關于如何建立健全企業采購與費用報銷業務內控制度的探討

呂漪

摘要：內部控制制度在企業經營管理活動中占有非常重要的地位，而企業采購與費用報銷業務則是企業經營管理活動的首要環節，從根本上決定了企業基本成本的多少和企業資金的合理利用。但在企業采購與費用報銷業務的內部控制方面還存在徇私舞弊以及業務流程不規范等許多漏洞與問題，嚴重影響了企業內部控制制度的建立和完善。本文針對企業采購與費用報銷業務方面出現的問題，進行了分析與總結，同時提出了一系列解決措施，期望進一度規范企業內部控制制度，保障企業持續穩定發展。

關鍵詞：企業采購 費用報銷 內控制度

內部控制是企業在經濟活動中建立的相互制約的一種業務組織形式和職責分工的制度，目的在于加強企業的經營管理、提高企業的經濟效益。企業的正常經營離不開采購與費用報銷業務環節，企業采購內部控制制度的完善，可以降低企業的采購成本和生產成本，提高企業的市場競爭力；而費用報銷內部控制的完善則保證了企業資金的安全，杜絕了徇私舞弊現象的發生，促進企業安全穩定發展。

一、采購與費用報銷內部控制制度

（一）供應商價格比較

企業采購業務是企業為了滿足物資或者勞務等需要進行的各項經濟業務活動，是企業經營生產重要的組成部分。企業要想維持穩定的生產經營，都必須進行采購業務活動，采購是每個企業經濟活動中最頻繁常見的表現形式之一，而建立完善的采購內部控制制度是企業在采購業務上最好的保障。在企業采購業務中內部控制的目標是，實現企業各種采購業務合理規范進行，盡量減少采購成本，及時支付款項，維護企業信譽，減少采購中違法、違規行為，促進企業健康發展。

（二）費用報銷內部控制

企業費用報銷相關的內部控制制度可以分為與財務核算和經營管理制度，是通過一系列的制度流程執行來實現業務的控制。公司費用報銷業務內部控制的管理和完善，使企業日常的各種費用支出納入既定軌道，使各項費用透明化、制度化。企業費用報銷業務作為企業日常運營中的薄弱環節，如果內部控制不嚴格規范，企業資金就會存在很大的安全隱患。

二、企業采購與費用報銷業務出現的問題

（一）采購和費用報銷的管理制度不完善

目前我國大多數企業的內部控制意識不足，企業把主要工作重心都放在生產經營上，采購和費用報銷方面的內部控制制度不健全，或者即使存在也形同虛設，起不到實際的作用，直接導致企業內部控制過程中，采購和費用報銷業務還存在著很大的缺陷與漏洞。

首先在企業采購業務中，采購都是依據企業的銷售計劃及生產計劃制定的，但是因為市場的不穩定性，企業的銷售計劃也會經常變動，引起采購計劃改變。企業如果沒有完善的采購管理制度，在采購業務操作時，就會導致采購部門與銷售、生產及其他部門缺乏及時的信息溝通，導致企業的采購預算和采購計劃流于形式，不能及時發揮應有的作用。而且，如果企業的采購業務沒能集中規劃，就會出現企業重復采購現象，增加了企業的采購成本；同時，采購部門、采購流程及采購憑證的不同極易出現內部信息傳遞的延遲和失真，造成企業物資采購失去控制，企業庫存積壓嚴重。

在企業費用報銷業務存在的問題就是，報銷費用憑據造假的現象比較多，常見的費用報銷舞弊手段有：沒有經過企業領導審批或越權審批；企業報銷憑據造假，虛報或高報消費資金；利用同一業務或單據進行重復報銷等手段，這些利用企業費用報銷內部控制的漏洞，進行費用報銷舞弊的現象，不僅危害了企業財務資金的安全，也阻礙了企業的發展。

（二）相關人員缺乏專業素質

在企業采購和費用報銷業務方面，由于相關人員自身業務專業素質低下，使得在采購物資時和費用報銷業務中存在許多的問題。

在采購業務中由于員工專業技能不夠，導致企業沒能及時獲取供應商的底價或者不能熟練的、直接的辨別供應商物資質量的好壞優劣；對相應的法律法規沒能深入了解，業務人員違反國家法律遭受國家司法機關的處罰，導致企業來承擔一定的經濟損失；甚至有些員工自身道德素質不足，在采購過程中利用私權徇私舞弊，偷工減料，貪污企業集體財產資金。

