淺談如何加強企業存貨管理

摘 要：良好的存貨管理是企業管理績效的特質之一，也是企業業務層面內部控制體系的重要組成部分；企業必須對存貨的訂購、存儲等要有計劃的安排與管理，以免因存貨管理不當，使企業遭受損失。企業在認真做好上述關鍵控制點的同時，堅持適應性與重要性的原則，切實根據自身特點設計與之適應的存貨管理制度，努力優化存貨的結構，不斷提高存貨的投資效率，并結合有效的監督機制來促進存貨管理制度的有效運行。組織好存貨管理是保證生產正常進行的物質前提，加強存貨的日常管理，避免企業存貨積壓或短缺，可以降低存貨的采購、儲存、銷售成本以及存貨的資金占用量，提高企業資金的利用率，使企業的存貨既能適應市場變化，又能保持均衡生產，對企業的盈利能力和長期發展能力具有不可忽視的意義。

關鍵詞：存貨；存貨管理；內部控制

一、企業存貨管理的概念和意義

現代商業環境的經濟全球化、制造和信息技術進步、顧客導向及商業模式和管理方式的變革所導致的巨大變化，引導企業戰略管理必須適應現代商業環境變化的需要。如何完善管理制度使之能最大限度的降低企業成本，使企業擁有更強大的競爭力，是不可避免的問題。然而當前的有些企業，把主要的精力投入到了提高銷售和擴大規模上，卻忽視了存貨管理中是許多問題，導致了企業存貨管理水平較低，不利于企業長期持續發展。因此，重視并加強存貨管理，不斷完善存貨管理制度，對企業經營發展有著重要影響和深遠意義。存貨管理水平的高低直接關系著企業的資金運作以及資產的運作效率，反應并決定了對企業的風險、收益等情況，影響著企業是生產效率和經濟效益，在一定程度上決定了企業的命運和未來。

所以，高效完善的存貨管理體系，能夠提高存貨運轉速度及資金周轉利用率，有效的節約了公司的成本，從而提升了企業的經濟利益，在企業的生產經營活動中有著不可或缺的作用。

二、企業存貨管理面臨的問題

1.存貨管理制度不完善

崗位責任制是企業的重要的管理制度，崗位的分工不明確，導致企業的內部控制不完善。有的企業存貨管理制度不健全，管理制度的執行欠缺力度，或者是雖有管理制度，但往往是形同虛設，流于形式，從未貫徹執行，一旦出現紕漏，即實行罰款、降職、裁員，并未從根本上解決問題；有的企業由于規模小，人員少，各部門之間合并的情況眾多，從而導致內部控制不健全，企業各個部門缺乏有效溝通，使得內部控制沒有得到好的體現，使企業無法形成嚴格有效的監督制度，容易在采購、領用、生產、銷售等工作無章程性，增加了存貨流轉過程中的資金浪費，進而影響了企業的供產銷一系列的運作。

2.存貨的貨物積壓現象

一般情況下企業存貨資金平均占用率為總流動資產的40%～50%，也會因行業的不同而有所差異，企業往往最容易忽略的就是存貨的管理，起初常常不在意存貨的資金占用水平，到了一定階段，如果形成存貨積壓，營運資金不足，大多是存貨無形中占用了的大量資金，導致流動資金占用過量，資金周轉速度變慢，往往還可能導致存貨價值貶損，影響了企業的正常生產經營活動。

存貨水平的多與少都會給企業帶來嚴重影響。如果存貨過多，就會占用過多的資金生產水平，以及消耗了不必要的倉庫保管費用、管理費用、生產成本等開支費用；如果存貨不足，會影響企業的生產經營的銷售狀況，若臨時采購一是時間滿足不了供應，二是增加過多的采購成本，增加了更多的開支，使企業入不敷出。

3.采購材料公開透明度低

從商品采購到商品流通銷售，存貨的入庫出庫都是必不可少的環節之一，材料公開透明就顯得極其重要。很多企業的材料已入庫，但財務部門并未及時入賬，加之很少通過實地盤點進行賬實核對，存貨只是以數據形式存在，造就了信息處理不一致的現象，不能對存貨進行有效掌控。

然而還有企業缺乏嚴格監管，價格不公開透明，在材料采購過程中造成了銷售人員貪污挪用公款、倉儲人員挪走貨物等錢權交易的現象，甚至為了貪圖低成本高回報，采購了質量差的存貨，人為加大了企業的采購生產銷售成本，降低了成本費用率、行業利潤率、企業的經濟效益。

4.采購存貨計量有誤

企業的存貨管理在計劃、采購、使用和銷售等環節有明顯的滯后現象。采購員不了解庫存數量、設備生產狀況及實際銷售狀況等，都會導致采購存貨數量的失誤。

其主要表現在：購料時沒有如實填寫請料單，對存貨材料的具體情況不甚了解；購料時沒計劃，導致貨物過多或過少；下單時沒有準確確認訂單價格數量，使得供貨商和銷售方沒有達到一致意見，這些加大了存貨的成本，影響了企業的生產銷售。

5.存貨電算化制度不健全

一個高效、完整的計算機系統，能夠實時監管商品的庫存及銷售狀況，對問題進行預判。存貨種類繁多，核算的工作量過大，大大降低了工作效率，影響存貨核算的及時性和準確性，會引發賬實不符，若遇到突發狀況，未及時做出處理，既浪費了人力、物力、財力，又造成了很多不必要的損失。

實行電算化管理能將供產銷有機結合在一起，這種科學方法不但能提高存貨管理時間，提高運算速度，保證核算的準確及時，而且在后期的賬實核對中減少了不必要的精力，大大提高了存貨管理水平。這是傳統的手工記賬所達不到的。

