淺談物資采購和存貨審計重點及如何提高效率

田貞

摘 要：本文通過總結物資采購和存貨管理的風險點，淺談對如何將風險導向審計在該領域運用，以提高審計效率。

關鍵詞：審計；風險；效率

物資采購和存貨管理在企業經營管理中占有舉足輕重的地位，是整個單位資金運動的一個重要組成部分，筆者審計的單位中每年采購材料、設備等金額少則幾千萬，多則上億元，材料消耗占成本支出比重大。如果采購和存貨保管環節得不到有效控制和監督，一方面會造成資金浪費，企業成本居高不下，另一方面采購材料質量不達標、存貨保管不善也會影響企業安全生產，造成更大的損失。同時采購環節是一個容易滋生貪腐的環節，對采購人員來說收取好處費、吃回扣的問題屢禁不止，對單位來說“小金庫”以及帳外物資等舞弊行為時有發生。因此物資采購和管理是企業管理的重點，也是管理控制的難點。

內部審計本著促進加強企業管理，提高經濟效益，預防腐敗積極發揮審計作用的目的，近幾年審計部門在物資采購和存貨管理上下了功夫、花了精力，在促進企業有效降低采購和存貨成本，提高管理水平，防范舞弊行為發生上發揮了積極作用，但是隨著企業的發展，審計涉及的層面越來越廣泛，審計工作量和審計資源的矛盾逐漸突出，以往對物資采購和存貨管理全覆蓋的審計模式極大的限制了審計在其他方面作用的發揮。因此，在近期的審計實踐中逐步嘗試摸索提高效率方法。

物資采購和存貨管理方面的風險點就是審計的重點，該環節的風險點主要在以下幾方面。

1.采購計劃制定不準確、不合理，審批環節缺位。容易造成采購和庫存過量或短缺，影響公司正常生產經營。采購量偏低時會造成物資短缺影響生產，采購量偏大時會造成庫存增高，資金占用較大。

2.內控不嚴密、采購方式、合同簽訂不規范，采購價格風險，會產生采購物資質量不達標、采購價格過高的風險，此環節亦是滋生腐敗，采購人員發生吃、拿、卡、要的高發環節。產生的原因一是公開招標采購方式沒有得到有效執行，責任追究機制缺失，內部控制職能沒有得到有效發揮，導致招標采購方式流于形式，二是有意抬高價格，伙同供應商抬高價格，損害企業利益達到獲取個人或小團體利益。三是采購人員經驗能力或者工作疏忽，缺少有效監管產生漏洞。

3.存貨驗收、倉儲、領用過程中存在風險。主要體現在倉儲人員存貨驗收入庫管理不規范（如入庫檢查、計量不規范，信息記錄不全面導致材料與實際不符，影響企業正常運營；倉儲過程中存在的風險有倉儲條件不達標保管不當，未進行適當的職責分離，監管不力，存在存貨丟失、損壞變質的問題，甚至出現舞弊現象造成企業利益受損。存貨領導發出審核不嚴格，手續不完備，導致存貨發錯貨流失。

4.隨意調整存貨計價方式，人為調節損益。

5.存貨盤點風險：存貨盤點清查不當，未能嚴格執行盤點程序，不能及時發現賬實差異、積壓貨過期的存貨。

6.存貨處置風險：存貨處置管理不當、責任不明確、審批不當，公司內部人員擅自處理溢余存貨，貨盜賣存貨，導致因員工舞弊造成的公司財產損失。

以往對材料采購和存貨的審計基本采用的是賬項基礎審計、內控審計結合實物流轉的審計方式。即對物資采購和存貨審計時，主要是通過對相關內控制度的建立情況進行了解，以賬項查證入手，通過確認被審計單位會計處理和報告的正確性，抽查大部分材料從采購計劃的制定、采購合同的簽訂，采購、入庫、出庫的跟蹤審計來確定采購的適當性、存貨管理的有效性，審計覆蓋面與抽查的樣本有關，審計人員往往要投入大量的精力和人力，卻不一定能取得滿意的結果。

通過以上對被審計單位材料采購及管理的層面風險點進行梳理后，結合審計實際經驗，在材料采購及存貨的審計上筆者認為引入風險導向審計是一種可以提高審計效率的有益嘗試。風險導向審計是在對風險進行評估的基礎上，根據風險確定審計內容，配置審計資源，有利于提高審計成效和防控風險。可以從以下兩方面入手。

1.風險導向審計的前提是建立風險模型、識別風險，建立風險庫是個較為系統和專業化的過程，鑒于目前風險管理成熟度不高，缺少成熟的風險評估體系，且外部經營環境復雜多變的客觀環境，以及內審人員自身素質尚不具備的前提下，可以通過詳細的審前調查、充分利用以往審計結果，確定影響物資采購和存貨管理流程的因素，對重點風險區域進行控制測試和實質性測試。比如通過了解被審計單位常用的材料是屬于通用配件還是專用配件來確定采購價格風險的高低，如果是屬于專用配件可能存在供應商抬高價格的風險，如果是通用配件可能會產生采購方選擇采購方時滋生腐敗。加強與管理層溝通，通過業務處室收集信息，分析風險所在，比如對物資組織管理和權責分配情況的了解，大宗和通用物資應組織集中采購，而一些單位以邊遠地區施工、不便集中采購為由自行采購，該采購行為就是審計的重點。比如以往審計結果中認為倉庫管理缺乏有效內控制度，整改制度是否健全有效以及是否執行到位就是審計的重點。

2.加強隊伍建設。俗話說磨刀不誤砍柴工，提高審計效率、深化風險導向審計也應著重隊伍能力建設。首先應引導內部審計人員的觀念從賬項基礎審計和制度基礎審計向風險導向審計轉變；其次通過加強審計人員專業知識培訓，學習風險評估和內部控制框架評價等風險管理知識，提高審計人員開展風險導向審計的能力。三是從點到面，開展以單項業務風險導向審計推動全民風險導向審計，從實踐中不斷學習總結對風險導向審計應用的經驗。四是吸收一些精通物資采購和存貨風險管理的專業人員加入審計隊伍，提高審計的實戰能力。