醫院檔案管理中存在的問題與對策

魏婉瑩

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醫院檔案管理中存在的問題與對策

魏婉瑩

Point

檔案管理這項工作有著較強的專業性、政策性以及機密性，醫院的檔案管理在這基礎上技術性與專業性又非常強，它同時統一了創造性與探索性，并非抄抄寫寫、扎扎捆捆就能夠應付的過去的工作，所以必須對檔案管理這項工作的重要性有著充分的重視，強化對其的管理。另外，信息的一個非常重要的載體就是檔案，將其用好管好，在開發資源方面也有著重要的意義。檔案的管理在一個單位當中，是單位高效、有序、協調運行的一個強有力的保證，民主、科學、系統的管理制度與醫院的發展和生存是息息相關的。

一、強化醫院檔案管理的重要作用

我們不可以忘記歷史，而檔案又是記載歷史得重要載體。一直以來，醫療衛生事業隨企業的建設與開發共同成長起來，它承載了當地城鎮居民的健康保護以及醫療服務的重要職責責任。將檔案管理好不僅是對單位職工們負責任、更是對事業以及對歷史的負責任。雖然檔案管理這項工作看似平淡無奇，然而檔案事業卻關系著歷史文明的傳承，在醫療工作的整個環節當中發揮著重要的作用，他詳實的記載了醫院各種珍存的記憶，是醫院的寶貴財富。

檔案信息資源管理這項工作做得好，那么其在發展過程中經歷的所有條件的改善、對改革的深化、管理方面的提升以及技術的進步就都有跡可循，檔案是彌足珍貴的史料，有著極為重要的價值，所以檔案管理這項工作也非常的重要，用一句話概括來形容就是“功在當代、力在千秋”。宏觀來看，對于醫院日后的發展狀況這項工作也起著重要的指導作用，因此醫院做好檔案的管理，實現信息的共享、創造一流的業績、提升企業的價值是最為根本的任務。

二、檔案工作現狀與現存問題

長久以來，醫院的檔案工作發展的狀況都不是很好。老問題不斷而新情況又持續增加，已經對醫院檔案工作的有效持續發展造成了嚴重的阻礙。

1.職責不清晰、制度不健全

我國的《檔案法》規定，任何單位檔案機構應當嚴格履行自身職責：“執行貫徹相關法規法律以及國家相關的政策與方針，指導監督所在機構檔案工作狀況；對本單位檔案實施統一的管理，同時根據規定將檔案移交給上級的主管檔案部門；指導本單位資料、文件的歸檔、積累與形成工作；健全建立本單位檔案工作的各種制度規章。”但是因為受到醫療行業的特殊性以及歷史原因的影響，各個醫院有關檔案的管理都設成兩個檔案室，即病案與綜合檔案；日常的生活和工作當所形成的音像、實物、文書、會計、科技等檔案由綜合檔案室進行存檔和收集，醫院辦公室負責業務的管理；單位的人事部門負責人事方面的檔案；病案室負責醫療診治過程當中所形成的醫療影像檔案、診斷依據、文書檔案，其對應的專業部門負責業務的管理。這樣多個部門共同管理檔案的局面使得檔案管理職能不明確格局混亂。

2.領導沒有做到充分重視

作為特殊服務業醫院有著很強的技術性及專業性、技術性。導致個別醫院的領導將注意力更多的放到醫學領域而忽略了檔案管理工作，認為其是可有可無的，沒有充分意識到醫院在建設和發展過程當中檔案工作所發揮的重要性。片面的追求社會效益、經濟效益以及醫療服務質量。檔案管理不管是在設備的應用還是人員得配備方面都沒有得到足夠的支持，造成了有些醫院的檔案室出現人員調動頻繁、工作者數量不足、相應配備和設施不健全的狀況；無法及時的對檔案管理情況加以改進，繼而引發提供的信息不規范、信息資源沒有充分開發、檔案業務質量降低的現象，檔案的利用因此走入死角。

3.檔案工作缺少足夠硬件，現代化管理水平低下

有些醫院因為房屋緊缺的原因削減存放檔案的空間，造成了保存檔案的房屋簡陋根本無法很好地對檔案進行保管和收藏。同時，不完善的設施以及陳舊的設備也對檔案事業的發展造成嚴重的制約。在科學技術飛速發展的今天，通過網絡技術和計算機對檔案進行管理的狀況還非常少見，繼續用手工查閱、檢索和收集、檢索已經極大的影響到了檔案的利用，對接下來檔案的開發及利用造成制約。

4.檔案專業人員的素質相差較大

眼下醫院的檔案人員在文化程度、理論水平、專業素質等方面有著明顯的差異，無法適應時代發展的步伐。具體表現為學歷較低，沒有合理的知識結構，知識面比較窄；沒有足夠重視檔案人員的進修和學習。在新時代里這些狀況都已經對檔案事業的發展造成了阻礙。醫院對于人才的培養普遍注重提升醫療技術者的素質，而檔案管理人員的繼續教育和素質的提高卻沒有相應的要求與計劃，導致檔案管理人員缺乏活力及創新，管理水平及思想觀念無法趕上時代的步伐，管理水平局限于傳統經驗之中。

三、提升醫院檔案管理工作的辦法

1、增強配備與投入力度，讓檔案管理步入現代化的軌道。確保檔案管理方面的資金充足，引入先進的設備及技術是提升檔案管理工作的必要舉措。例如可以利用空調和滅火設備去掉檔案庫房的濕氣、高效滅蟲，保證檔案的完好無損；另外還要引進進算計的使用，在計算機上建立行政及醫院發生的各種業務的檔案，以便于在使用檔案的時候能夠迅速找出進行閱讀，這對工作效率、財力、人力、物理以及時間都能夠起到很大的節省作用。另外，利用計算機進行檔案的存儲還能夠節省空間，提高信息的保密度。所以，醫院在檔案管理方面應當結合現代科技，設計系統較為完善的網絡管理與應用軟件等現代化方式，實現檔案管理現代化、自動化、科學化以及標準化的目標。

2、與實踐相結合提升培訓效果，增強檔案管理工作者的自身素質。檔案管理工作者的素質對醫院檔案的管理水平發揮著直接影響，醫院可以在人才培養計劃當中加入對檔案人員的培養，全面提升檔案管理者的素質。首選可以選擇進修學習、知識更新、繼續教育以及專業培訓對其進行提升。還可以進行深入研究，研究調查科研、教學、醫療對檔案信息的需求，通過不斷地實踐和總結推動檔案管理水平的提升。

3、重視并充分利用檔案的社會效益。對檔案進行管理的目的在于利用，所以，檔案管理工作者應當有一個高度的服務觀念，把檔案管理工作的每一個環節都做細做精，努力在平凡的崗位當中創造不平凡。完善并豐富自身檔案管理能力，爭取做到能夠通過多種渠道和途徑對檔案信息資源進行開發，讓檔案能夠服務于醫院的科研、教學、醫療、臨床工作。編寫多種樣式的專題匯編，給利用者提供多層次的、有實效的、多方面的信息。

4、增強意識，加強學習。應當加大學習檔案法的力度，尤其是領導的檔案意識。醫院應當將檔案的管理列入重要事項，作為醫院發展重要的內容，同醫院的未來發展及業務建設共同前進、共同規劃；要對檔案工作進行大力宣傳，讓全院的基層工作者以及中層以上的領導干部都能夠充分認識到其重要性，讓檔案工作得以順利進行。

（作者單位：黑龍江省寧安市人民醫院）