三、企業加強存貨管理的措施

1.健全完善存貨管理體系

首先，在確定存貨業務的不相容職務分離控制的原則下，建章立制，明確相關部門和崗位的職責權限，建立存貨業務的崗位責任制。不相容職務，是指那些如果由一個人擔任，既可能發生錯誤和舞弊行為，又可能掩蓋其錯誤和舞弊行為的職務。常見的存貨業務不相容職務有采購、驗收與付款；保管與清查；銷售與收款；存貨處置的申請與審批；審批與執行等。不相容職務的分離核心是內部牽制。因此，在建立存貨業務的崗位責任制的同時，必須明確規定存貨業務涉及的相關部門和崗位的職責權限，使不相容崗位和職務之間能夠相互監督、相互制約，形成有效的制衡機制。

其次，建立并完善授權審批控制，企業必須建立授權審批體系，編制授權的權限指引，規范審批人對存貨業務授權批準方式、程序和相關控制措施的權限責任，不得越權審批；對于重大存貨業務和事項，應當實行集體決策審批或者聯簽制度；明確經辦人員的職責范圍和工作要求，對于超越權限的業務有權拒絕辦理，并向上級報告；嚴禁未經授權的機構人員辦理存貨業務。

再次，制定存貨業務流程，加強存貨保護控制，明確存貨的取得、驗收與入庫、倉儲與保管、領用發出與處置等環節的控制要求，做好相應的記錄與憑證保管。要妥善保管涉及存貨的各種文件資料，避免記錄受損、被毀。特殊存貨要嚴格限制未經授權的人員對資產直接接觸。同時，還要加強對存貨的預算控制，各部門分管的指標層層分解下達到所屬各級單位和個人，實行存貨的分級管理。

2.建立健全內部控制

建立和完善企業的內部控制制度，對加強企業的存貨管理具有基礎性的作用。所謂內部控制，是指由企業董事會、監事會、管理層和全體員工共同實施的旨在實現控制目標的過程。涉及企業生產經營的控制環境、風險評估、控制活動、信息與溝通以及內部監督等方面，從總體上透視了企業生產的各個環節。內部控制的目標是合理保證企業經營管理合法合規、資產安全、財務報告及相關信息真實完整，提高經營效率和效果，促進企業實現發展戰略。建立健全內部控制制度，可以有效保護資產的安全與完整，防止或發現并及時糾正錯誤及舞弊現象，保障賬面資產與實存資產定期核對相符，保障相關會計資料的真實、合法、完整。

3.規范企業存貨管理工作

存貨采購的計劃安排合理性，市場變化的預測不準確，供應商及采購方式的選擇都會對企業生產經營產生重要影響。企業加強存貨管理，必須規范存貨采購。

一是采購部門要按程序進行招投標采購，結合企業實際情況，通過比價、詢價、議價、內部專家評分等多種方式和定價機制確定供應商，簽訂采購合同。

二是嚴格驗收制度，規范存貨驗收程序和方法，對取得存貨的品種、數量、技術規范等內容進行驗收。企業應當采用契合實際的先進的存貨管理技術和方法，加強存貨管理，減低存貨占用的資金成本。ERP管理系統對存貨管理得以充分體現。ERP管理體系將企業的物力、財力、人力，和供、產、銷進行全方位高效的集中管理，對企業的存貨管理的風險進行分析評價，提高企業存貨管理風險的預警能力與時間，從而保持合理存貨水平。

三是驗收環節必須建立驗收與入庫責任追究制度，應配備合格的人員管理存貨業務，明確物資保管部門、材料分析檢驗部門及相關人員的責任，相關人員應當具備良好的知識水平和職業道德、嚴于律己、客觀公正。企業應當定期對相關人員進行培訓，不斷提高他們的職業認知水平。此外，企業還應根據自身情況增加存貨管理機制，如ABC分類控制法。

4.存貨循環利用

用現代化的管理理念進行存貨管理，以環保理念為基準，在某些生產中所消耗的不構成商品的材料，很多材料并不是在生產中一次消耗掉，因此還存在部分材料可以循環利用。如果企業材料消耗管理得好就可以做到多次重復利用。存貨循環利用主要是開展綜合利用、節約能源、循環利用等工作。其中最主要的是循環利用。傳統經濟是創造的財富越多，消耗的資源和產生的廢棄物就越多，對環境資源的負面影響也就越大。而存貨循環利用既能保障企業正常的生產經營活動，又能以盡可能小的資源消耗和環境成本，獲得盡可能大的經濟和社會效益，增強企業的市場競爭力。

5.存貨的監督

企業面對激烈的市場競爭，除了不斷豐富產品，擴大生產規模外，還要改變自己的管理理念；加強存貨管理的同時，還應當充分考慮發揮企業的內部監督和審計職能。一是定期檢查存貨崗位部門設置及權責分配。二是定期檢查存貨授權審批控制制度的執行情況。三是定期檢查存貨驗收、保管及發出領用制度的執行情況。四是定期檢查存貨處置制度的執行情況。五是定期檢查存貨會計系統控制制度的執行情況。

企業在不斷加強存貨管理水平的過程中，還應及時的發現和糾正存貨管理過程中出現的漏洞及問題。企業應當通過內部審計制度，定期對企業內部控制的有效性做出全面、系統、綜合、客觀的評價，對存貨管理出現的狀況及時做出回應，糾正偏差，建立獎懲并行舉措，加大存貨管理制度的執行力度。只要綜合自己實際情況，建立標準化的存貨管理體系，就能在成本與價格上取得核心競爭力，達到雙贏的效果。

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作者簡介：李璇（1970.10- ），男，江蘇省淮安人，大學本科，學士學位，職稱：經濟師、會計師、注冊會計師，江蘇井神鹽化股份有限公司機電工程分公司計劃財務部部長，研究方向：企業財務、審計