多分館體系下按需預約借書服務的實踐——以北京大學Symphony3．3．1系統為例

□周義剛 殷蜀梅

北京大學圖書館經過10多年的分館建設，到目前為止，已擁有包括醫學部及其附屬醫院在內的31家分館。另外，為了給中心館騰出寶貴的物理空間，進一步優化文獻布局，還建成了包括昌平儲存館在內的2個儲存館，使得圖書館的資源更加豐富，文獻布局體系更加合理，圖書館集成管理系統運行機制也更加多元化。

由于各分館在地理位置、學科分布、面向的讀者群等方面各不相同，他們的預約需求也各不相同。為了滿足不同分館讀者的圖書預約需求，北京大學圖書館以圖書館集成管理系統全面升級為契機（從Unicorn GL3．0版本升級到Symphony3．3．1），對新版本的預約機制進行了深入研究，并做了大量的參數調整和系統測試工作，實現了昌平儲存館及閉架借書處圖書的在架預約、醫學系統圖書館間通約通借通還、各分館讀者可以優先獲得本館的預約到書、各分館還可以禁止本館圖書被其他分館的讀者預約等一系列功能。本文將詳細闡述北京大學圖書館Symphony3．3．1系統中按需預約借書服務的實踐方法、步驟。

1 傳統圖書預約與Symphony3．3．1按需預約機制

1．1 傳統圖書預約的特點

傳統的圖書預約服務，是指在某種書的可借復本全部借出的情況下，讀者可以委托圖書館員辦理預約，也可以通過圖書館公共書目查詢系統建立預約的方式等待借閱此書，一旦此書歸還，系統會通過email或手機短信的方式，通知預約隊列中排在第一位的讀者，預約隊列中的其他讀者繼續等待。系統一般也可通過參數設定，當預約隊列的人數達到一定的數目時，縮短該書的借期［1］。

從以上描述可知，傳統的圖書預約首先要求書架上沒有可借復本，其次按照預約隊列中的先后順序來分配預約到書。另外，傳統圖書預約比較適合單館范圍內的預約，預約級別一般有索書號級、題名級、復本級和系統級。

1．2 Symphony3．3．1按需預約機制的特點

圖書的按需預約可以讓圖書館更靈活地控制書目的預約。以北京大學圖書館的Symphony3．3．1系統為例（開通這種預約模式需要由SirsiDynix公司［2］的客戶中心來配置），分析按需預約機制的特點如下：

● 建立預約的范圍：包括全系統范圍、圖書館組范圍以及圖書館范圍。

● 預約級別：有題名級和復本級2種。在多分館體系下，一般是題名級、圖書館組范圍內的預約。

●預約方法：讀者可通過Symphony系統的OPAC自行建立預約，也可以通過圖書館工作人員在Workflows系統中建立預約。

● 在架預約：可以靈活地設置是否允許讀者預約在架圖書，而不僅僅局限于被借出的圖書。有館址級的在架預約和圖書館級的在架預約兩種形式。

● 預約優先級：最高級別是由預約映射規則中優先級屬性來定義，其次是由用戶文檔參數中預約級別屬性來定義，最后才是建立預約時間的先后。

● 滿足預約：在還書或做截獲預約時，系統才開始根據設定好的預約優先級來計算哪位讀者可以獲取預約圖書。

由此可見，采取按需預約的模式后，圖書館可以根據實際需求靈活地控制是否允許預約在架圖書；尤其在北京大學這樣一個多分館體系中，可以通過定義規則，自由地控制預約到書的歸屬，而不僅僅依賴于讀者預約時間的先后；可以賦予各分館讀者更高的權限讓他們可以優先獲取本館預約圖書，也可以根據讀者的身份設定獲取預約圖書的優先級，如讓教授優先于學生獲得預約圖書。

2 實現按需預約借書服務的關鍵問題分析

在多分館體系下開展按需預約借書服務，需要統一圖書館集成管理系統、深層次地理解讀者預約需求、根據需求設置相關預約參數并且相關的管理也要跟上。

2．1 統一圖書館集成管理系統

北京大學分館建設的目標［3］之一是在統一規劃全校文獻資源的基礎上，實現使用統一的圖書館集成管理系統來共建書目數據和讀者數據。在分館建設過程中，有些分館已經使用了圖書館集成管理系統，如醫學圖書館、光華管理學院和人民醫院的圖書館等；但大多數分館都沒有使用系統管理。根據不同分館的實際情況，由分館辦牽頭完成了各分館數據向Symphony系統中導入和回溯的工作，實現了全校文獻資源在同一系統中的揭示與管理。統一的圖書館集成管理系統是開展多分館體系下按需預約借書服務的前提和基礎。

