如何有效提升事業單位人力資源檔案管理水平

孫萬和

?

如何有效提升事業單位人力資源檔案管理水平

孫萬和

Point

本文對事業單位人力資源檔案管理的意義進行闡述，分析了現階段其人力資源檔案管理工作的弊端，在此層面上進行了提升人力資源檔案管理水平的策略分析。

當今社會事業單位的發展既有機遇也有挑戰，人力資源是事業單位最重要資源之一，事業單位提升競爭力應該從人力資源管理和利用著手，傳統的人力資源檔案管理存在很多弊端，解決這些發展中的瓶頸，才能夠提升人力資源檔案管理的水平。事業單位的人力資源檔案有著很高的利用價值，管理者應該意識到這項工作的重要性，否則難以提升單位的績效。

一、提升事業單位人力資源檔案管理水平的意義

首先，對事業單位的可持續發展有利。事業單位的人力資源檔案管理對其完善健康發展的影響是深遠的，因為它能夠提供完整準確地提供單位職員的基本情況，事業單位的管理者在制定發展戰略的時候人力資源也是其必須要考慮的因素之一。市場中任何一個單位提高競爭力的基本方式都是最大限度地開發和利用人力資源，這樣才能做到發揮人才最大潛能。人力資源檔案為事業單位了解員工特長提供了依據，可以為員工安排適合自身能力和個性的崗位，在查閱人力資源檔案的過程中對員工個人的素養和能力發展空間也會有足夠的了解，對員工的品行有深入的挖掘，所以人力資源檔案管理分析是大有裨益的。

其次，人力資源檔案管理是事業單位考核的有效依據。事業單位對員工進行調配和任免的最重要的依據就是人力資源檔案，因為檔案中記載著員工過去受到獎賞或者懲罰的情況和原因，人力資源配置是一種將人和物充分結合的資源配置方式，是一種提升人力資源利用效果的重要途徑。事業單位在發展過程中必須面臨著人員具有動態性這個現狀，因為人員流動和崗位變化是不可避免的。人力資源檔案共享一方面可以有效地激發員工的工作熱情，另一方面則可以促進和應對人力資源的流動和變遷，保證人力資源配置的最佳效果。從這個層面來看，人力資源檔案管理是實現戰略的重要輔助方式。

最后，人力資源檔案管理可以發揮員工的最大潛能。事業單位發展過程中也面臨著實現經濟效益的巨大壓力，所以對員工的最大利用是其管理中一直面臨的難題。比如說在進行員工工作調動的時候就必須考慮員工的能力和自身的個性。人力資源檔案對員工的情況有著最真實、最完整的記錄。在一個員工的工作生涯中，檔案占據著重要的地位，管理者承擔著人力資源檔案管理的職責，負責對員工的工作年限、職稱評定、工資調整進行記錄，對于那些特殊工種的員工，還要對其工齡材料進行真實性審核。人力資源檔案是伴隨著一個員工一生的記錄，這本身就會對員工產生一種約束力，事業單位管理者可以借此來激勵員工，提供其工作積極性，避免其出現違規行為。

二、事業單位人力資源檔案管理缺陷分析

首先，事業單位人力資源檔案管理真實性不高。有的事業單位人力資源檔案管理存在著漏洞，造成了檔案失真、檔案缺失的現象頻頻出現。加之對人力資源檔案管理不嚴格，很多員工都進行檔案造假。比如說有的事業單位員工進行學歷偽造，而普通的人力資源檔案工作人員難以對其真假進行甄別，只能被動的接受員工提供的信息，不真實的信息在評價員工的工作能力和工作績效時勢必會出現問題。

其次，事業單位人力資源檔案管理技術手段落后。傳統的人力資源檔案管理載體以紙質為主，但是經濟的發展使得人才的流動性高度提升，很多當事人已經去另外一個單位或者城市工作，但是其檔案還依然留在原來的單位和城市，這樣目前單位的人力資源部門要查閱其檔案就只能去原單位或者原城市，這就給人力資源管理部門的工作帶來很大的困難，影響了人力資源管理的效率。

最后，檔案管理工作人員減少。我國目前社會價值取向和以往相比發生了很大變化，這種變化使得人們在工作中傾向于那些物質條件優厚、社會地位優良的工作，而檔案管理工作在新的社會價值取向中既不能獲得高位，也不能獲得高薪，在價值肯定上往往受到歧視。在這種情況，企業變革面臨著撤并和人員裁員的情況的時候，檔案管理部門首當其沖，檔案管理人員在企業中所剩人數寥寥無幾，長期下來，人力資源檔案管理工作水平日益低下、效率日益降低，檔案管理工作正在日益被邊緣化和弱化。

三、提升人力資源檔案管理水平的方式和方法

第一，要明確人力資源檔案管理的工作內容。現代事業單位在招聘人才的時候往往要經過層層篩選才會最終錄用，在對招聘人員進行多種方式的考核的過程中，當事業單位最終決定錄用某個人員的時候，面試小組在考核過程中對應聘人的語言表達能力、應變能力、儀容儀表和分析能力進行的評價和堅定要計入到員工今后工作中的檔案之中去，人力資源管理部門要認真對其進行整理。如果企業對應聘者進行了筆試考核，筆試的試卷和成績也應一并計入到員工的人力資源檔案之中去。

第二，要建立完善的人力資源檔案管理制度。人力資源檔案管理活動面臨著新形勢、新情況和新任務，在這樣的情況下，人力資源檔案管理制度要隨時變化和改革，要與時俱進、隨時創新，人力資源檔案管理在變革的過程中要朝著制度化和規范化的道路不斷前進，收集檔案的時候要完整、及時，在決定哪些資料應該計入檔案的時候應該關注重點、取之有據，在整理檔案的過程中要科學嚴謹，檔案的借閱應該嚴格審核，區別對待人力資源管理部門和其他部門的訴求，保證檔案的安全。

第三，要推行人力資源檔案管理信息化。事業單位要運用現代化的數字技術和信息技術以及網絡化手段對人力資源檔案進行管理，注重數據庫的建設，運用標準化和共享化的目錄對數據內容庫內容進行管理，對人力資源檔案管理進行網絡化的信息傳輸和共享化的信息資源建設。要提高人力資源檔案管理的使用價值，為企業的經濟發展提供必要的服務。信息化人力資源檔案應增加記錄個人學習能力和工作能力，動態反映人才職業經歷、職業能力、職業信譽等的記錄，主要包括人才的基本信息、教育培訓經歷、工作履歷、工作業績、成果榮譽和業績評估等。

（作者單位：四平市鐵東區石嶺人力資源和社會保障所）