數字網絡技術在高校檔案管理中的應用

侯光蘭

數字網絡技術在高校檔案管理中的應用

侯光蘭

檔案信息作為一種重要信息資源，其在整個社會的信息系統中占據著不可忽視的地位。如今，伴隨計算機網絡技術的飛速發展，及其在社會生活中的廣泛應用，更是促使檔案信息管理工作逐漸走向了現代化的信息管理行列中，為各單位、各部門的檔案管理現代化與信息化的實現提供了有利的保障。故文章以高校檔案管理為例，分析其在日常管理中存在的問題，進而探討數字網絡技術在其管理實踐中的有效應用。

網絡技術；高校；檔案管理

引言

在信息技術飛速發展的今天，信息被看成是一項重要的資源，并引起了人們的高度重視。而檔案信息資源作為信息資源中的一種，其價值也日漸被人們所熟悉，所重視。然而，在現實生活中，因受到各方面因素的影響，高校的檔案信息并沒有發揮出其應有的價值，還為完全實現高校檔案信息的資源共享，從而在很大程度上影響到高校檔案信息服務功能的發揮。為此，為迎合信息化時代與社會對信息的資源的需求，高校的檔案管理工作必須與時俱進，積極應用各種先進的信息化、數字化網絡技術，形成一個符合本校檔案管理的信息網絡體系，最終實現各類檔案資源的有效共享。

一、高校檔案管理現狀分析

1、檔案管理員安全管理意識缺乏

在高校的檔案管理工作中，部分管理員普遍存在著管理意識不強的缺點，認為高校的檔案管理工作的開展僅僅只需要一套較為完善的管理軟件系統即可，然而，就目前形式而言，部分高校的檔案管理系統在安全性能方面，卻沒有得到有力的保障，還存在著一些漏洞，從而使得一些網絡黑客極易截取用戶信息[1]。而針對這種情況，部分檔案管理員仍認為只需要及時更新相應的殺毒軟件即可，并未對能夠高校的檔案管理工作給予必要的重視，普遍缺乏安全管理意識，從而影響到其檔案管理的質量。

2、網絡安全性較差

如今，伴隨網絡技術的發展，為各行各業工作的信息化與現代化的實現奠定的堅實的基礎的，然而，不容忽視的是，我們在承認網絡信息技術帶來的便利的同時，還需看到由其帶來的重大困擾，即網絡安全問題。首先，由系統漏洞帶來的安全隱患。部分高校的檔案管理操作系統在設計方面，多因設計的不合理而出現一些漏洞，從而為黑客的入侵提供了便利，使得整個管理系統遭到破壞，最終導致高校的整個檔案管理陷入混亂，甚至癱瘓；其次，由網絡黑客攻擊帶來的安全隱患。同其它領域相比較，高校的檔案管理系統雖然不是黑客們的主要攻擊對象，但是有些黑客獲取會出于好奇而直接竊取高校的檔案，從而導致高校檔案信息的不合法泄漏情況發生；最后，由病毒泛濫帶來的安全隱患。網絡技術的發展，在給信息管理帶來便捷的同時，也帶來了網絡病毒。一些黑客就借助網絡將一些病毒植入到軟件中，只有其同用戶發生了郵件往來，就可實現病毒的傳輸。如蠕蟲就是網絡黑客們用于騷擾與攻擊的一種病毒，這種病毒不僅可自行傳播，而且還能會消耗大量流量，從而使得用戶計算機網速變慢，最終死機，甚至是部分特定蠕蟲病毒，會自動刪除系統文件，從而給高校的檔案管理帶來極大的影響[2]。

二、數字化網絡技術的應用分析

1、革新觀念，強化檔案管理信息化意識

目前，關于檔案管理的信息化建設，主要是以依靠新時期現代化的眾多信息技術理念、辦法與設備、技術的優化整合配置來實現的，基于此，要想在高校的檔案管理工作中有效應用數字化網絡技術，首先就需從其觀念革新入手，積極引進競爭機制，逐步完善各項規章制度，強化檔案管理員的信息化意識，從而在認識與實踐基礎上形成完善的系統化理論[3]。所謂檔案管理工作的競爭機制，指的就是把員工的工作業績同其經濟利益相掛鉤，構建一套完善的檔案管理規章制度與與之配套的考核機制，而且考核機制應做到權責分明，分工明確，嚴格落實，以此來提升管理員的工作積極性，強化其工作責任心；具體結合本校的具體情況，以便利、高效為工作宗旨，強化科學配置，制定出符合實際的檔案管理辦法，以進一步提升高效的檔案管理水平；其次，有意識、有目的地強化檔案管理科學研究成果在管理實踐中的落實。即在檔案管理實踐中，充分應用各種現代化管理技術，創新工作方法，形成信息化檔案管理意識，尋找出適合本校檔案管理的辦法，及時發現實際管理工作存在著各種問題，比如使用條形碼取代原有檔案號，從而便于學生的信息查詢，方便檔案管理工作的開展，節省人力資源，從整體上提升高校檔案管理的水平與質量。