在企業費用報銷業務，由于企業相關部門人員的專業技術不夠強，對費用報銷不能進行嚴格把關，不能識別單據的真假及有效性，也會導致企業報銷費用能蒙混過關，嚴重阻礙了費用報銷業務的有效執行；另一方面，由于人員道德素質低下，費用報銷造假現象在企業屢見不鮮，嚴重影響到了企業的運營氛圍，抑制企業快速發展。

三、解決措施

（一）完善企業監督體制

企業內部的監督體制包括企業經營管理者對內部控制部門的監督，內部審核機構對內部控制的再監督。主要目的是確保企業內部控制制度切實有效的執行。但是大多數企業都設立了采購和費用報銷部門，但是對采購前期工作調查監督以及費用報銷業務資金的審核監督力度卻嚴重不足。導致企業內部控制環節潛規則現象屢見不鮮，為了規避采購以及費用報銷業務人員收受賄賂、制假造假，企業必須要完善內部監督審核機制，建立采購與費用報銷的廉政制度。

企業要建立完善的內部監督機構，及時監督企業采購與費用報銷內部控制的執行，并有計劃、有步驟地對監督結果的有效性進行評價分析及時將分析結果反饋給企業管理層，對發現的問題和漏洞，及時采取有效的措施，改進和完善采購與費用報銷內部控制制度。在采購業務中，對供銷商、物資質量、采購成本等相關項目都要進行審核，防止貪污受賄現象的發生；在費用報銷業務方面，要對費用報銷的過程進行嚴密監督跟蹤，針對相關會計資金數據進行檢查與判斷，杜絕費用報銷方面的漏洞。

（二）職責分開，崗位安排明細化

要完善企業采購與費用報銷業務的內部控制制度，必須要落實采購與費用報銷內部各崗位的責任制，加強各部門職工的積極性和責任感。一定要把工作與人員結合起來，使采購與費用報銷部門的負責人真正承擔起相應的責任，這是采購與費用報銷內部控制制度不規范的關鍵問題。所以企業在采購與費用報銷業務內部管理中，不論部門工作大小，都應指定具體明確的分工，對采購人員、報銷經辦人員、審核人員、執行人員等相關崗位職責進行分離，采購的全權負責采購、報銷審核的只負責審核錄入，使所有員工明確各自的職責所在，一定要做到個個落實，責任到人。只有這樣，才能使采購與費用報銷部門員工的責任得到體現，形成完整的采購與費用報銷內部控制體系，從而防止企業采購業務中貪污受賄和費用報銷的造假行為。

（三）提高員工的職業素質

企業內部控制的有效性很大程度上是取決于內控制度的執行人員，如果執行人員缺乏一些基本的專業知識和職業素質，談何建立完善的內控制度。所以完善企業采購與費用報銷業務的內部控制，必須要要改進企業的人力資源政策。首先要切除企業在人才招聘中的弊端，企業招聘時一定要制定相關的招聘規章制度，堅持以應聘人員的學歷、經驗、道德為選拔標準，拒絕任何形式的走后門、靠關系行為，一旦發現立刻辭退應聘人員，并對企業內部“關系”職員給與嚴厲處罰。只有員工的專業水平提高了，才能提高企業在采購與費用報銷業務方面的工作效率。企業要培養內部員工的職業素養，定期對企業員工的誠信和道德價值觀念進行審查監督，杜絕員工的貪污行賄、制假造假等違規行為，一旦發現必須要嚴厲處置，情節嚴重的要移交給司法部門，徹底整改企業內部員工低素質行為產生的不良風氣。

四、總結

總而言之，目前我國的市場經濟還不是很完善，所以企業在采購與費用報銷業務內部控制方面也有許多弊端，存在很多的問題，需要企業在發展過程中采取種種措施去克服并完善，這就需要企業針對采購與費用報銷的內部控制的問題，必須采取相應的措施來加強管理和控制，因為企業的內部各部門結構形式具有一定的差異，所以企業應立足于自身的實際情況，使日常采購和開支的各種費用納入實現合理化，制度化，流程化，同時企業也要及時提高員工的內部控制的意識，提高員工自身的綜合素質，形成積極陽光的企業內部控制文化。建立并完善適合自身要求的采購與費用報銷內部控制，以保證企業的快速穩定發展。

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[3]張希超.淺談采購業務內部控制制度設計[M].中國科技信息，2005（20）.

（作者單位：世擎光電<東莞>有限公司）