檔案利用工作中的信息倫理分析

包 靜

中國建筑西南勘察設計研究院有限公司

檔案利用工作中的信息倫理分析

包 靜

中國建筑西南勘察設計研究院有限公司

在信息技術飛速發展的背景下，人們工作和生活的方方面面都發生了重大的改變，在進行檔案管理工作的過程中，也及時采用了先進的信息技術。然而近年來檔案信息管理工作頻頻出現問題，其安全性、隱私性和真實性都無法得到有效的保障，這給信息管理工作提升了難度。在這種情況下人們提出了信息倫理這一問題，希望通過人們的自覺和自我提醒來提高保護信息的程度。現階段應及時意識到信息倫理問題在檔案利用工作中的嚴重性，才能夠采取有效措施對其加以解決。

檔案利用工作；信息倫理；問題；解決措施

前言

信息技術在不斷的發展中極大的轉變了人們的生活和工作方式，同時還在很多方面給人們帶來了更大的威脅。例如，我國在管理相關檔案信息的過程中，在應用先進信息技術的基礎上，不僅產生了巨大的便利，也極大的改變了檔案的利用方法，這一過程中信息倫理問題嚴重突顯出來。本文將從檔案利用工作中的信息倫理存在的問題入手，探討了其中的安全性、隱私權及真實性等問題，并有針對性的提出了解決的方案。

一、檔案利用工作中的信息倫理存在的問題

（一）安全性

在信息技術不斷進步的背景下，人們工作和生活的方方面面都發生了重大的改變，而值得注意的是虛擬性是網絡環境最大的特點。在這種環境之下，使用者很容易缺失責任感，同時相關企業很難在日常的工作中對使用者的身份進行明確的識別，導致無法追求他們的責任，從而致使檔案信息倫理問題頻發[1]。

現階段的信息系統中，漏洞是無法完全避免的，因此網絡信息的安全性無法得到徹底保障。盡管現階段人們使用網絡系統的過程中會采取一定的措施來維護其安全性，但是檔案信息的安全性始終存在著威脅。例如，很多檔案管理工作人員，在工作中為了牟取利益會將檔案信息系統中的漏洞泄露出去，這樣一來就會導致大量重要的內部信息和檔案被泄漏，還有一些工作人員會將部分重要的檔案內容進行修改以達到某種目的等。種種行為都造成了重要的檔案信息倫理問題的發生。在這種情況下，相關檔案管理機構和工作人員所面臨的另一重要信息倫理問題就是怎樣保證信息在傳送過程中具有較高的安全性。

在日常的生活和工作過程中，除了人為的制造一些虛假信息和負面消息以外，網絡系統自身也存在著一定的漏洞。現階段我國采取的安全措施是無法從根本上杜絕信息倫理問題的。

（二）真實性

真實性指的是檔案中所記錄的內容是否符合社會實際。這就要求工作人員在保存檔案的過程中能夠對其中內容的真實性和完整性進行充分的鑒定。人們針對某一社會活動或人的行為建立檔案，目的就是記錄原始的事件，如果不能夠保證所記錄內容是社會實際真實的反應，該檔案是沒有實際價值的。因此，真實性是檔案的重點，能夠決定檔案的利用價值。因此工作人員在日常管理檔案的過程中要以尊重其真實性為基礎，通過努力充分展現其性質[3]。

二、檔案利用工作中的信息倫理問題的解決措施

（一）強化信息倫理教育

在進行檔案管理的日常工作過程中，工作人員的自律性能夠決定工作質量和效率。工作人如果能夠掌握更多的信息倫理知識，不僅能夠充分發揮倫理道德的協調作用，還能夠促使工作人員自我修養的提高，工作中能夠更加自律。檔案管理人員應當不斷進行學習，認識到自身不當的行為可能造成的種種后果，并提高自我反省意識，以自律的精神來完成工作中的每一個步驟。不斷提高自身的道德修養，不僅運用規章制度來約束自己，還要以倫理道德內容來進行自我升華，這種做法是降低信息倫理問題發生概率最有效的方法[4]。

（二）采取有效措施消除信息不對稱問題

在日常工作中對于檔案的利用，要想充分體現公平和公正，一定要解決檔案管理人員同檔案應用人員之間存在的信息不對稱現象，為此必須采取一系列行之有效的措施。一方面，加強檔案價值的宣傳。對檔案的實際利用價值，及檔案能夠起到的作用和效果進行大力的宣傳，促使檔案工作人員和使用者能夠深刻了解檔案的內涵以及其在對企業經濟建設和社會發展中將起到怎樣的作用。同時加強宣傳還要促使人們認識到如何正確的運用檔案，并且檔案能夠解決什么樣的問題等。這樣一來通過加深人們對于檔案的了解，能夠激發人們保護檔案內容和加強運用檔案的意識；另一方面，加強檔案利用的宣傳。對檔案的使用方法和途徑進行宣傳，其中包括檢索工具的應用，檔案的查找方法等內容。通過宣傳，使用者利用檔案的行為將更加規范，信息倫理問題發生的幾率將會降低；最后，加強對檔案目錄和信息內容的開放。在信息時代背景下，宣傳工作應當充分運用現代傳媒技術，如網絡、電視等，提高檔案的透明度，幫助使用者增加對檔案內容的了解。

（三）提高工作人員職業道德

針對現階段年我國檔案利用工作中大量出現的信息倫理問題，我國應從提供工作人員的職業道德入手，加強職業道德素養，提高工作人員的道德水平，促使樹立正確的人生觀和價值觀是非常重要的。在職業道德的建設過程中，應從公證服務和愛崗敬業幾個方面加強對檔案管理工作人員的培訓，并組織和引導工作人員積極參與到學習中來，結合工作實踐，促使提高責任與義務意識，減少信息倫理問題發生的概率[5]。

結論

人們的日常生活中，在對各種檔案信息進行利用的過程中，常常會發生信息倫理問題，追根究底這是工作人員道德素養較低造成的，同時也受到一些外在原因和條件的影響。信息倫理問題不僅危害了信息持有人的權益，也嚴重影響了我國社會秩序。現階段要想降低這一問題發生的概率，企業應及時強化信息倫理教育、將信息倫理知識融入到學習與職稱的評定當中，并且在工作中不斷提高工作人員的職業道德。

[1]馮登峰.網絡環境下檔案信息資源開發利用的制約因素與對策[D].安徽大學,2010.

[2]陳瑾.政務公開對我國檔案館利用工作的沖擊與對策[D].安徽大學,2010.

[3]張浩.檔案信息資源開發利用中的利益平衡機制研究[D].安徽大學,2011.

[4]徐燕.政府信息公開與檔案開放利用中的信息倫理建設[D].安徽大學,2012.

[5]馬仁杰,徐燕.信息倫理建設:政府信息公開與檔案開放利用面臨的新挑戰[J].浙江檔案,2012,01:16-18.