2、詳細制定檔案著錄與數字掃描的標準

對于高校檔案管理，在制定出相應著錄標準之前，若檔案存在著同原有檔案資料檔案號不統一的情況，則需對所有的老檔案進行重新編制檔案號處理，進而在此基礎上進行分門別類的制定著錄方法與標準[4]。如鄭州輕工業學院的檔案管就具體結合其本校的“南大之星”管理系統制定了其教學檔案成績大表的著錄標準，即：

【案卷級著錄】

【正題名】鄭州輕工業學院××院（系）××專業××級（××班）本科（或專科）學生成績總表及畢業（論文）設計成績評定書。

【起止時間】進校年度+月+日，如2014，09,01，離校年度+月+日，如2014，07.01。

【歸檔單位】落款公章或系名稱

【一級目錄】檔案年度，如：2014。

【二級目錄】JX。

【三級目錄】（空白不填）

【實體分類號】一級目錄-二級目錄，如2014-JX。

【全宗號】001。

【保管期限】永久。

【密級】秘密。

同時，因高校檔案有著眾多的種類，如基建檔案、學生學籍檔案、照片檔案等，而且同一類檔案也可能因年代的不同而選用不同的載體材質，特別是一些年代比較久遠的檔案，多半存在紙質發黃等問題，為此，數字化環境下，各高校需具體結合其實際情況制定出相應的掃描標準和辦法。比如，對于照片檔案，掃描參數就可設為彩色600DPI，而基建圖紙其掃描參數就為彩色200DPI；文件格式主要包括PDF與JPG兩類，圖像傾斜角應控制在±3%以內，且圖像的周邊不可有黑邊等。如鄭州輕工業學院在數字化檔案建設中，對于那些字跡已經模糊的檔案，則先復印加黑，后掃面復印件的形式進行的，以此來確保其數字掃面的質量。

3、漢子識別與電子簽名技術的有效應用

首先，漢子識別技術，指的就是讓計算機自主識字的一種技術，可借助光電信號的轉換而生成文本數據，以實現對紙質檔案的掃描、識別與校對、修正，并使之成為電子文檔，從而將紙質檔案中的固定信息有機轉化成可被檢索與利用的“活信息”[5]。為此，在高校的檔案管理員在進行檔案管理的時候，就可將那些需要利用的紙質檔案內容借助掃描與漢字識別的方式錄入到電腦中，或是將其打印成統一格式后再掃描到電腦上，以此來減輕工作的負擔。而對于“電子簽名技術”，因當前各高校基本已經形成了局域網，但是在檔案內容被錄入到電腦，形成數據庫之后，在信息資源的利用與安全方面仍存在著一定問題，而該技術的應用，就可在整理、上傳與歸檔等工作中實現對信息的加密處理，通過相關權限的設置來確保檔案資源的安全有效。首先，電子簽名可借助加密技術于網絡通信中在每一個終端上設置一個可公開的加密密鑰與一個不可公開的加密密鑰，從而確保電子檔案于實際傳輸中的真實性、完整性與原始性；其次，在管理高校電子檔案權限的時候，還可給每一位合法用戶發放一個用戶名與口令，從而在信息查詢的時候，只需要輸入用戶名與口令即可，從而最大限度避免檔案信息被隨意編輯、更改的可能性[6]；最后，可在相關軟件中將檔案設置成是只讀狀態，從而有效避免檔案信息的真實性。

三、結束語

總而言之，新時期，在高校的檔案管理工作中積極引進各種先進的管理理念、信息管理技術與數字網絡技術，對全面提升高校的檔案管理工作質量，有著重大的現實意義，不僅可相對減輕各檔案工作者的工作強度，還能確保檔案管理工作的有序進行，為推動高校的檔案管理建設工作朝著更加信息化、現代化、網絡化壁提供了有利的保障。

[1]張艷.高校檔案管理工作面臨的主要問題及相關對策探析[J].時代教育,2014,（15）:134.

[2]劉燕江.計算機網絡技術在檔案管理工作中的應用[J].信息與電腦(理論版),2013,（04）:165-166.

[3]吳衛華.基于計算機網絡技術的高校人事檔案信息管理及應用研究[J].計算機光盤軟件與應用,2012,（22）: 62，96.

[4]劉曉云.論基于信息化背景下高校檔案管理服務的發展道路[J].黑龍江檔案,2014,(3):97-98.

[5]王鳳秀,李勤姣.計算機網絡技術在高校檔案管理中的應用[J].科技傳播,2014,(17):214-215.

[6]王蕾.淺談高校檔案管理信息網絡化的建設[J].科技展望,2014,(17):8-8.

G647.24

A

1674-6198（2015）02-0060-02

2015-3-25

侯光蘭（1963—），女，福建廈門人，福建生物工程職業技術學院人事處，館員，主要研究方向：人事檔案管理。