2．2 確定預約需求

為了確定北京大學圖書館預約借書的需求，系統部、醫學圖書館、分館辦、流通部通力協作、分工明晰。由系統部進行按需預約機制的研究與參數設置，并通過會議交流的形式，向相關老師講解Symphony3．3．1系統預約機制的變化以及可以實現哪些預約功能。醫學圖書館負責醫學系統內的預約測試，分館辦則帶領校內分館的老師一起進行各自分館的預約測試，流通部負責中心館的預約測試。經過反復的測試和參數調整，進一步驗證和確認了系統的預約功能并規范了工作人員的操作流程。在以上工作的基礎上，再結合各分館的實際情況確定了以下預約需求：

● 讀者要求可以隨時借閱閉架借書處的圖書

● 除了昌平儲存館和閉架借書處，中心館的其他館址圖書均不可在架預約

●醫學圖書館及其附屬醫院分館之間要求通約通借通還

● 北大中心館和醫學圖書館可以互約

● 校內分館的圖書不可在架預約

●部分分館要求按照讀者的類型來區分預約的優先級

●部分分館希望本館讀者能夠優先獲得預約圖書

● 部分分館的圖書不可預約

2．3 預約參數設置

要滿足上文中提到的各種需求，需要合理設置相關預約參數。這里包括2個層面的參數設置。

一是系統底層參數設置，由SirsiDynix公司完成。Symphony3．3．1系統中默認的預約參數如下：

1）創建預約時僅核查工作站館。

2）當決定在架圖書是否能被預約時，不核查預約取書館的在架圖書。

以上的設置，只適合單館系統中的預約需求。對于北京大學這樣一個多分館體系，則需要修改成如下的設置：

1）當預約是在一個圖書館組范圍內創建時，需要核查工作站館所在的圖書館組。

2）當決定在架圖書是否能被預約時，始終核查預約取書館的在架圖書。

二是Workflows中相關參數設置，由系統部完成。有以下五個重要的參數需要做出相應的調整：

1）Circulation Map：在按需預約模式下，該參數是一本書能否被預約的最基本的條件，一個讀者只能預約她／他能夠借出的圖書。

2）Hold Map：該參數可以管理圖書館間的預約，通常Circulation Map定義了某圖書能否被預約，而Hold Map可實現讓原本可流通的圖書不能被預約。如：應用文理學院圖書館的書不能被預約，可通過Hold Map參數的Permission屬性來設置，如圖1所示。另外，Hold Map還可以滿足各自分館的讀者優先獲得預約到書。

3）Library Group：定義了不同的圖書館分組。需要根據預約需求將31個分館進行分組，建立預約的圖書館組、允許預約的圖書館組都是從這個參數中取值。

圖1 應用文理學院的圖書不能被預約

4）Library：該參數通過 Hold permissions libraries屬性定義允許哪些圖書館的讀者預約本館圖書、通過Hold group libraries屬性定義該館讀者預約的范圍、通過Hold available item libs屬性定義允許哪些圖書館預約本館的在架可借圖書。

5）Location：該參數通過Holdable屬性來控制當前館址的圖書能否被預約，通過available屬性來控制當前館址的圖書能否在架被預約。如館址為人文社科區的圖書可以被預約，但是在架圖書不能被預約，設置情況如圖2所示。

圖2 人文社科區在架圖書不能被預約

除以上參數外，Item Type、Circulation Rule、User Profile等參數也可能根據需要做出相應的調整，以滿足不同的需求。

2．4 管理上的跟進

在多分館體系下開展按需預約借書服務，除了在宣傳上讓讀者知曉圖書館提供該服務，還需制定相應的規章制度、健全物流管理、完善讀者手機號及email信息的登記工作。

應與傳統的借閱制度一樣，制定按需預約借書制度。要明確各分館的職責［4］、規范工作人員操作流程、建立讀者信用制度，對于經常預約圖書不取的讀者給予適當的處罰。

讀者在OPAC上預約圖書后，物流配送需要及時地把預約書送到讀者預約的取書館；讀者還書時，可選擇就近的分館，并由物流配送到圖書所屬館。物流管理體系的健全對于按需預約借書服務的開展起到了至關重要的作用。

