關(guān)于加強(qiáng)人事檔案管理改革的若干思考

孫麗++邵文++李冰

摘 要：人事檔案是記錄人才信息的重要載體，文章針對人事檔案管理相關(guān)問題展開論述，闡述了隨著市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展，人事檔案管理中存在的問題以及創(chuàng)新人事檔案管理的幾點(diǎn)措施。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理創(chuàng)新；改革發(fā)展

一、當(dāng)前人事檔案功能界定及內(nèi)涵拓展

人事檔案的功能是由服務(wù)對象、內(nèi)容構(gòu)成、管理方法等各種因素決定的，人事檔案可以全面真實(shí)地反映出記錄對象的基本信息，包括：基本數(shù)據(jù)、專業(yè)特長、工作經(jīng)歷、業(yè)績水平、政治信息等。傳統(tǒng)的人事檔案管理是封閉的、單一的，不能夠很好地實(shí)現(xiàn)以上的人事檔案功能。市場經(jīng)濟(jì)運(yùn)行客觀上要求建立完善的人事檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)人才的合理配置，充分反映出人才的基本信息以及工作記錄，這樣才能夠?yàn)槠笫聵I(yè)單位選聘人才提供準(zhǔn)確而可靠的信息。對人事檔案管理制度進(jìn)行改革，需要調(diào)整人事檔案管理重心，改變傳統(tǒng)管理中重?cái)?shù)量輕質(zhì)量、重外延輕內(nèi)涵、重自身發(fā)展輕社會效益的管理傾向，傳統(tǒng)人事管理模式基本屬于靜態(tài)保管型的管理，見物不見人，無法建立起與社會協(xié)調(diào)發(fā)展的人事檔案管理模式，始終處于一種自我封閉的、盲目的管理狀態(tài)之中。人事管理制度改革必須牢固樹立科學(xué)發(fā)展的指導(dǎo)理念，從社會需求的角度出發(fā)，以為人服務(wù)為中心，突破傳統(tǒng)服務(wù)理念、技術(shù)手段、管理體制的制約，將死檔案變?yōu)榛钚畔ⅲ瑥亩龠M(jìn)市場經(jīng)濟(jì)的全面協(xié)調(diào)發(fā)展。

二、當(dāng)前人事檔案管理中存在的問題及其原因分析

第一，人事檔案材料的誠信度不高。近年來，企事業(yè)單位加快了產(chǎn)權(quán)制度和人事制度的改革，流動人員大幅度增加，結(jié)果導(dǎo)致配套管理措施跟不上，人事檔案材料造假時有發(fā)生，誠信度大大降低，這已經(jīng)成為當(dāng)前人事檔案管理制度無法發(fā)揮作用的最大阻礙性因素。檔案材料的領(lǐng)會就是誠實(shí)信用，這也是檔案存在的基本價(jià)值，所以真實(shí)性是人事檔案賴以生存的前提，也是它得以發(fā)揮作用的基礎(chǔ)，是認(rèn)識檔案的生命。第二，當(dāng)前人事檔案存在內(nèi)容質(zhì)量不高的問題。優(yōu)秀的人事檔案應(yīng)該全面、真實(shí)地記錄著人各方面的發(fā)展，應(yīng)該是人最具說服力的正面材料，但是事實(shí)證明，當(dāng)前的人事檔案管理部門沒有及時更新和補(bǔ)充人事材料，材料內(nèi)容空話、套話較多，多為“過去式”的材料，信息量嚴(yán)重不足，從材料中根本無法判斷出人的個性特征，無法滿足用人單位的需求，大大降低了人事檔案的價(jià)值。第三，當(dāng)前人事檔案管理方法落后，管理手段陳舊。信息技術(shù)的發(fā)展改變了人類生活和工作的方式，而人事檔案管理部門仍然處于手工填寫、記錄人事信息的階段，缺乏基本的管理設(shè)備和手段。

