檔案管理中存在的問題及對策

羅許慧

（華中師范大學第一附屬中學，武漢 430223）

檔案是員工相關信息的重要來源，單位可以通過員工檔案了解員工之前的工作學習情況。可以說，檔案是單位進行考核提升、職責匹配的重要參考。合理完善檔案制度，對員工潛力發掘起著基礎和重要的作用。隨著我國人事制度的不斷完善，事業單位檔案管理工作也日漸規范化。基于此，借助對事業單位檔案管理工作中存在的問題進行分析，并提出針對性的解決建議，以期能促進檔案管理工作的順利進行。

1 日常檔案管理中存在的主要問題分析

1.1 對檔案管理工作重要性的認識不強

檔案工作是一項靜態的工作。長期以來，部分領導干部對檔案工作存在一定的誤解，認為檔案工作就是文字工作，就是簡單的文案管理，檔案管理工作不能像其他工作一樣給單位帶來直接的經濟或政績效益。所以，只要遵守規章制度，才能不求創新與完善。此外，部分領導往往輕視檔案工作，最終導致該項工作長期處于被動靜止的狀態，難以高質量地為人才匹配、人才提升等組織團隊建設服務。

1.2 管理水平比較低，管理方式較落后

一方面，由于我國從事檔案管理工作的人員大部分是直接上崗的，沒有經過專業的技能培訓，管理人員往往缺乏專業知識和方法，對檔案內容、要求和材料的收集、歸檔、整理等業務并不熟練。加上管理人員缺乏工作熱情，對檔案管理工作投入的精力不足，影響了檔案管理的效率，降低了檔案管理的水準；另一方面，在設備配備上，大多采取簡化、簡易的原則，融閱檔、辦公、倉庫為一體，基礎軟件及硬件設施不夠完善，管理方式較為粗放。手工操作方式調閱檔案時，由于反復人工調用原件，造成檔案老化現象嚴重，直接降低檔案的完整性與安全性。

1.3 檔案管理與檔案應用脫離

檔案既有實證性、原始性，同時又具有極大的資源效應。然而，現實中檔案變成了一堆死材料。檔案管理只停留在文件上、口頭上，缺乏較強的執行力。檔案使用僅僅局限于傳統的查閱方式，并沒有與檔案管理的目標相互對應，造成檔案資源流失，管理目標落空的兩難之處。

1.4 檔案管理信息化程度不高

隨著計算機互聯網的不斷創新、管理手段的不斷更新，檔案信息管理系統已得到普遍推廣，但軟件技術還缺乏充分挖掘與應用，單位只是把個人基本信息輸入計算機，資料查閱、調閱檔案等仍用人工方式操作。無紙化辦公基本缺乏落實，現代化的信息管理與應用并沒有提高檔案管理的效率，造成檔案管理部門工作效率基本處于靜態，并沒有因為先進技術的推廣與應用而得以提高。

1.5 檔案資源挖掘和利用力度不強

對檔案工作人員來說，無論是收集整理，還是歸類、保管、查閱，都是為了提供準確、便捷、完整的人員信息資源，服務于干部人事調動、提升等組織安排工作，為人事決策提供有價值的參考，其目的在于合理有效利用，挖掘人才、激勵人才、用好人才。同時，檔案管理還存在著重保密、輕利用的現象，檔案資源挖掘開發意識較弱。即使是利用，范圍也局限于查閱，查閱的信息僅為簡歷、職稱、工資等基本消息。而且利用的方式不僅單一，并且有門檻，即時查閱信息也得經過審批與核準，工作處于一種被動服務的狀態。重管理、輕服務使檔案的功能越來越弱化，利用價值越來越低。

2 新時期促進檔案管理工作的方法研究

2.1 提高單位成員的檔案管理意識

領導要高度重視檔案管理工作，將其納入到日常的管理中，并建立檔案管理領導小組，不定期地對檔案管理工作進行抽查和監督，能夠及時發現并想辦法解決問題。建立檔案管理績效考核升級機制，對檔案工作實行量化考核指標，建立分級分類指導體系，進行升降動態管理，推進檔案管理工作的制度化和規范化。

2.2 提高管理水準，強化管理力度，提升管理服務

一方面，定期對檔案管理人員進行檔案知識培訓，對管檔內容、要求和檔案材料的收集、歸檔、整理等業務進行實操演練，定期開會強化檔案整理意識。建立績效考核機制，提升檔案人員工作熱情，吸引檔案管理工作精力投入，提高檔案管理水準；另一方面，要加大資金投入，配備計算機管理設備。在設備配備上，引進先進的硬件與軟件設備，并按照檔案管理的流程與服務的流程，進行綜合分配單位的資源，提升檔案管理部分在單位資源中分配的權重，提高現代化的服務管理水平，有效提高員工的工作效率和服務意識。

2.3 提升檔案資源的使用價值與管理相互動

檔案既有實證性、原始性的作用與功能，又有極大的資源效應。一方面，充分利用管理手段，挖掘與利用檔案所提供的人員消息，根據掌握的信息綜合考核，知人善用，因人而宜；另一方面，檔案管理落到實處，不停留在文件和口頭上，強化落實工作，引入大量的監督機制。

2.4 強化檔案管理信息化與現代化建設

先進的科學技術手段應用于檔案管理，完善員工信息資源庫，合理利用各種員工潛在資源，使其最大限度地發揮出效應，以達到提高工作效率和人力資源合理配置目的。推進檔案管理現代化，進一步提高檔案管理部門的工作效率，準確、及時地傳輸檔案信息，提高人事信息管理的精準性、時效性。對檔案實行信息化系統輔助管理，利用先進的技術設備將檔案資料進行整理分類、歸納總結，實現檔案紙質備份與數據存儲并存的線上線下模式。同時，要充分利用互聯網技術來進行創新管理活動，通過網絡云端系統，向社會提供優質精準的員工檔案信息服務，既方便管理者又提高了工作的效率，并極大地提高檔案的挖掘效率。

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