從技術的角度來講，通過手機短信或email方式給讀者發送預約到書信息，都可以做到。但是很多讀者并沒有留下他們的聯系信息，使得圖書館主動推送的短信或email提醒服務無法送達。圖書館可以嘗試在每年新生數據導入時，從學校的信息中心獲取這部分信息，也可以在圖書館的新生入學教育中引導學生提交手機號及email信息，以便及時給讀者發送預約信息，提高預約成功率。

3 按需預約借書服務的實際應用

為了保障按需預約借書服務的穩步運行，北京大學圖書館制定了分步開通該服務的計劃：首先是開通閉架館址的在架預約借書服務，其次是開通醫學系統分館間通約通借通還服務，然后逐步開通校內分館的通約通借通還服務。

3．1 閉架館址在架預約功能的實現

昌平儲存館和閉架借書處都屬于閉架書區且藏書量大，之前采取的服務方式是：讀者到館填寫索書單，交給工作人員提書借閱，工作人員查書時間和讀者等待時間都長，效率低。根據需要，北大圖書館將圖書預約的范圍擴展到了這兩個閉架館址的在架圖書，利用Symphony3．3．1新的預約功能，以網上預約的方式實現閉架館址的在架預約借書服務，大大方便了讀者。

3．1．1 昌平儲存館開通在架預約

昌平儲存館離校本部較遠，之前對讀者服務的方式是：讀者通過OPAC查到文獻后，在北大中心館提交申請單，分館辦老師根據申請單，通過架位碼系統查到昌平儲存館的標識號碼，將信息以電子郵件的形式發給昌平儲存館工作人員，工作人員準備好圖書后交給取書的司機帶回北大中心館，最后由分館辦的老師電話通知讀者到館取書。其流程如圖3所示。

圖3 昌平儲存館實行在架預約前的工作流程

采取按需預約圖書的模式后，昌平存儲館的圖書可實現在架預約，這樣讀者可以直接在OPAC上預約，分館辦老師運行在架預約清單報表后，將信息發送給昌平儲存館工作人員，之后司機將書運到中心館后，分館辦的老師通過Symphony系統的流通模塊做截獲預約，使得圖書的狀態變成“預約可借”，系統會自動通過email和短信方式通知讀者到館借閱（流程如圖4所示）。這樣大大方便了讀者，也簡化了工作流程。

圖4 昌平儲存館開通在架預約后的工作流程

具體實現方法如下：（1）在館址參數中，不勾選昌平儲存館的available屬性的復選框，表示該館址可以在架預約。（2）通過Symphony系統的流通模塊做截獲預約。（3）每周兩次運行在架預約清單報表。（4）運行預約文獻借閱通知報表，通過email或短信平臺通知讀者來館借書。

昌平儲存館是整個系統中第一個開通在架預約功能的館址，該功能的開通和運行，為之后閉架借書處在架預約功能的開通，以及北京大學圖書館全系統通借通還流程的走通積攢了經驗。

3．1．2 閉架借書處開通在架預約

讀者在白天上課期間不能來館借書，午間或晚上又借不到閉架借書處的圖書，一直是閉架借書處在讀者服務工作中面臨的一個問題。隨著讀者要求隨時到館取書的呼聲越來越高，以及昌平儲存館兩年多的在架預約借書服務的實踐，開通閉架借書處在架預約借書服務在時機和條件上都已成熟。

閉架借書處開通在架預約借書服務，在參數設置上與昌平儲存館類似，即在館址參數中不勾選閉架借書處的Available屬性的復選框，表示該館址可以在架預約。工作人員的操作流程也與昌平儲存館一樣，這里就不再贅述。不同的是，閉架借書處每天運行兩次在架預約清單報表，以便更快速地滿足讀者預約借書需求。

3．2 醫學圖書館及附屬醫院分館實現通約通借通還

為更好地滿足讀者的借閱需求，實現醫學部范圍內的資源共享，醫學部各分館之間“通約通借通還”服務于2013年10月1日正式開通。

3．2．1 前期準備

2004年醫學圖書館加入北大中心館的Symphony系統，2006年北大醫院加入Symphony系統，其后幾年口腔醫院、腫瘤醫院、北醫六院、北醫三院、人民醫院都陸續加入該系統，完成了書目數據和讀者數據的統一管理，也為醫學系統內實現通約通借通還打下了基礎。