傳統(tǒng)人事檔案管理水平有限，究其原因，可以歸結(jié)為以下幾點(diǎn)：其一，缺乏對人事檔案管理的認(rèn)識，重視程度不高。傳統(tǒng)觀念中認(rèn)為，人事檔案是“神秘”的，記錄的是個人思想和隱私等內(nèi)容，人事檔案的作用是供組織上考察了解個人所用的，所以檔案材料多是關(guān)于個人整治、歷史、家庭、社會關(guān)系等內(nèi)容的記載，而忽視了個人德能勤績的歸檔，所以無法全面真實(shí)地反映出一個人的性格與成長經(jīng)歷。另有一些管理人員不重視人事檔案，真假材料不去鑒別，導(dǎo)致材料的真實(shí)性受到影響。其二，部分人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，沒有經(jīng)過專門的業(yè)務(wù)訓(xùn)練，檔案管理意識薄弱，沒有足夠的能力和精力把人事檔案工作做好。加上一些領(lǐng)導(dǎo)不重視人事檔案管理，也是造成檔案管理問題的重要因素之一。

三、采取有效措施，改革人事檔案管理

（1）明確用人單位建檔和管檔機(jī)制。企事業(yè)單位應(yīng)該將人事檔案管理當(dāng)做人力資源管理的重要任務(wù)來抓，牢固樹立以人為本的管理理念，建立適合市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新型人事檔案管理制度。建立和完善人事檔案管理是所有企事業(yè)單位人才管理的一項(xiàng)基本義務(wù)和職責(zé)，轉(zhuǎn)變管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)“誰建誰管、建檔權(quán)、管理權(quán)、使用權(quán)協(xié)調(diào)統(tǒng)一”，從而促進(jìn)人事檔案信息的有效運(yùn)用，從而為國家人才培養(yǎng)提供可靠地人才信息保障。（2）加強(qiáng)管理，保證人事檔案材料的真實(shí)性。人事檔案材料來不得半點(diǎn)需求，所以必須加強(qiáng)材料內(nèi)容的真實(shí)性。人事檔案管理人員工作中必須嚴(yán)把三關(guān)。一是把好材料入口關(guān)，對材料進(jìn)行驗(yàn)明正身，有疑問的材料進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，從源頭上切斷問題文件入口。二是管理工作人員要把好驗(yàn)證關(guān)，鑒別后的歸檔材料一定有理有據(jù)，嚴(yán)肅認(rèn)真地進(jìn)行材料鑒定，檢查材料是否準(zhǔn)確，手續(xù)是否清楚，重點(diǎn)信息是否完整，確定無誤后方可入檔。三是嚴(yán)把人事檔案轉(zhuǎn)遞關(guān)。對調(diào)動人員的人事檔案進(jìn)行嚴(yán)格審核和裝訂，由專門的單位進(jìn)行取送，要求檔案公章完整，個人不能私自帶出人事檔案。（3）提高檔案管理人員素質(zhì)，及時更新檔案材料。提高人事檔案管理人員的政治水平、業(yè)務(wù)素養(yǎng)，這是提高人事檔案管理水平的關(guān)鍵因素。加強(qiáng)管理人員的文化知識運(yùn)用能力和計(jì)算機(jī)操作能力，擁有現(xiàn)代的科技管理理念和綜合服務(wù)理念，熟悉工作內(nèi)容，能夠結(jié)合單位特點(diǎn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平，為企事業(yè)檔案使用者提供優(yōu)質(zhì)、快捷的服務(wù)。同時，人事檔案管理人員應(yīng)該及時補(bǔ)充和完善人事檔案材料，創(chuàng)新人事檔案的內(nèi)容管理。根據(jù)社會發(fā)展，制定不同類型的人才歸檔標(biāo)準(zhǔn)，改變過去千人一面的管理狀態(tài)，對當(dāng)事人材料進(jìn)行及時的更新和補(bǔ)充，用人單位通過閱讀檔案材料可以推斷出這個人的能力素質(zhì)、信用記錄、心理素質(zhì)、興趣愛好等，同時還可以看到一個人完整的能力發(fā)展、職業(yè)生涯的變化，提高人事檔案的立體感和時效性，提高檔案的存在價(jià)值。

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