企業檔案管理的信息化建設

楊昊

摘 要：企業的發展水平對于國家的綜合實力的提升有著重要的意義，必須不斷的提高企業的創新能力。本研究就企業檔案管理的信息化建設進行詳細的論述，并為我國企業檔案管理的信息化建設提出若干建設性的措施。

關鍵詞：企業；檔案管理；信息化建設

隨著我國計算機水平的不斷發展和提高，信息化開始在我國各個領域中廣泛運用。企業是我們國家綜合實力提升的有力保障，我們必須加強企業檔案管理的信息化建設，立足現狀，查漏補缺，為企業的長足發展打好堅實的基礎。

一、信息化建設的全面認識

1.信息化建設的主要內容。對于檔案信息的信息化建設，首先應該具備數字化、網絡化、自動化等幾種主要信息。其中，對于檔案信息具備數字化的條件是整個檔案管理信息化的基礎部分，其他的一切檔案信息化的環節都要建立在數字化的基礎之上。傳統的檔案管理是以紙張最為檔案信息的載體，而將檔案管理建設成為信息化的檔案，則需要將原始的紙質檔案轉換。而相關企業應該以加快室藏檔案的數字化進程為基礎，并將電子文件的歸檔和管理作為檔案信息化的重點，從而加強檔案信息資源的建設。那而所謂的將企業檔案信息化管理所應該具備網絡化，則是以當前的形式為依據來制定的。檔案管理的網絡化可以實現由傳統的面對面式的交流轉變為網絡的自助服務。而將檔案進行信息化管理的最終目的應該達到這樣一種境界：借閱者可以通過網絡的自助平臺進行借閱的申請提交，然后又檔案管理員通過平臺上的申請進行審核并借出，這樣的過程中，借閱者全程不需要花費時間來預約，而地方較遠的人們也不用擔心距離的問題，不僅大大的提高了檔案管理的工作效率和服務水平，更給借閱的過程提供了很大的方便。而方便借閱所帶來的后果就是會有更多的人去使用自助的信息化檔案系統進行借閱。

2.信息化建設的重要性。對于現代社會來說，生活的節奏是很快的，人們不可能把時間都浪費在圖書館，檔案室的借閱排隊上，而檔案管理的工作人員也不能做到高效率、高質量的為每一個借閱者服務。所以，由此可以看出對于檔案管理改革的必要性。而隨著我國的科技水平不斷的發展，我國的網絡技術及數字化技術也是越來越發達，并且，利用信息化技術可以更加準確，更加高效率的進行檔案管理工作[1]。而對于傳統的檔案管理來說，是由紙質作為信息的載體，而紙不僅十分容易損壞，銷毀，更是十分容易發生遺漏或者丟失的現象，除此之外使用紙質的檔案則需要很大的一部分空間對其進行容納，并且在需要進行相關資料的查找時，也是十分的繁瑣。而利用信息化的技術對檔案進行管理，相關工作人員可以通過簡單的敲擊鍵盤就將所需要的資料進行調用，而借閱人員也可以通過自助服務進行查找，這不僅十分的方便，也會使檔案的管理工作效率大大的提升。所以，將檔案管理進行信息化的建設是十分必要的。

二、人企業檔案管理信息化建設存在的問題

1.企業領導的高度重視和大力推動。對于企業的檔案管理信息化，所存在的最基本的問題就是企業的相關領導對這件事情的態度，或者說企業的領導者是檔案信息化管理的真正推動者。在一個企業當中，領導的態度就是下屬做事的準則，而企業領導對檔案的信息化建設的意識是可以直接決定企業員工對于檔案信息化的看法。所以，為了使企業中的檔案信息化建設可以順利進行，作為企業的領導者，就更應該對這件事放更多的心思和精力，并通過自身的言行來表現出對于這件事情的支持，除此之外，企業的相關領導還應該在檔案信息化的建設上投入一些資金以及人才設備的，這樣對于檔案管理信息化的建設所起的推進作用也是很大的同時，企業相關領導還應該對檔案管理的相關工作人員進行及時的溝通，及時解決檔案管理信息化建設中所遇到的問題，從而使這項項目可以順利的開展。

2.檔案管理人員的培訓教育。檔案管理信息化建設的過程是一個需要不斷的進行完善、優化的過程，而如何完善和優化這一項目則主要取決于從事檔案管理工作的相關人員的綜合素質。檔案工作與其他工作并不相同，其是一個應用性很強的工作，而為了使檔案管理信息化的建設工作可以更加完善，相關工作人員則應該不斷的學習和吸收新的知識，新的技能來滿足現代社會對于檔案管理的需求。而對于檔案管理信息化來說，其主要應用技術就是計算機技術的應用，所以，為了使檔案管理信息化的工作能夠得以更長遠的保存和利用，就要求相關的檔案管理工作人員必須要對計算機檔案管理技術可以熟練的使用，這其中主要包括要檔案管理的工作人員可以熟練的使用電子計算機以及各種現代化辦公設備進行電子文件的制作、使用和維護。因此，企業必須對從事檔案管理的工作人員進行專業培訓和基礎知識教育，從而使檔案管理信息化的建設可以更加順利的開展。

三、有效實現信息化建設的若干措施

對于如何實現企業的檔案管理信息化建設，其措施有很多，比如對相關工作人員進行培訓，需要相關領導的重視等，但是其中最重要的問題還是對其信息資源的建設。而對于這種信息資源的建設一方面是將檔案進行電子化，通過計算機對檔案的手機、篩選和不同層次的加工，使其可以將紙質的信息資料通過微機軟件的形式的二次檔案來提供給人們信息并加以利用。傳統的檔案管理是不具備這種軟件的檔案信息管理的[2]，所以，傳統方式缺少通用性，又或者是部分的軟件系統只能 適用于文件的管理，有的軟件只能進行檔案的管理，很難將文檔實現一體化。由于這種分開的方式，使得檔案信息化管理很難實現使用計算機對其進行統一的管理，而工作效率也就不是很高了。所以針對這一問題，建立一個將辦公自動化，檔案管理這兩方面可以有效的結合的軟件系統就是十分關鍵的。而另一方面來說，我國目前的檔案管理信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求，因此需要加強檔案目錄數據庫建設，開發標準化的檔案管理系統，進行檔案目錄的輸入、保存。

四、結語

隨著我國科技水平的不斷提高，信息化的建設在各個領域中都開始得到了廣泛的使用。由于信息化技術的高效準確的特點，使得這種方式成為了一種主流的方式。而企業將檔案進行信息化的建設，也是根據時代的潮流所作出的重要改變。但是由于筆者能力有限，還不能講問題完全表述清楚，日后相信會有更多的研究人員對此進行完善。

參考文獻：

[1]劉越南.電子文件管理流程的變化及其引發的思考[J].中國檔案，2006（03）.

[2]吳寶康.檔案學理論與歷史初探[M].成都：科技出版社，2005.