3．2．2 系統參數設置

準備一臺測試服務器，依次新建圖書館組MED＿ALL（表示醫學館及其附屬醫院分館組）和NOLIB（表示不含任何分館）、修改Library參數、修改Location參數、Hold Map等參數。

1．修改Library參數：將北大醫院、口腔醫院、腫瘤醫院、北醫六院、北醫三院、人民醫院的Hold permission libraries和Hold group libraries統一設置為MED＿ALL，將Hold available item libs參數統一設置為：除了自身館以外的其他醫學分館。如圖5所示。

圖5 人民醫院分館參數設置

由于大多數醫學館的學生都分布在六個附屬醫院里面實習，因此開通了醫學館讀者可以預約醫學館在架圖書的服務，即修改醫學館參數設置，在Hold available item libs中增加“醫學圖書館”。

最后，還需確保系統中沒有加入通借通還服務的分館，Hold permission libraries和Hold group libraries設置為NOLIB；Hold available item libs為空。

圖6 在架預約清單報表

圖7 醫學圖書館在架預約清單

2．修改Location參數：一一修改醫學系統分館的可借館址參數，勾選Holdable屬性和Available屬性。

3．2．3 實施中的難點及解決方法

在系統參數設置完成后，醫學圖書館老師通過大量的測試驗證了各分館的讀者在預約圖書時都能按照既定的規則進行。但是在最后的取書環節，發現在架預約清單報表不能按館別打印在架預約清單，報表中有“Print Separate Reports For Each Library”選項，但是不起作用，如圖6所示。這樣各分館也就沒有辦法取出在架預約圖書，通借通還流程中斷。

為尋求解決辦法，系統部反復閱讀幫助文檔，在更高版本Symphony 3．4．1的發布說明中，確認了不能按館別打印在架預約清單是Symphony 3．3．1系統中的一個故障。一方面，請SirsiDynix公司的技術人員協助改造報表，另一方面，也在思考是否可以按照各分館的所有可借館址來打印在架預約圖書清單。公司技術人員經過一個多月的努力來改造報表，仍未滿足醫學系統各分館的需求。于是決定采用列出各分館所有可借館址的方法來打印在架預約圖書清單，在測試中發現，按此方法醫學圖書館、北大醫院分館都可以正確打印出在架預約圖書清單，說明解決問題的思路是正確的。但是其他的附屬醫院分館則不行，原因是這些附屬醫院分館使用了共同的館址。

為了使醫學系統的的通借通還工作盡早實施，在館領導的推動下和系統部、醫學圖書館的共同努力下，每個附屬醫院分館都設置了獨立的館址參數，并將各分館原公用館址下的文獻批量轉到各分館對應的新館址下。這樣處理后，按照各分館的Holdable Locations選項就可以正確打印出在架預約清單，如圖7所示。至此通借通還流程徹底走通。

醫學系統內通約通借通還服務的開通，實現了真正意義上的“書動人不動”，大大免除了讀者的來回奔波之苦。

4 結語

北京大學圖書館在Symphony 3．3．1系統中實現的按需預約借書服務，還處于起步階段。在醫學系統內的通借通還服務運行一段時間、積累一定經驗后，會逐步推動北大中心館與物理學院、哲學系、教育學院、信管系、軟件學院、信科學院6個分館的通借通還服務，最終目標是實現整個系統內各分館的通借通還服務。

在整個過程中，館領導的重視與推動、部門間相互協作是按需預約借書服務得以實施的先決條件，分館建設不斷推進、統一圖書館集成管理系統是基礎，前期對Symphony 3．3．1系統按需預約機制的研究與測試是必要的技術保障。

1 鄭勤．有效管理預約書提高館藏利用率——以中國人民大學圖書館為例．圖書館建設，2009（2）：68－69

2 SirsiDynix．［2013－11－20］．http：／／www．sirsidynix．com／

3 曾勤，陳瑞金．北京大學圖書館分館建設的個性化探析．大學圖書館學報，2011（4）：51

4 葉雅云．公共圖書館聯合服務環境下的預約借書服務．圖書館論壇，2012（1）：124