淺談電子檔案管理的有效方式

華琳

（哈爾濱地鐵集團有限公司運營分公司 黑龍江哈爾濱 150050）

淺談電子檔案管理的有效方式

華琳

（哈爾濱地鐵集團有限公司運營分公司 黑龍江哈爾濱 150050）

電子檔案是采用網絡計算機技術，通過數據存儲完成特定介質的存檔，又稱為電子數據檔案管理。目前的電子文件主要通過硬盤、磁盤和光盤完成存儲、整理、調用和分析。本文將針對目前常用的電子檔案管理方法進行具體分析，研究在檔案管理中有效的應用方式，從中尋求更加適合處理的電子檔案管理方法。

電子檔案 管理方式

一、引言

目前有效的電子硬盤、軟磁盤、光盤都是有效的記錄方式，電子檔案具有多個良好的特點，機讀對有效文件進行歸檔，完善電子歸檔的管理體系，建立有效的歸檔制度。根據電子歸檔管理特點完善利用比例，注意電子歸檔中的相關問題。

二、主流的電子歸檔方式

硬盤存儲方式是計算機的外部存儲器，一般主要的容量在500G、1T、2T，但是因為其多次存儲和刪除，容易出現內容丟失，因此，不易左右有效的電子歸檔介質。光盤是一種光學存儲器，不同信息激光束照射到光盤上，形成不同的坑，從而被記錄下來。讀出的時候，根據不同激光束產生的反射，造成不同的信息，具有較大的存儲容量。從記錄到性能來說，光盤還分為只讀光盤、一次寫入式的光盤、可擦式的光盤。一次性的光盤寫入光盤可以作為有效的電子檔案存儲管理介質。

三、電子檔案的種類和特點

電子檔案的主要種類有文本文件、命令文件、圖像文件和數據文件。電子檔案的數據信息是非人工侍讀的，電子信息存儲的密度極高，信息與電子載體之間有可分離性比例，具有多種信息媒體的集成性效果，但是電子檔案卻具有一定的依懶性。在管理中電子文件的管理依據主要的原則是實現完整的可讀可靠性。電子檔案時間有統一的集成管理，采用紙質和電子綜合的歸檔管理方式，提高文檔的綜合管理問題。

四、機讀文件的有效歸檔

1.歸檔范圍

機讀文件的有效歸檔原則與紙質文件相同，具有良好的歸檔范圍，分析機讀文件的特點，分析有效的歸檔效果，將數據文件配合計算機軟件完成文件的統計，實現綜合快速查詢，完善閱讀。可以開展自動程序存儲軟件，確保歸檔，需要注意文件與程序的相關性，確保整體電子存儲的完整性。

2.建立歸檔制度

在建立歸檔過程中，需要注意切合實際的歸檔效果，確定存儲范圍、存儲時間。從紙質歸檔實現整體利用效果，注意有效的存儲方法，提高保管效果。

3.提高檢索效果

通過自動快速的檢索，將電子代替人工，逐步完成快速檔案的檢查和分析，采用多元文化進行處理，完善多項目的有效功能處理，組合相關檢索過程，逐步提升整體檢索效果，確定相關檢索比例。根據計算機的軟件應用質量進行控制，提高計算機存儲打印、復制和匯總，確定檔案的利用率。采用有效的服用效果，提高檔案的多次使用效果，給予一定的檢索處理，逐步提升預先設計比例，實現軟件的兼容控制管理，確保計算機的有效應用系統控制。根據電子應用系統進行兼容控制，制定合理的電子應用系統分析，制定合理的網絡應用化處理，逐步完善外界存儲和限定過程，對網絡化的計算機存儲進行檔案應用管理，快速的進行地域分散用戶的有效處理，從而實現有效系統的彌補。以圖像方式進行輸入極讀文件處理，可以對文檔的原始資料和文本手跡進行光盤處理，同時再進行計算機文件輸入處理，確保文件內容的正確性。通過大量的文件村粗，對數據庫中的文件進行字符格式存儲輸入處理，逐步完善程序的降低評價值，防止產生各種原始影像問題。

五、電子檔案的有效存儲利用問題

1.安全保密性問題

因為電子機讀存儲文件具有存儲成群性的特點，按照計算機進行電子檔案存儲。在存儲過程中，需要確定有效的提取文件內容，注意可以利用情況，尤其是需要注意電子網絡計算機的存儲情況，提高電子檔案的安全保密性問題，逐步實現電子檔案的綜合利用。

2.防誤操作的歸檔

計算機在操作過程中常常會出現誤操作的問題，誤操作會造成歸檔問題信息的破壞或丟失。采用有效的嚴格操作，確定檔案管理人員的操作技術水平。嚴格控制培訓人員的技術水平，制定嚴格的培訓上崗流程，確保電子檔案的完整存儲有效性。

3.提高檔案的審核效果

根據電子檔案的存儲情況進行文件的信息審核和分析，由于電子機讀文件具有一定的可修復性效果，信息容易出現損失。在實際的應用處理中，一旦受到惡意破壞或出現無疑破壞，都會造成信息的丟失。按照自然事故處理辦法，逐步止損，降低電子檔案的復制準確程度。在有效的正確審核條件下，逐步辦理合理的控制比例。審核的效果提高了檔案的質量，根據電子檔案處理審核步驟，完善整體電子檔案的有效準確性。

4.電子檔案管理技術設計問題

根據電子檔案的應用存儲設計方法進行軟件設計和應用，做好計算機內部的有效存儲應用，檔案人員的技術水平管理應用，在開發電子系統設計應用存儲過程中，逐步實現電子文件的設計、錄入，通過核對技術人員的相關維護過程，對安全數據進行存儲和維護，完成文件的有效存儲和檢索，確定是否在電子檔案管理過程中有合理的設計過程，防止電子檔案管理的問題影響正常的記錄和檢索，制定合理的數據利用鏈路，保證設計歸檔的實際性和準確性。

5.綜合檔案規劃承載

根據檔案的綜合規劃承載兩種不同模式的管理承載過程，根據文件的存儲時間確定檔案的準確性，對于長期性文件需要采用雙城載體方式處理。紙質文件是原始歸檔文件，電子文檔則是有效的存儲方法，可以實現長期檔案存儲。根據傳統文件和電子文檔的不同特點和優勢，進行合理的整理，實現有效的規劃承載效果。

6.電子法律體系問題

電子文件在實際的法律效力上具有一定的局限性，因為電子文件歸檔的形式造成實際的存儲不適應性效果，直接對電子文件檔案管理造成一定的影響。在實際的電子文件管理中，需要采用有效的法律體系進行處理，防止出現電子文件歸檔上的法律漏洞。

六、結語

綜上所述，根據電子檔案的傳統處理存儲方式和電子存儲歸檔方案，進行綜合的整合，根據企業管理需求和時間要求，實現綜合的歸檔管理。通過分析有效的電子歸檔方式，設計合理的檢索和歸檔過程，分析電子歸檔管理的問題，及時對安全性、防止誤操作性、電子設計管理方案和綜合檔案規劃承載過程進行合理的分析，實現在有效電子歸檔管理過程中的效果提升。

［1］中國建筑工業出版社.建設電子文件與電子檔案管理規范［M］.北京：中國建筑工業出版社，2007：05-110.

［2］范巧燕.企業檔案管理——電力企業創新研究［M］.北京：經濟管理出版社，2008：10-90.

［3］王立維，陳武英.檔案管理學簡明教程 ［M］.浙江：浙江大學出版社，2007：08-25.