導與監(jiān)督管理；②各駐外代表負責指導并監(jiān)督管理所在國或地區(qū)所有總部公司海外項目的檔案工作。此外，總部公司駐外代表處還可以任命其中一家公司代替自己執(zhí)行檔案工作指導以及監(jiān)督管理；③海外項目主管單位檔案部門與外事部門負責該單位的境外檔案工作指導與監(jiān)督管理；④各級海外項目結合工作實際創(chuàng)建檔案工作機構或是配備專職或兼職檔案人員，負責該機構的檔案管理工作。

3.3 健全制度，落實檔案監(jiān)督管理

結合海外項目檔案工作實際，制定健全的檔案資料收集制度、檔案資料歸檔制度、檔案工作交接制度、檔案工作保密制度等，確保整個檔案工作的開展都能有條有序。同時，還應該制定檔案工作崗位職責權限分配和檔案管理工作責任追究制度[3]，保證所有檔案工作人員都能明確自身崗位的職責與權限，一旦檔案工作出現(xiàn)問題也能及時追究相應人員責任，并及時處理好問題。

3.4 結合實際，采取相對集中與分散的管理

在保證檔案完整性、安全性以及便于利用的基礎上，結合海外項目的實際情況，對檔案實施相對集中與分散的管理方式。規(guī)模較大的可以創(chuàng)建專門的庫房，對檔案實行統(tǒng)一保管，規(guī)模較小的涉密檔案以及永久長期檔案可以由專職或兼職檔案人員進行集中保管，反之就由承辦部門保管。涉及到境外項目產(chǎn)權、債權債務、營銷策略、核心技術等方面的檔案資料也要集中保管，重要檔案還要及時向國內(nèi)主管單位報送備份的電子文件。此外，海外項目保管期間在6年以上的非涉密檔案，在確保其安全性的前提下，可以委托當?shù)貦n案管理專業(yè)機構保管，如果所在國法律允許，還可以運回國內(nèi)保管。

3.5 落實建設，步入信息化發(fā)展軌道

海外項目的分散性就決定了企業(yè)管理對象難以集中，在日常工作中，海外項目需要來自總部公司的檔案信息支持，且要保證檔案信息傳輸?shù)目旖荨⒓皶r、有效，實現(xiàn)跟總部公司各類檔案信息的及時交流與共享。但傳統(tǒng)手工管理檔案服務方式是很難滿足要求的，為此必須要加快海外項目檔案管理的數(shù)字化建設。而且海外項目形成的大量電子文件也需要有效管理，數(shù)字化建設還能解決檔案庫房不足的問題。應該在確保公司檔案信息安全性、完整性的基礎上，強化海外項目檔案的數(shù)字化建設與管理，對各類檔案信息進行一體化管理，使檔案管理工作更加規(guī)范，也有效提升檔案服務的時效性。

綜上所述，海外項目檔案數(shù)字化管理是必然的發(fā)展趨勢，鑒于海外項目檔案工作的特殊性以及當前檔案管理工作還存在的問題，各級領導以及所有工作人員都必須要樹立較強的檔案管理意識，嚴格依照制度和規(guī)定開展檔案管理工作，確保檔案資料的完整性、真實性、有效性和價值性。

[1]莫紅艷.淺談如何加強建設施工企業(yè)國外工程項目財務檔案管理[J].中國科技博覽，2010（27）:214.

[2]韓爽.加強檔案數(shù)字化管理工作的策略[J].辦公室業(yè)務，2013（9）:145-147.

[3]李露，沈建忠，李明東.略談檔案數(shù)字化加工過程中的安全管理[J].信息管理，2010（6）:35-36.